ABAX Finland - Sähköisen ajopäiväkirjan edut yritykselle

Sähköinen ajopäiväkirja on täydellinen palvelu hyöty- ja työajoneuvoille. GPS-teknologiaan pohjautuva palvelu on automaattinen, helppokäyttöinen sekä noudattaa verottajan ja tietoturvan viimeisimpiä säännöksiä. Laitteet ovat nopeasti itse asennettavissa, joten yrityksen ei tarvitse maksaa asennusmaksuja ja palvelun käyttöönotto on nopeaa.

Miksi yrityksen kannattaa valita sähköinen ajopäiväkirja

Sähköinen ajopäiväkirja dokumentoi automaattisesti kaikki matkat GPS-paikannustekniikan avulla ja kerää työajojen kilometrit muistiin. Näin varmistetaan mm. yrityksen ajoneuvojen oikeat ALV-vähennykset, alhaisin työsuhdeajoneuvoista maksettava verotusarvo sekä vältytään mahdollisilta veroseuraamuksilta. Sen sijaan, että työntekijät käyttävät aikaa ajopäiväkirjojen täyttämiseen, he voivat keskittyä olennaisiin työtehtäviin. Työpäivät ovat tehokkaampia, kun aikaa ei kuluteta hallinnollisiin töihin.

Puutteelliset merkinnät ajopäiväkirjoissa voivat viedä yritykseltä aikaa ja resursseja. Sähköiseen ajopäiväkirjaan tallentuvat kaikki matkat automaattisesti ja tarkasti, joten kaikki tarvittavat tiedot ovat aina ajan tasalla. Yritys voi näin säästää polttoainekuluissa, huolto- ja korjauskuluissa, työvoimakustannuksissa sekä parantaa yrityksen kassavirtaa. Kertoo ABAX Finlandin myyntijohtaja Olli Oivanen

Sähköinen ajopäiväkirja vapauttaa aikaa ja hermoja varsinaisen työn tekemiseen Postra Oy:ssä

ABAXin asiakas Postra Oy palvelee isännöitsijöitä ja taloyhtiöitä pienissä korjausrakentamisen töissä. Vesivahinkopalvelut ja kiinteistöissä olevien ongelmien selvitys kuuluvat tehtäviin. Työt ovat monipuolisia, arkisia korjaus- ja asennustöitä, mitä taloyhtiö kohtaa elinkaarensa aikana. Vaihtelevat työtehtävät vaativat tekijältä paljon.

“Postran toiminnassa ABAXin automaattisen ajopäiväkirjan tuomat edut korostuvat, koska meidän työmme ovat pieniä. Yhden päivän aikana saattaa asentajalla olla useampia eri projekteja, joihin liittyy tarvikehankintoja ja jätteidenkuljetusta. Säästämme työaikaa, kun ajopäiväkirjan manuaalinen täyttäminen ei enää keskeytä asentajamme työpäivää”, kertoo yrittäjä Jaakko Palola, Postra Oy:stä ja täsmentää:

“Asentajamme ratkovat ja toteuttavat töitä itsenäisesti. Pyrimme mahdollisimman hyvään asiakaspalveluun, jolloin asentajalta vaaditaan paljon osaamista ja toimenpiteitä korjaustyöhön liittyen esimerkiksi tiedottamisen ja pölynhallinnan osalta. Postra on yrityksenä halunnut tehdä kaikkensa, että huippuosaajamme saavat keskittyä vain varsinaisiin ja toiminnan laadun kannalta oleellisiin työtehtäviinsä. Auto on keskeinen työkalu ja ajopäiväkirjantäyttö olennainen osa sitä. Oli itsestään selvää, että tarvitsemme sähköisen ajopäiväkirjajärjestelmän.”

Abax järjestelmä ratkaisi osaltaan Postra Oy:n tavoitteen luoda sellaiset olosuhteet, että asentaja voi keskittyä paremmin yksittäisiin työtehtäviinsä työpäivän aikana ja pitää ajopäiväkirjaa helposti ja lainmukaisesti.

“ABAXin avulla pystymme aukottomasti näkemään, missä auto on ollut ja miten kauan oltu kohteessa. Lisäksi yhdellä silmäyksellä näkee vapaiden asentajien sijainnit, jos tulee hälytys johonkin kohteeseen. Kaiken uuden käyttöönotto mietityttää, mutta ABAX Triplog sähköinen ajopäiväkirja osoittautui helpoksi. Ajopäiväkirja lähtee automaattisesti käyntiin, kun ajoneuvo starttaa. Nähdään ajetut ajoreitit, kohteessa oloaika, pysähdykset ja saamme tarvittaessa raportteja ajokäyttäytymisestä”, kertoo Jaakko Palola.

Selkeää säästöä ja arjen helpottamista

ABAX Triplogiin Postra Oy:llä päädyttiin lähinnä sen vuoksi ettei kaikki asentajat muistaneet täyttää ajopäiväkirjaa riittävän säntillisesti. He halusivat löytää ratkaisun mikä helpottaisi asentajien arkea ja jonka avulla saataisiin pakolliset velvoitteet näiltä osin asianmukaisesti hoidettua.

