Hankitaanko sertifikaatti?

Sertifiointi kuulostaa äärimmäisen muodolliselta, byrokraattiseltakin. Joidenkin suussa se maistuu pölylle. Mielikuviin nousevat mappipinot ja solmuiset tiedostorakenteet kaavioineen ja lomakkeineen. On akkreditointia, standardia, auditointia, vaatimuksia ja poikkeamia jne. Enemmän kuin muodollisuudet meitä motivoisi, kannattavuus, kasvu, innovaatiot, laadun parantaminen, verkostot ja parhaat osaajat sekä globaalit markkinat.

Johtamisen tueksi on hyödynnettävissä monia standardeja. Maailman tunnetuimmat standardit ovat ns. ISO (International Standardization Organization) –standardeja tunnetuimpana ISO 9001. Lyhyesti sanottuna niissä on kyse kansainvälisesti hyviksi koetelluista johtamisen käytännöistä. Standardin kukin vaatimuskohta asettaa riman, joka on ylitettävä, että sertifikaatin voi saada. Riman ylittäminen vahvistetaan auditoimalla säännöllisesti organisaation toiminta valitun standardin vaatimuksia vasten. Auditointi on tehtävä toimialapätevän ISO:n akkreditoiman sertifiointilaitoksen pääarvioijan toimesta. Näin kansainvälisen standardin mittapuut täytetään ja laaja hyväksyntä sertifikaatille saavutetaan.

Suomessa edellä mainittuun tapaan sertifioituja johtamisjärjestelmiä on noin 3000. Se on suunnilleen yksi prosentti suomalaisista yrityksistä. Olemme jäljessä muista maista. Jos mukaan lasketaan vielä julkishallinnon organisaatiot, suhde on meidän suomalaisten kannalta vielä heiveröisempi. Standardien mukaiset johtamisen käytännöt ovat toimialasta riippumattomia. Jatkuva parantaminen ja hyvä johtaminen ovat ehdottomasti keskeisiä menestystekijöitä julkishallinnon organisaatioissakin. On mielenkiintoista pohtia, miksi emme Suomessa koeponnista laajasti johtamistamme kansainvälisiä huippukäytäntöjä vasten laajalla rintamalla?

Monet kuitenkin motivoituvat hankkimaan sertifikaatin ja kerron seuraavaksi muutaman esimerkin siitä miksi.

1) Markkinakelpoisuuden osoittaminen. Tilaaja vaatii, koska se haluaa varmistua etukäteen, että Toimittajalla on asiakaslähtöinen ajattelutapa ja jatkuvaa parantamista tukevat johtamisen peruskäytännöt kunnossa. Erityisesti se on tunnusomaista vientiyritykselle tai niille toimittaville sekä julkisiin hankintoihin osallistuville yrityksille.

2) Johtamisen vahvistaminen. Hieman nuoremman polven, aloittavamman johtajan tai yrittäjän keino luoda perustaa (omalle) johtajuudelle. Standardin vaatimuksiin vastaten voidaan osaltaan järjestää organisaatiossa jämäkkä asiakaslähtöinen toiminta.

3) Muutos. Usein sukupolven vaihdostilanteessa, yrityskaupan tai -integraation ollessa ajankohtaista halutaan vahvistaa joohtamisen perustaa, ”suoristaa rivejä” tai kasvattaa yrityksen arvoa.

4) Ei mikään edellä mainituista erityisesti tai niiden lisäksi. Näissä organisaatioissa on kasvanut motivaatio asiakaslähtöisyyteen ja jatkuvaan parantamiseen, koska se näyttäisi olevan kannattavaa. Viitekehykseksi on valittu maailmalla hyväksi koetellut käytännöt. Organisaatio haluaa, että se tarkenee viimaisessa kilpailussa pitkälle tulevaisuuteen ja haluaa altistaa itsensä myös riippumattoman, toimialapätevän auditoijan arvioitavaksi säännöllisesti.

Monesti sertifiointiprosessiin lähtemisen ensimmäisen sykäyksen antaa tilaajan vaatimus. Melko pian käy niin että organisaation sisäiset motiivit ottavatkin asiassa enemmän tilaa. Hyöty nähdään laajana kokonaisuutena. Myöhemmin, kun sertifiointiprosessi on saatettu sertifikaattiin saakka, niin hyötyä saadaan lisää kun uudet asiakkaat vaativat samaa näyttöä ja se on heti esittää. Ensimmäinen sertifikaattia vaativa tilaaja voi näin tehdä organisaatiolle suuren palveluksen.

Paitsi sertifioitavien yritysten myös sertifioivien yritysten eli sertifioijien on panostettava jatkuvaan parantamiseen toiminnassaan. Sertifioidut yritykset tekevät sitä luonnollisesti standardin vaatimusten mukaisesti ja omista lähtökohdistaan - omia tavoitteitaan seuraten. Sertifioijat puolestaan voisivat tsempata viestinnässä. Sertifioitumiseen kuvitellaan usein liittyvän turhia muodollisuuksia, mutta standardit eivät byrokratiaa vaadi. Ne vaativat asiakaslähtöisyyttä, johtajuutta, jatkuvaa parantamista ja näyttöä parannuksista. Sertifioijien tulisi siis pitää esillä nuo edellä mainitut motiivipohjaiset tavoitteet ja saavutettavat hyödyt. Niistä kun sertifioinnissa on oikeasti kysymys. Muodollisuuksista huolehtiminen prosessin aikana kuuluu lisäarvoa tuottavan akkreditoidun sertifiointilaitoksen rooliin. Sertifioitujen organisaatioiden rooli puolestaan on kohota korkealle kohti parhaita käytäntöjä käytännössä. Sertifioija on mukana kohoava kumppani.

Blogin kirjoittaja Timo Halttula toimii Kiwa Inspectassa myyntipäällikkönä. Timon intohimona on auttaa organisaatioita laadun ja vastuullisuuden polulle, jakaa siihen liittyvää tietoa, verkostoitua ja kasvattaa radikaalisti sertifioitujen yritysten määrää Suomessa - paremman tulevaisuuden puolesta.