Gå videre til innhold
Synes du refusjon av sykepenger er vrient?

Blogginnlegg -

Synes du refusjon av sykepenger er vrient?

Er du en av dem som opplever at prosessen rundt sykelønnsrefusjon er både komplisert og arbeidskrevende? Sliter du med å holde rede på regelverket? Og opplever du at refusjon av sykepenger går tapt fordi refusjonskrav blir sendt for sent til NAV? Vi er absolutt enige i at refusjonsprosessen kan være både komplisert og tidkrevende, og vi har dessverre vært vitne til at penger går tapt fordi frister ikke overholdes.

De gode nyhetene? Det finnes en glimrende løsning som hjelper deg med å håndtere hele refusjonsprosessen! Denne løsningen levers i SAP Lønn, og er tilgjengelig både for deg som har SAP Lønn onprem, og for deg som har valgt skyløsningen SAP Employee Central Payroll (ECP).

Om du har SAP Lønn onprem, ECP, eller et helt annet lønnssystem vil vi uansett anbefale deg å lese resten av denne artikkelen. Vår påstand er at refusjonsløsningen i SAP vil forenkle og forbedre refusjonsarbeidet til de aller fleste norske bedrifter!

For deg som forskutterer sykepenger – og alle andre

Refusjon av sykepenger i SAP vil være til nytte både for de som forskutterer sykelønn utover arbeidsgiverperioden, og for de som ikke gjør det. Enkelt og greit.

Åpenbare gevinster

Siden 2019 har NAV krevd at inntektsmeldingene sendes inn elektronisk via Altinn, noe som enkelt gjøres fra SAP. Dette er bare en av flere grunner til at vi anbefaler deg og din bedrift å ta i bruk refusjonsløsningen i SAP.

De mest åpenbare gevinstene ved bruk av refusjonsløsningen er:

  1. Du, som arbeidsgiver, unngår tap av inntekter på grunn av overskridelse av 3-måneders fristen for krav om refusjon til NAV.
  2. Du sparer mye manuelt arbeid i forbindelse med administrasjon av refusjonskrav.

Det er kanskje en litt overraskende tanke at refusjon av sykepenger kan bli et viktig bidrag til bedriftens verdiskapning, men det kan faktisk forsvares å si at den gjør det. For det første ved at du unngår tapte inntekter i form av tapt refusjon. Dernest fordi du kan spare betydelige kostnader knyttet til den arbeidskrevende prosessen rundt utarbeidelse av inntektsmeldingen (datoer, beløp, mm), innsending av krav til NAV, samt oppfølging og avstemming av refusjonskrav.

Videre vil vi peke på ytterligere gevinster du lett høster ved bruk av refusjonsløsningen i SAP:

  1. Løsningen hjelper deg til å følge regelverket. For eksempel: Når starter en trygdeperiode? Når starter ny arbeidsgiverperiode? Når har den ansatte nådd maksdato for sykelønn eller foreldrepenger?
  2. Du slipper manuell beregning av refusjonsgrunnlaget. SAP beregner både fast og variabelt refusjonsgrunnlag. Når det gjelder variabelt refusjonsgrunnlag, blir dette beregnet som et gjennomsnitt av variable utbetalinger foregående måneder. Du velger selv hvor mange måneder denne beregningen skal gjøres over.
  3. Forventet refusjon beregnes automatisk i lønnsavregningen så snart fraværet er registrert. Om ønskelig kan du derfor kontere forventet refusjon i regnskapet som inntekt allerede da. Andre foretrekker å vente med å inntektsføre refusjon inntil den faktisk er mottatt, dvs. når K27-listen ar mottatt.
  4. Avstemming mellom forventet og faktisk mottatt refusjon. Denne rapporten gir veldig god hjelp til oppfølging av innsendte krav.

Refusjon av sykepenger – enkelt og fleksibelt

Refusjonsløsningen i SAP er fleksibel på flere måter; Løsningen gir mulighet til å skille mellom følgende forhold:

  • Sykepenger, egen sykdom
  • Foreldrepenger
  • Svangerskapspenger
  • Omsorgspenger, sykt barn eller sykdom for barnepasser
  • Pleiepenger barn
  • Pleiepenger nær pårørende
  • Opplæringspenger syke barn

Refusjonsløsningen i SAP gir deg, som arbeidsgiver, mulighet til å praktisere ulike ordninger/praksiser for ulike grupper av ansatte. For eksempel:

  1. For ansatte på fast månedslønn forskutteres lønn under sykdom.
  2. For ansatte på timelønn, forskutteres ikke sykelønn utover arbeidsgiverperioden.
  3. Sykelønn begrenses til 6G –ja eller nei

Refusjonsprosessen i SAP: Prosessen i bruk av refusjonsløsningen kan beskrives som rullende hjul. Det vil si prosessen gjentas i stadig nye sykluser.

Slik fungerer refusjonsprosessen

  • Fravær registreres av enten HR i SAP, eller av den ansatte (vedkommende registrerer fraværet i sin timeliste)
  • Med utgangspunkt i de registrerte fraværene vil SAP, i neste lønnsavregning, beregne eventuell forventet refusjon av sykepenger. Disse beløpene blir senere anvendt i avstemmingsrapporten.
  • På grunnlag av registrerte fravær beregner SAP arbeidsgiverperiode og trygdeperiode, samt refusjonsgrunnlag.
  • Deretter danner SAP en elektronisk inntektsmelding med all ønsket informasjonene, som gjøres klar for innsending til Altinn.
  • Neste steg er naturlig nok å sende inntektsmeldingen opp til Altinn. Dette kan gjøres direkte fra SAP. Du trenger altså ikke å logge seg på altinn.no direkte for å få levert refusjonskravet via inntektsmeldingen.
  • I begynnelsen av hver måned kan du, som arbeidsgiver, logge seg inn på altinn.no for å laste ned månedens K27 liste. Denne lagres ned på disken. Deretter kjører du en rapport for å laste inn dataene i SAP.
  • Etter neste lønnsavregning kan du nå gå til rapporten for avstemming av refusjon. I denne sammenligner systemet beregnet refusjon med faktisk mottatt refusjon, slik det er angitt i den innlastede K27-listen. Med denne rapporten vil du enkelt oppdage refusjonskrav som ikke er innfridd, noe som vil gi deg god mulighet til å følge dette opp med NAV

Refusjonsmodulen i SAP er enkel og kompleks på en og samme tid. Enkel for deg som tar den i bruk, kompleks fordi den holder styr på et omfattende regelverk, slik at du ikke trenger å gjøre det.

Sariba hjelper deg gjenre med å få det hele på plass.

Related links

Emner

Kategorier

Pressekontakt

Maja Edborg-Torjussen

Maja Edborg-Torjussen

Pressekontakt Marketing Manager 91759713

Ledere og medarbeider som får til mer

Sariba AS er et konsulenthus som lever av å gjøre hverdagen enklere og bedre ansatte, ledere og for deg som jobber innen HR. Dette gjør vi ved å levere produkter, tjenester og rådgivning innen HR-Strategi, HR-Prosesser og HR-Teknologi.

Vi startet opp i år 2000 og har i år 22 årsjubileum. Det er vi selvsagt veldig stolte av. Vi kan, med hånden på hjertet si, at vi i løpet av de to siste tiårene har opparbeidet oss verdifull dybde- og breddeerfaring innen HR-faget. Vi har vært med på hele digitaliseringsreisen og kjenner derfor til de utfordringene dette har gitt, samt hvilke enorme gevinster de som har deltatt på reisen har høstet.

Sariba Consulting AS
Storgata 17
0184 Oslo
Norge