Canon har sett på forholdet mellom innkjøpere og sluttbrukere i kontormiljøer over hele Europa

Oslo, 7. mai 2013 – Canon, verdensledende leverandør av bildeløsninger, har avdekket at det er et gap i kommunikasjonen og forståelsen mellom dem som bestemmer hvilket IT-utstyr som skal kjøpes i foretakene, og sluttbrukernes behov. Dette skillet, som kom frem i en ny, europeisk undersøkelse av trender innen kontorteknologi, står i fare for å begrense organisasjonenes utbytte på langsiktige investeringer i informasjonsteknologi.

Den uavhengige rapporten, som er utført på oppdrag av Canon Europe, består av en rundspørring blant 1 671 sluttbrukere og beslutningstakere og 60 dybdeintervjuer. Formålet er å gjøre det enklere for innkjøpere og påvirkere å ta mer velinformerte valg ved innkjøp.  Selv om mange organisasjoner arbeider aktivt med å redusere papirbruken, viser undersøkelsen at trykte og elektroniske dokumenter fremdeles spiller en sentral rolle i arbeidslivet. Måten ansatte ønsker å opprette og behandle dokumenter på, er imidlertid i endring som en følge av større fleksibilitet i måten vi jobber på, og her er mobil tilkobling og bruk av informasjonsteknologien viktige drivkrefter.

Undersøkelsen viser at organisasjoner i hele Europa har problemer med å gi de ansatte de tekniske løsningene de trenger for å kunne jobbe effektivt når de er på farten. Kun et mindretall har utstyrt de ansatte med smarttelefoner eller nettbrett, selv om de som allerede har tatt i bruk slike løsninger, mener de er helt avgjørende for å få jobben gjort. Flertallet av deltakerne i undersøkelsen sa også at de var avhengig av veiledning og hjelp fra IT-avdelingen for å kunne jobbe mest mulig effektivt – både på og utenfor kontoret. Kun en fjerdedel mente de hadde god nok kunnskap om kontorutstyrets funksjoner og muligheter, noe som viser at de ikke har fått tilstrekkelig informasjon om utstyrets funksjonalitet. Undersøkelsen viser videre at de ansatte ikke føler de blir inkludert i prosessen når bedriften skal bestemme hvilken teknologi som skal kjøpes inn. 

– Teknologien er i stadig utvikling for å imøtekomme brukernes behov. I dagens kontormiljøer skjer dette raskere enn noensinne med stadig nye arbeidsmetoder som driver frem endringer, sier Magnus Blegen, markedssjef for bedriftsløsninger i Canon Norge. – Skal organisasjonen klare å opprettholde en produktiv arbeidsstokk, er det viktig at de ansatte føler at deres behov blir ivaretatt. Beslutningstakerne må kjenne brukernes behov for å kunne velge riktig IT-utstyr. Neste trinn vil så være å gi brukerne grundig opplæring i bruken av utstyret.

Sikkerheten innen dokumenthåndtering er et annet område der det kom frem at det er et avvik mellom det sluttbrukerne forventer og det IT-avdelingen leverer. Over to tredjedeler av de kontoransatte som deltok i undersøkelsen, arbeidet med konfidensielle og sensitive dokumenter, men kunne skrive dem ut på maskiner som var tilgjengelige for alle. Brukerne tar det som en selvfølge at organisasjonen ivaretar dokumentsikkerheten på en effektiv måte, men det viste seg at under fem prosent av beslutningstakerne sa at sikkerhet var en faktor ved valg av maskinvare til utskrift, kopiering eller skanning.

– Det er ikke vanskelig å se hvordan dette skillet mellom hovedpartene i organisasjonen – beslutningstakere og ansatte – kan ha, eller allerede har, negativ innvirkning på produktiviteten på arbeidsplassen, sier Blegen. – Skal man løse dette problemet og sikre best mulig avkastning på IT-investeringene, må sluttbrukeren få større påvirkningskraft i innkjøpsprosessen. Ved å skaffe seg en bedre forståelse av kundenes behov og ønsker på et tidlig stadium i prosessen kan innkjøperne utnytte tidligere uutnyttet potensial og stadig være i forkant.

– Når denne prosessen fungerer effektivt, har organisasjonen gode muligheter for å øke produktiviteten betraktelig, noe som gir bedre avkastning på investeringer i IT-løsninger og høyere fortjeneste i organisasjonen generelt sett, avslutter Blegen.