Kom hjem til ferdig utfyllt reiseregning med smart mobilløsning

Bruker du og dine ansatte mye unødig tid på reiseregningene og alle bilagene? Og blir frustrerte? Ikke fortvil! Nå kan du nemlig sende reiseregningen fra mobilen med App,  SMS og MMS og spare deg selv bedriften for utrolig mye tid og penger på reiseregninger i forbindelse med jobben. Nå kan du som bedriftsleder legge om hele rutinen for egne og ansattes reiseregninger. For selskapet Traveltext har i disse dager lanserten løsning hvor reiseregninger føres per SMS og TravelText AS ( www.TravelText.no ) mener å være alene om løsningen i verden, en løsning som går enda et skritt videre i å forenkle reiseregningsarbeidet.

Øker lønnsomheten

– Med vår løsning bygger du opp reiseregningen underveis med det verktøyet alle har for hånden: Mobiltelefon med SMS-funksjon. Her finner du en kode for utleggstype og beløp, og reiseregningen er ført. Etterpå ser du over regningen i et webgrensesnitt, og skriver ut eller sender den elektronisk videre til arbeidsgiverens økonomisystem hvor den følger vanlige rutiner for behandling, og det er virkelig penger å tjene med den nye tjenesten. For hvis du eksempelvis kjører for å hente varer og bruker en og en halv time som skal føres i kjøreboken og heller rapporterer med SMS, har du spart inn en måneds abonnement,sier daglig leder Jarl-Gunnar Lier i Traveltext Norge AS. Lier tror for øvrig at den nye tjenesten vil revolusjonere regnskapsførselen for reiseregninger.

Forenkler regnskapsførselen

- Reiseregningene har jo alltid blitt ført på papir og da må du i tillegg ha alle kvitteringer tilgjengelig, du må ha satsene tilgjengelig, og ikke minst, du må forstå satsene som så skrivesinn. Deretter må du regne over og få attestert regningen. Alt dette tar tid, og de som kan overlater gjerne jobben til andre. Alternativtet er at reiseregningen føres i et IT-system eller på web, men du må fortsatt ha kvitteringer tilgjengelig. En annenmulighet er å bruke et kredittkort med automatisk reiseregningsføring, men mange bedrifter har liten lyst til å gi de ansatte en slik fullmakt til å handle på kreditt på bedriftens vegne. Med vår løsning starter du opp med å SMS når du begynner reisen og så kan du fortsette å sende SMS medkilometer, drosjeutlegg og andre utlegg etter hvert som dagene går. Og fordi dette er svært enkelt, gidder du faktisk å gjøre det, hevder Lier som også har løst problemet med bilagene og kvitteringene.

Smart MMS og App-løsning

- Med Traveltext-løsningen kan du også fotografere og sende bilde av kvitteringer per MMS og App. De blir da lagt rett inn i reiseregningen som bilde. Løsningen inkluderer også et webgrensesnitt i tillegg. Derfor kan brukeren gå inn og legge til og kontrollere at riktige satser er brukt. Løsningen produserer en fil i standard format som kan plukkes opp av standard ERP/økonomisystemer og dermed følge bedriftens helt regulære rutiner. Du kan selvfølgelig registrere på web som hos alle andreleverandører og du kan få korttransaksjonene rett inn hvis du vil. Bedriften kan da spare noe, men DU som bruker får en fantastisk mye enklere hverdag ved at reiseregningen er ferdig når du kommer hjem og dette er i tillegg fullt lovlig i henhold til regnskapsloven. Og det er like enkelt og nyttig for små enkeltpersonsforetak som for større bedrifter, forteller Jarl-Gunnar Lier.