Blogikirjoitus Brotherilta: Viisi asiaa, joita et tiennyt tulostuksenhallintapalveluista

Tulostimien asennus, ylläpito ja päivitys voi monessa yrityksessä olla monimutkainen tehtävä, johon tarvittavaa osaamista on vain harvoilla. On helppo ymmärtää, miksi yritykset valitsevat tulostuksenhallintapalvelun (MPS), joka helpottaa tulostimien hallintaa ja pitää kustannukset kurissa.

Tulostuksenhallintapalvelu on enemmän kuin pelkkä tulostimen leasingpalvelu, johon sisältyy kuukausittainen tulostusvärien toimitus. Jos kuvittelit, että tulostuksenhallintapalvelu soveltuu vain suuryrityksille, on aika muuttaa käsitystä: pienetkin yritykset voivat hyötyä siitä.

Käymme tässä läpi viisi asiaa, joita et välttämättä tiedä tulostuksenhallintapalvelusta.

Mikä tulostuksenhallintapalvelu on?

Tulostuksenhallintapalvelut (MPS) ovat tulostinvalmistajien tarjoamia ohjelmia yrityksen tulostuslaitteiden sekä skannerien, faksien ja kopiokoneiden hallintaan.

On yleisessä tiedossa, että tulostuksenhallintapalvelun sovittaminen yrityksen tarpeisiin voi parantaa yrityksen tulostamisen tehokkuutta, tuottavuutta ja tietoturvaa merkittävästi.

Hyödyt yritykselle ja sen käyttäjille ovat kuitenkin suuremmat kuin uskoisi.

Tässä on viisi tulostuksenhallintapalvelun hyötyä, joita et ehkä ole tullut ajatelleeksi.

1. Vaivattomuus

Vain harvoissa yrityksissä on oma tulostinasiantuntija, joka pystyy ratkomaan kaikki tulostamiseen liittyvät pulmat. Siksi jokainen tulostinongelmiin kuluva minuutti on suoraan pois ydinliiketoimintaan keskittymisestä. Tulostuksenhallintapalvelu poistaa yritykseltä tulostimien ylläpidon vaivan.

Etävalvonta, automaattiset huollot, korjaukset ja väriainehälytykset pitävät huolen siitä, että yrityksessä voidaan keskittyä liiketoiminta-arkeen. Automaattiset tarviketoimitukset tuovat helppoutta ja vaivattomuutta työarkeen. Tulostimien kattava ylläpito ja oma tukipalvelu kysymyksiin vastaamiseen ja ongelmien ratkaisemiseen vähentävät ylläpitoon kuluvaa aikaan ja vapauttavat IT-osaston aikaa muuhun työhön.

Jos tulostin sattuisi rikkoutumaan, puhelintuki ja ennalta sovittu palvelutaso takaavat mahdollisimman lyhyet käyttökatkot.

2. Omistamisesta käyttöön perustuvaan maksamiseen

Teknologian kehitys on nopeampaa kuin koskaan, minkä vuoksi yritykset jäävät helposti jälkeen. Jos yritys pyrkii omistamaan tekniset laitteensa, teknisen kehityksen perässä pystyminen voi tulla todella kalliiksi.

Tulostuksenhallintapalvelu on hyvä tapa siirtyä tulostamisessa laitteiston omistamisesta käyttöön perustuvaan maksamiseen. Tällöin pääomaa ei tarvitse sitoa laitteisiin, ja yrityksen tulostamisen kuukausikustannukset ovat ennakoitavat.

Palveluun sisältyy myös yrityksen tarpeisiin parhaiten soveltuvien laitteiden suosittelu ja muistutus laitteiden vaihtamisesta uusiin, joten yrityksellä ovat aina käytössään uusimmat tekniset ratkaisut.

3. Parempi tietoturva

Tulostuksenhallintapalveluun liittyvän kartoituksen tehtävänä on selvittää tulostamiseen ja yhteyskäytäntöihin liittyvät tietoturvariskit ja räätälöidä yritykselle turvallisuussuunnitelma, joka suojaa yritystä kyberuhkilta ja tietomurroilta.

Älykäs tulostamisen tietoturva auttaa tilkitsemään porsaanreiät, sillä tulostimien toimintojen käyttöä voidaan rajoittaa ja käyttöön voidaan ottaa uusia yhteyskäytäntöjä. Yritysten tulee myös edellyttää tulostusjärjestelmältään tiukkoja tietoturvallisia ratkaisuja, kuten tulosteiden vapauttamista henkilökortin tai PIN-koodin avulla sekä suuryritystason salausta.

4. Pienempi ympäristövaikutus

Jos yrityksen tavoitteena on pienentää ympäristövaikutustaan, tulostuksenhallintapalvelu auttaa rajoittamaan paperin, sähkön ja tulostusvärien kulutusta. 

Sen lisäksi, että tulostuksenhallintapalvelu auttaa vähentämään jätteen määrää, se auttaa myös seuraamaan tulostimien käyttöä ja laatimaan parhaita käyttäjäohjeistuksia.

5. Läpinäkyvyyttä ja hallintaa

Johtamisen asiantuntija Peter Drucker sanoi: ”Et voi johtaa sellaista, mitä et voi mitata”, ja tämä koskee myös tulostimia.

Tulostuksenhallintapalvelu tarjoaa yrityksen käyttöön tulostusinfrastruktuurin, jossa tulostimien käytettävyys ja kapasiteetti on sovitettu yrityksen tarpeisiin. Lisäksi palvelun avulla voidaan seurata tulostamista erittäin tarkasti.

Suosittelemme valitsemaan palveluntarjoajan, jonka pilvipalvelussa tulostinkantaa voi seurata jatkuvasti. Tällainen palvelu kerää tulostimien käyttötietoja käyttäjien ja osastojen tasolla ja hälyttää automaattisesti, kun väriaineita tai muita tarvikkeita pitää tilata. Se tarjoaa yritykselle ennennäkemätöntä läpinäkyvyyttä. Lisäksi tulostintoimittaja tarjoaa yritykselle säännöllisesti raportteja, joiden avulla yritys voi optimoida tulostininfrastruktuuriaan ja hallita tulostuskustannuksiaan.

Tämä artikkeli on vain lyhyt opas tulostuksenhallintapalvelujen hyödyistä. Tarkempaa tietoa siitä, miten Brotherin tulostuksenhallintapalvelu voi auttaa yritystäsi keskittymään ydintoimintaansa eikä tulostimiin, on tulostuksenhallintasivuillamme. Sieltä voit tutustua siihen, miten otamme täyden vastuun yrityksesi tulostininfrastruktuurista.