Lanserer digitalt verktøy for effektiv arbeidsplassutforming

Agiliate er et planleggingsverktøy, utviklet av JOIN21 og LINK Arkitektur, for bedrifter som vurderer å omorganisere kontorlokaler, i forbindelse med flytting eller ombygging. Gjennom en digital medvirkningsprosess kartlegges dagens situasjon og morgendagens behov. Slik brukes verktøyet til å anbefale hensiktsmessig arealfordeling, tilpasset bedriftens arbeidsplassorganisering og samhandling.

Arbeidslivet er i endring og måten man samarbeider på har forandret seg de senere årene. Mange ønsker mer fleksible kontorer og har behov for å omstrukturere arbeidsplassene. Med gjenåpning av samfunnet vil det være nye muligheter for smartere organisering av arbeidsarenaen, som nettverkskontor, bedriftskontor og hjemmekontor. Dette er noe av bakgrunnen for at JOIN21 og LINK så et behov for et digitalt planleggingsverktøy. 

Omstillingsdyktige organisasjoner
"Agile" betyr smidig på engelsk – verktøyet benyttes for å gjøre organisasjoner mer omstillingsdyktige. Ved å kartlegge de ansattes arbeidsprosesser, samhandlingsmønster, bruk av teknologi, tid og sted, finner man den mest hensiktsmessige måten å utføre oppgaver på. Nettopp dette er premissene for det nyutviklede digitale verktøyet, utarbeidet av LINK Arkitektur og JOIN21:

- Agiliate vil bidra til å gjøre organisasjoner mer fleksible og smidigere. Ettersom vår metode er en handling, hadde vi behov et verb som beskriver «hvordan gjøre noe mer agile», altså «to agiliate something». Agiliate er dermed ikke bare et nytt digitalt verktøy, men også et nytt verb utledet av adjektivet agile. Såpass smidige måtte vi tillate oss å være, forklarer duoen Jan Taug i JOIN21, og Pontus Brusewitz i LINK Arkitektur.

Ressurssparende prosess
Ved å benytte verktøyet Agiliate tilpasses arbeidsplassutformingen til organisasjonen, og ikke omvendt. Omorganisering av kontorer er vanligvis en tidskrevende prosess, men verktøyet Agiliate bruker ny metode og teknologi som forkorter prosessen. Planlegging av arbeidsplassen blir mer presis fordi løsningene skreddersys til brukernes behov, basert på datadreven innsikt.

Optimal arbeidsflyt
Agiliate-metoden avdekker arbeidsflyten mellom ansatte, og hvordan ansatte i organisasjonen samhandler. Behovene til både arbeidstaker og arbeidsgiver analyseres. Modellen analyserer hvordan de ulike arbeidsarealene benyttes og hvilke rom- og arealtyper som eventuelt mangler. Man ser på hvordan organisasjonen bør endres i fremtiden og kartlegger overskuddsarealer eller dødsoner.

Til slutt vil man lande på en anbefalt arealfordeling, med optimalisert arealforhold og funksjoner spesielt tilpasset organisasjonen. Målet er at organisasjonen blir mer effektiv ved at arealene tilpasses brukerbehov, samtidig som man får et grunnlag for å kunne ta gode beslutninger i forhold til omorganisering, utvidelse eller flytting.

Reduserer kostnader
Digital kartleggingen med Agiliate hjelper bedriften med å redusere risiko for feil areal-allokering og -planlegging. Feil utforming av leiearealer kan bli svært kostbart og kan gi et dårlig energi- og miljøregnskap. Agiliate reduserer tiden brukt til interne brukerprosesser og tiden det tar å komme fram til et areal-program eller romprogram. Metoden gir mer presis analyse av arbeidsplassbehovet, som igjen reduserer risikoen for å måtte bygge om eller endre lokalene etter innflytting. Med Agiliate kan kontorlokalene planlegges med stor presisjon, lav risiko og gi reduserte utgifter til kontorlokaler og fasiliteter.

- JOIN21s innsikt og kompetanse om organisasjonen, bruk av digitale verktøy, kunnskapsflyt og fleksibilitet i organisasjoner svarer veldig godt til LINK Arkitekturs kompetanse knyttet til den fysiske arbeidsplassen. Fra hvert vårt ståsted har vi bidratt med verdifull innsikt og forståelse for hva bedriftene trenger når de skal flytte eller omorganisere. JOIN21 og LINK er derfor en perfekt match i utviklingen av et nytt arbeidsplassutformingsverktøy som vil revolusjonere tradisjonelle brukerprosesser, noe markedet virkelig trenger, avslutter Taug og Brusewitz.