7 spørsmål du bør stille når du velger HR-system

Å velge det rette HR-systemet, også kalt Human Capital Management (HCM)-system, til din bedrift kan være både spennende og overveldende. Det finnes så mange løsninger – og kostnader – der ute! Så hvor skal man starte for å finne ut av hvilken løsning som passer best?

Uansett om du skal digitalisere hr-prosessene dine for første gang, eller skal bytte ut et eksisterende HR-system, kan prosessen for å finne ut av hvor man skal begynne få en til å ville gi opp før man engang har begynt. Det finnes enormt med artikler, sjekklister og råd, men hver bedrift er unik så det finnes ingen standardløsning som vil passe for alle.

Derfor, i stedet for å lete etter svar, er det bedre å starte med å stille deg selv noen spørsmål.

1. Hva er problemet du prøver å løse?

Du har enten allerede bestemt deg for å ta i bruk et HCM-system eller så prøver du å avgjøre om det er det riktige valget for din organisasjon. Uansett bør du evaluere hva som har satt i gang tankeprosessen din. Er avgjørelsen del av en helhetlig innsats for å bli en digital organisasjon? Fungerer ikke ditt nåværende system av en eller annen grunn? Uansett hva grunnen er, så hjelper det å ha full forståelse av hva som per i dag ikke fungerer så du kan finne og ta i bruk den rette løsningen.

2. Hva liker du og hva misliker du med hvordan ting gjøres nå?

Enten du allerede bruker et HR-system eller vil ta steget videre fra å bruke Excel og papir, så finnes det sikkert prosesser du er glad for å bli kvitt og andre som du helst vil beholde som de er. Om du er bevisst på hvilke som er hva, vil det bli lettere å evaluere løsninger og senere implementere de.

3. Hva er planene for videre vekst og ekspansjon?

Størrelsen på organisasjonen din kan avgjøre hvilken løsning som passer best, men det handler ikke bare om hvor store dere er akkurat i dag. Med tanke på all tid og investeringer som følger med implementeringen av et HCM-system, vil du ha noe som passer for fremtidige behov også.

4. Hvor komplekst trenger HR-systemet ditt å være?

Man har ikke nødvendigvis behov for alt samtidig. Det kan være en fordel å ha en langsiktig tilnærming ved å starte enkelt og ta i bruk ytterligere funksjonalitet HR-systemet støtter etter hvert. Ta stilling til hva som er de mest kritiske prosessene som må støttes i ditt nye system og spør deg selv om resten er essensielle eller bare «kjekt å ha».

5. Hva slags ressurser har du tilgjengelig til hvert steg i prosessen?

Fra valg av system til implementering bør man være realistisk i forhold til investeringen. Ikke bare fra et økonomisk perspektiv, men også tiden man må legge ned i onboarding og opplæring av administratorer og brukere. Dette bør leverandøren kunne hjelpe deg med å evaluere basert på akkurat din løsning og organisasjon.

6. Hvor viktig er det at leverandøren har tilstedeværelse nær deg?

Det finnes ingen erstatning for god support, uansett om den er online eller «face-to-face». Spør deg selv hvor viktig det er at sentrale personer i din organisasjon er i stand til å kommunisere på det lokale språket eller ha et fysisk møte med leverandøren. Forhør deg med leverandøren for å sikre at de kan støtte deg på et nivå som passer dere.

7. Hvordan vil løsningen passe din bedriftskultur?

Siden du skal benytte deg av den valgte HR-løsningen i mange år fremover, så bør man se på leverandøren som en langsiktig partner. Med tanke på dette bør du velge en leverandør som er en god match med ditt firmas kultur, som kan være fleksibel og som forstår utfordringene dere møter sammen.

Og hva nå – etter at du har besvart disse spørsmålene?

Nå behøver du en praktisk og objektiv oversikt over hvilke system og løsninger som er tilgjengelige. Devoteam/HerbertNathan & Co har nylig lansert en grundig og omfattende rapport om Human Capital Management (HCM)-systemer i Norden i 2019.