Onko vuosi 2016 työn joustavuuden vuosi?

Joustavuutta vaaditaan tänä päivänä kaikilta ja kaikelta: työntekijältä, johtajalta, yritykseltä, asiakkaalta, rahoitukselta, työtiloilta, työvälineiltä, palveluilta ja niin edelleen. Joustavuus avaa lähes rajattomia mahdollisuuksia, mutta toisaalta se tekee asioista myös monimutkaisia. Helpointa on kuitenkin aloittaa mahdollistamalla työn joustavuus.

Joustavuutta työhön

Työn digitalisoituminen ei tarkoita inhimillisyyden ja henkilökohtaisen kohtaamisen päättymistä, vaan mahdollista joustavuutta tarvittaessa. Joustavuus vaatii ”suo, kuokka ja Jussi” -ajattelun sijaan ”suo, kuokat ja tiimi” -ajattelua. Tiimissä yksinäinen ilo muuttuu moninkertaiseksi iloksi ja joustoa on helpompi järjestää, kun joku on aina ottamassa koppia.

Jos joustavuutta halutaan lisätä, näihin asioihin kannattaa panostaa: vahva tiimihenki, työhön soveltuvat, helposti mukana kulkevat työvälineet sekä avoin yrityskulttuuri. Joustavuus voi tarkoittaa myös osan työn ostamista ulkopuolelta, jolloin syntyy ns. ”extended-tiimejä”. Samat lainalaisuudet pätevät näihinkin: tarvitaan luottoa, yli yritysrajojen toimivat työkalut ja roppakaupalla avoimuutta. Virtuaalisessa työtilassa pitää voida helposti antaa kulkukortti uudelle tiimiläiselle.

Joustavuutta työn joustavuuden hankintaan

Kun työ tai työntekijät liikkuvat, tulee myös yritysten ostojen joustaa liikkuvuuden mukana. Moni yritys vertaa pilviratkaisun hintaa lisenssin ja infran uusinta- ja ylläpitokuluihin ja toteaa jälkimmäisen vaihtoehdon seuraavalle vuodelle edullisemmaksi. Lopulta päätetään modernisoida, ja otetaan yksikköhinnaltaan halvin pilvilisenssi. Voisiko hankintaprosessia miettiä toisin?

IT-hankintoja voinee verrata asumiseen, jossa vaihtoehdot ovat:

1. per yö maksettava hotelli
2. kuukausiveloitteinen vuokra-asunto (ehkä vuoden määräaikaisuudella)
3. omistusasunto rahoituksella (vuokra- tai omistustontilla)

On todennäköistä, että eri järjestelmät kannattaa omistaa eri tavoin riippuen käyttötarpeesta. Hotellissa asuminen on hetken aikaa näppärää, mutta pitemmän päälle se saattaa olla hankalaa ja kallista. Kuukausiveloitteinen voi nopeasti muuttuvassa ympäristössä tuntua jähmeältä, mutta kvartaalitaloudessa jo järkevältä. Omistuspohjaisuus saattaa olla fiksua silloin, kun suuria muutoksia tehdään harvoin. Ja sitten tulevat ne integraatiot, integraatiot, integraatiot. Yleensä synnytetään siis jonkinlainen hybridi.

Pilvipalveluista kannattaa innostua. Niitä on varmasti tarjolla monella toimijalla – malleja ja vaihtoehtoja kun on lukuisia. Olen itse käyttänyt työssäni viime kuukaudet IBM:n uutta Verse-kollaboraatiopalvelua, joka on tarjolla tällä hetkellä vain pilvestä. Käytän palvelua läppärillä, iPadillä ja puhelimella riippuen siitä, missä työskentelen.

Pilvipalveluita on helppo kokeilla. Jos homma toimii, voi katsoa pidemmälle. Lopulta voi tehdä ostopäätöksen ja valita sellaisen omistusmallin, joka sopii itselle parhaiten. Kuten asuntokaupassa, pilvikaupassakin kannattaa varmistaa, että edes osa vanhoista huonekaluista saadaan sovitettua asuntoon. Tärkeää on myös, että asuinalue on turvallinen ja tarjolla on asiallisen hintaiset perus- ja lisäliitännät.

Ensisijaisen tärkeää siis on, että palvelu sopii yrityksen tarpeisiin ja on tietoturvallinen. Lisäksi on varmistettava, että edellisten vuosien työ ei valu hukkaan. Sen jälkeen on katsottava, että kustannusrakenne muodostetaan niin, että se on yrityksen kannalla järkevä ja budjetoitavissa. Sitten ei muuta kuin tuumasta toimeen ja kohti paremman, joustavan työn vuotta 2016!

Kirjoittaja:

Anna Levlin

Sosiaalisen median ja myyntikoulutuksen asiantuntija, IBM