Helsingin kaupungilla helpotetaan 100 000 vuokralaisen asiointia Visma Tampuurin avulla

Kiinteistöhallinnan johtava ohjelmistoyhtiö Visma Tampuuri Oy on voittanut Helsingin kaupungin laajan kilpailutuksen. Sopimuksen puitteissa Visma toimittaa asiakkuudenhallinnan ja vuokraustoiminnan järjestelmän, jonka avulla hallinnoidaan lähes 60 000 huoneistoa Helsingin alueella. Asukkaat hyötyvät kattavista sähköisistä palveluista.

Helsingin kaupungin kilpailutuksen voittanut Visma Tampuuri toimittaa asiakkuudenhallinnan ja vuokraustoiminnan järjestelmän lähes 60 000 Helsingin alueella sijaitsevan huoneiston hallinnointiin. Sopimus koskettaa Helsingin kaupungin asunnot Oy:tä (Heka) ja Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialaa (KYMP) hankintarenkaan kautta.

Järjestelmähankinta käynnistää Hekalla ja KYMPillä kahden vuoden käyttöönoton, jonka aikana asiakaspalvelun, isännöinnin ja huollon prosesseja siirretään hoidettavaksi uudella järjestelmällä. Tampuuria käyttävät tulevaisuudessa lähes kaikki Hekan työntekijät. KYMPissä Tampuuri otetaan käyttöön asuntopalveluissa ja asuntovuokrauksessa. Asuntopalvelut vastaa niin Hekan kuin muidenkin kaupungin asuntojen välityksestä. Tilapalveluiden Asuntovuokrausyksikkö työskentelee kaupungin työsuhdeasuntojen, kaupungin omistamien vapaarahoitteisten asuntojen sekä sosiaalitoimen erityisryhmien tukiasuntojen vuokrauksen parissa.

Hankkeen aikana toteutetaan myös useita integraatioita sekä yhteisiä työnkulkuja KYMPiltä Hekalle ja päinvastoin. Hekan ja KYMPin omat ja yhteiset prosessit saadaan samanaikaisen järjestelmäuudistuksen myötä hiottua entistä toimivammiksi. Lisäksi tietojen kulkeutuminen osin automaation avulla yhden organisaation järjestelmästä toiseen on omiaan lisäämään työn tuottavuutta.

Sähköiset palvelut vuokralaisten ulottuville

Tuleva järjestelmä helpottaa myös noin 100 000 Hekan ja kaupungin vuokralaisen asumista uusien sähköisten ja mobiilioptimoitujen palveluiden kautta. KYMPillä tehtävän asukasvalinnan kautta asiakkuus siirtyy saumattomasti vuokranantajalle. Asukassivuilla puolestaan on mahdollista hoitaa vaivattomasti sopimusasioita, jättää huoltopyyntöjä, varata käyttöönsä omassa talossaan olevia tiloja tai palveluita tai viestiä asiakaspalveluun suoraan yhden verkkopohjaisen käyttöliittymän kautta. Asukkaat pääsevät näkemään esimerkiksi oman vuokratilanteensa reaaliajassa, ja myös tiedotus ja viestintä helpottuvat asukkaiden ja asiakaspalvelun välillä.

”Tampuurin käyttöönoton myötä Hekassa päästään monipuolistamaan asukkaiden käytössä olevia sähköisiä palveluita merkittävästi. Uskon, että asukkaat ottavat ilolla vastaan uudet sähköiset asiointimahdollisuudet”, Hekan asiakkuusjohtaja Mirka Saarholma sanoo.

“Tampuurin avulla asumisen ja kiinteistön palvelut voidaan tuoda helpommin saavutettaviksi. On kaikkien etu, että asiakaspalvelun puhelinlinjat eivät ruuhkaudu asioista, jotka voi hyvin hoitaa myös virka-ajan ulkopuolella verkossa. Tämä helpottaa asukkaan asioimista ja tehostaa myös Hekan työtä”, Visma Tampuurin toimitusjohtaja Juha Raitanen sanoo.

Laaja kilpailutus haastoi tilaajat ja toimittajat

Joulukuussa 2018 käynnistynyt julkinen kilpailutus vuokraustoiminnan ja asiakkuudenhallinnan järjestelmästä päättyi lokakuussa Hekan ja KYMPin muodostaman hankintarenkaan kummankin osapuolen tekemään hankintapäätökseen ja marraskuussa allekirjoitettuun sopimukseen.

“Kilpailutus oli erittäin laaja, sillä meitä verrattiin kilpailijoihin satojen erilaisten vaatimusten kautta ja neuvottelupäiviäkin käytettiin jokaisen toimittajan kanssa seitsemän, mikä kertoo myös Hekan ja KYMPin panostuksesta hankintaan”, Raitanen kertoo.

Lisätietoja:
Juha Raitanen, toimitusjohtaja, Visma Tampuuri Oy, +358 40 824 4203
Minna Merensilta, yksikön päällikkö, Helsingin kaupunki, Kaupunkiympäristö (KYMP), +358 40 507 6137
Mirka Saarholma, asiakkuusjohtaja, Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka), +3589 5767 4930

Visma Tampuuri Oy
Visma Tampuuri Oy kehittää ohjelmistoa kiinteistöalan prosessien hoitamiseen sekä laadukkaaseen johtamiseen, nimittäin Tampuuri – kiinteistöliiketoiminnan ohjausjärjestelmää.

Tampuuri on kiinteistötietojärjestelmien markkinajohtaja Suomessa ja sitä käytetään tällä hetkellä yli miljoonan asunnon sekä 84 000 kiinteistön hallinnoimiseen. Kaksi miljoonaa suomalaista asuu, työskentelee tai harrastaa Tampuurilla hallinnoidussa kiinteistössä. Taustallamme on ketterä pohjoismainen ohjelmistotalo Visma, joka työllistää Suomessa yli 1300 asiantuntijaa.