Sex skäl att lägga din konferens, utbildning eller teambuilding i Spanien

1. Kostnad

Det finns en allmänt spridd fördom bland svenska företag att det är ”fult” och dyrt att lägga sina konferenser, utbildningar eller teamskapande möten utomlands. Sanningen är den att idag (mars 2011) då den svenska kronan är högt värderad mot euron (8,90) det faktiskt ofta blir billigare att lägga mötet i Spanien än på en svensk konferensanläggning – trots flygresorna.

Givetvis finns det en brytpunkt någonstans vid två konferensdagar och omkring tolv deltagare. Därunder lönar det sig fortfarande att lägga konferensen i Sverige. Låt oss räkna på en tredagars utbildning eller konferens med tjugo deltagare – ett format som kan anses vara relativt vanligt. Konferensen hålls på ett konferenshotell i Stockholms omgivningar och deltagarna kommer med bil från Mälardalen.  I Sverige skulle detta kosta åtminstone 300 000 kronor i konferenskostnader och bilresor. Samma konferens förlagd till Costa Tropical inklusive Arlandatåget, transfer, etc. skulle kunna fås för omkring 250 000 kronor. Alltså en kontant inbesparing på 50 000 kronor! Till detta tillkommer en lång rad andra fördelar med att ni lägger er nästa konferens i Spanien istället för i Sverige.

2. Kommunikationskvalitet

Det har blivit allt vanligare bland svenska företag att ha en hög tilltro till video- och telefonkonferenser.  Dessa tekniska kommunikationsverktyg kan – om deltagarna är utbildade och tränade i att använda sig av dessa medier – vara ett utmärkt komplement till det direkta, personliga mötet men kan aldrig ersätta det. Från beteendevetenskapen vet vi idag att omkring 88 % procent av budskapet är den icke-verbala kommunikationen. Vi vet att det första sju sekunderna av ett möte mellan två individer, den så kallade intrycksformeringen, som till stor del sker på en omedveten nivå, kan vara avgörande. Allt fler företag arbetar med team som är geografiskt spridda och distansledarskap. Allt fler företag har allt större problem med sin interna kommunikation men tar samtidigt för givet att medarbetare kan kommunicera med varandra. Vi vet att mobiltelefoner, den snabba trafiken med mail och presentationer med tjogtals PowerPoint bilder bidrar till en allt sämre kommunikationskultur på våra företag men gör ingenting åt det.

Genom att lägga din nästa konferens, utbildning eller teambuildning i Spanien kan du få deltagarna att fokusera och vara psykiskt närvarande på ett helt annat sätt än vad du kommer lyckas med på en kursgård i Sverige.

3. Miljömedvetenhet

Ett skäl att lägga konferensen så nära företaget som möjligt är förstås miljöpåverkan. Flygresan står för ett stort CO2 utsläpp. I kostnadsberäkningen ovan har vi räknat in CO2 kompensation. Genom att använda kommunala transporter till Centralstationen och Arlandatåget har vi sluppit tjugo bilar som irrar sig genom det svenska landskapet för att hitta rätt. Vi använder en transferbuss på plats. Konferensanläggningen har solpaneler och bränner inte en fjärdedel av energin som det behövs för att värma de gamla fina svenska slottsbyggnaderna eller moderna anläggningarna från 0 till 18 grader under tre dagar.

Om Du gör en noggrann beräkning av hur stor din konferens miljöpåverkan är kommer du att finna att du kan spara åtminstone trettio procent (med rätt planering) på att lägga den i Spanien!

4. Effektivitet och fokusering

För deltagarna att komma bort lite längre från kontor och hem tar tid men ger desto större fördelar i fokusering och full närvaro. Givetvis inför du också ett mobil- och uppkopplingsförbud under själva konferensen!

Vi människor upplever verkligheten inte som vi luras att tro i ett ”flow” utan i stillbilder på tre sekunder, det vill säga vårt ”nu” är tre sekunder långt. Se dig om i världen! I alla kulturer är en vanlig hälsning tre sekunder lång oavsett om vi pratar om ett handslag, kindpussar eller ett ”namaste” på hindu med handflatorna tryckta mot varandra och en bugning. Vi säger ”på era platser, färdiga, gå” på alla språk. Det tar tre sekunder.

Om vi inte respekterar detta ”nu” utan försöker korta det, om vi inte är hundraprocentigt ”närvarande” utan splittrade har vi svårare att ta till oss det som händer här och nu. Det har inget med kön att göra; den gamla myten om att kvinnor har större simultanförmåga kan vi härmed ta död på.

Att resa bort, sitta på ett flyg och hinna reflektera, mötas i en annan omgivning och kunna fokusera på mötet eller utbildningen hjälper individen att bli mer närvarande – och därmed effektivare. Det är lättare att respektera ”tre sekunders regeln” om man inte är omgiven av vardagens stress. Varje deltagare på en konferens eller utbildning kostar företaget stora pengar. Desto mer fokuserade deltagarna är, desto effektivare blir förstås mötet.