”Mikäli asentaja olisi täyttänyt ajopäiväkirjaa säntillisesti ja säännöllisesti niin kirjauksiin ei olisi kulunut kovinkaan paljoa aikaa per viikko(noin 0,5-1h/vko). Ongelma oli se, ettei kirjauksia tehty säännöllisesti ja tästä syystä kirjauksien tekemiseen jälkikäteen kuluikin jo enemmän aikaa. Varovaisesti laskettuna työaikakulua vanhan mallin ajopäiväkirjan täyttöön kuluisi meillä noin 500-1000€/kk.”, Jaakko Palola sanoo ja jatkaa:

”Triplogin eduksi on laskettava suorien työaikasäästöjen lisäksi automaattisen ajopäiväkirjan muut mukanaan tuomat edut ja hyödyt. Meille ehkä tärkeimpänä lienee se että triplogin kautta olemme saaneet luotua asentajan työskentelyolosuhteita paremmiksi - asentajan ei tarvitse murehtia ajopäiväkirjasta lainkaan. Pyrimme koko ajan löytämään keinoja joilla helpotamme asentajiemme arkea niin että työskentely Postralla on mukavaa ja toiminnan laatu pysyisi erinomaisella tasolla myös jatkossa. Sähköisen ajopäiväkirjan taloudelliset hyödyt ovat joka tapauksessa kuluja suuremmat.”, sanoo Palola.

“ABAXia on helppo suositella! ABAXin ammattimainen asiantunteva ote vakuutti heti yhteistyön alussa. Palvelun taso on ollut hyvä: palvelua on saanut nopeasti ja yhteistyö on ollut tiivistä. Jos yrityksemme ajoneuvopolitiikkaan tulee muutoksia, ABAX -yhteistyö tulee jatkumaan muutoksista huolimatta”, kertoo Palola tyytyväisenä.

Veroturvaa ja yksityisyydensuojaa

Sähköinen ajopäiväkirja tallentaa kaikki veroviranomaisten vaatimat tiedot ajopäiväkirjoihin. Ajon tiedot tallentuvat ABAXin järjestelmään heti ajon päätyttyä, jossa niitä tallennetaan 7 vuoden ajan. Verotarkastuksen sattuessa yrityksellä on valmiina tarvittavat todisteet autokalustolla ajetuista matkoista.

Laite kerää tietoa sijainneista ja osoitteista, joten on erityisen tärkeää pitää huolta yksityisyydensuojasta. ABAX varmistaa ja ylläpitää tietoturvapalvelujen korkeaa tasoa kansainvälisen tietoturvajärjestelmän ISO 27001 -sertifioinnin avulla.

Lisää kassavirtaa

Laskuttamalla kilometrit oikein parannetaan yrityksen kassavirtaa. Sähköiseen ajopäiväkirjaan tallentuvat kaikki matkat automaattisesti ja tarkasti, joten kaikki saatavat on helpommin huomioitavissa. Asiakkaalta laskutettavat kilometrit pysyvät näin automaattisesti aina ajan tasalla. Täsmällinen ja läpinäkyvä laskutus parantaa myös asiakastyytyväisyyttä. 

Yleiset tekniset tiedot ABAX5

• Laitteen koko: 46x46x18mm
• Käyttöjännite: 7 - 30V
• Käyttö: Aktiivinen 50mA, Passiivinen 7mA, Lepotila <1mA
• Akkukapasiteetti: 500 mAh
• Huoltomuistutukset – tämän avulla järjestelmä muistuttaa sinua tulevista huolloista
• Elinikäinen takuu

GPS – tekniset tiedot

• Paikannustekniikka: GPS, herkkyys 165 dBm, 1 m tarkkuus optimaalisissa olosuhteissa. Nopea paikannus A-GPS:n avulla
• Vaihtoehtoinen paikannustekniikka: GSM
  

”Sähköinen ajopäiväkirja tuo yritykselle turvaa monessakin mielessä, verottajan vaatimusten täyttäminen ei suinkaan ole ainoa näkökulma. Voidaankin sanoa että talteen kerätty tieto tarjoaa erinomaisen mahdollisuuden vastata reklamaatioihin, epäselviin tilanteisiin liittyen esimerkiksi laskutukseen tai vain yksinkertaisesti varmistua siitä että kaikki on niin kuin pitää ajoneuvojen osalta. Lisäksi tämä kaikki on mahdollista saavuttaa automaattisesti ilman suuria investointeja tai esimerkiksi laitteiston asennuskuluja. Tavallaan sähköinen ajopäivä on eräänlainen ”vakuutus”, minkä avulla on helppo antaa todenmukainen vastaus liittyipä kysymys nykyhetkeen tai sitten menneisyyteen. Näiden syiden vuoksi sähköinen ajopäiväkirja yleistyy Suomessa yrityksen koosta riippumatta todella nopeaa vauhtia.” kertoo Olli Oivanen.