5. EQ stimulans

Senare års forskning visar med allt större tydlighet hur viktig EQ (Emotional Quality) är för individens positiva insats på en arbetsplats. Insikten om betydelsen av detta begrepp som skapats av Daniel Goleman, växer inom företagsvärlden. Inom t.ex. Lean Management är ”hansei” (oförtröttligt reflektera, eget ansvar) och ”kaizan” (bl.a. att utmana och låta medarbetare växa) nyckelbegrepp.

Sedan några år (nyligen introducerat i Sverige) finns också en test för chefer ECR 360™ som kartlägger tio delområden han/hon kan bli bättre på. Att lägga ditt företags utbildning eller konferens utomlands kan direkt förstärka några av dessa delområden; flexibilitet, relationsfärdigheter, optimism och självmedvetenhet. Detta eftersom de positiva sidorna av dessa delområden förstärks hos medarbetarna av att möta en ny miljö och att komma bort från invanda tanke-, språk- och känslomönster. Vi-känslan förstärks av ”äventyret” att bege sig utanför landets gränser och möta en annan kultur och ett annat språk. Det stimulerar inte bara hjärnan utan hela jaget och förstärker nytänkande, kreativitet och öppenhet.

6. Långsiktighet

Många konferens- och utbildningsdeltagare inom företagsvärlden kan vittna om hur mötet de nyligen varit på är glömt inom en vecka. De faller in i gamla mönster, slentriantänkande och vardagens lunk. Stress och omgivningarnas förväntan på att ”allt är som vanligt” gör det svårt, eller till och med omöjligt, att genomföra förändringar.  Det krävs tre saker för att bryta detta.

1/ Forskning visar att nya kunskaper och erfarenheter behöver omsättas i praktisk handling inom några dagar om de ska ha effekt. Konferensen eller utbildningen måste vara planerad på ett sådant sätt att detta stimuleras.

2/ Mötet måste på ett konkret och handfast sätt ta hand om frågan ”vad hindrar dig från att tillämpa de nya kunskaperna/genomföra konferensens mål när du kommer tillbaka?” Det måste ges möjlighet till uppföljning och ställas krav på deltagarnas förmedling av mötet i sin arbetsomgivning.

3/ Hos människan kommer alltid känslor före intellekt. Har deltagarna en positiv känsla från mötet blir effekten så mycket starkare än om de åker därifrån med en suck av lättnad av att få komma hem. Genom rätt upplägg och en positiv känsla ökar alltså effekten av den dyra konferensen eller utbildningen betydligt. Att resa bort lite längre och till en helt annorlunda miljö stimulerar individen på ett positivt sätt. Dels detta att själva mötet sker i en omgivning som är långt ifrån vardagen (sol, nya miljöer, ett annat språk, nya upplevelser) och dels att själva resan ger tid för fokusering och reflektion.

Studiebesök, affärskontakter och stimulans

Oavsett om det är en konferens eller utbildning du planerar för ditt företag finns det alltså starka skäl att tänka annorlunda, att bryta invanda mönster och att skapa ett upplägg som verkligen får effekt. Att göra din planering på ett slentrianmässigt sätt – ”vi brukar…” – är ett direkt slöseri med både ekonomiska som humana resurser.

I sammanhanget måste det kanske påpekas att effektivitet inte är att pressa in tolv timmars konferens på en dag. Den mänskliga förmågan att hålla fokus är inte längre än maximalt omkring fyrtio minuter. Alla som varit på en konferens eller utbildning har minnen av det som hände ”runt omkring”. Spontana möten under en paus, en kvällspromenad med en kollega som gav en aha-upplevelse, en joggingtur då plötsligt de utspridda tegelstenarna blev till ett hus.

Begreppet ”trivialiseringseffekten” från massmediasociologi har bäring. Att försöka stoppa in för mycket information på för kort tid leder till hjärnsläpp. Alla som intensivpluggat inför en tenta känner igen effekten. Du klarar skrivningen men dagen efter är huvudet helt tomt. På många utbildningar tror man att man är effektiv och utnyttjar tiden genom att börja åtta på morgonen och fortsätta till tio på kvällen med föreläsningar och grupparbeten avbrutna endast av några korta kaffe- och matpauser. I själva verket är en sådan planering ineffektiv och dessutom inhuman.

Genom att samarbeta med en utomstående partner som har stor erfarenhet, breda kunskaper och ett enormt kontaktnät kan du se till att ditt möte blir så mycket mer kostnadseffektivt. Din konferens eller utbildning kan kompletteras med studiebesök eller affärskontakter på plats som stimulerar till nya tankemönster, infallsvinklar och rent av nya samarbetspartners. Deltagarna kan bjudas på upplevelser, aktiviteter och intryck utanför konferensrummet som stimulerar kreativiteten, inlärningsprocessen och den långsiktiga effekten.

Beroende på vad din konferens eller utbildning handlar om ska den kanske kompletteras med en halvdags skolning i vargaras sociala mönster, en fysiskt ansträngande ravinklättring, ett studium av ekologiskt småhusbygge, ett praktiskt arbetspass i den icke verbala kommunikationen, en genomförd ECR 360™ med en certifierad coach, en handledd golfrunda på en av Spaniens vackraste golfbanor, ett studium av morernas arkitektur, ett besök i några av Europas största grottor, en vrakdykning, workshop, kulturupplevelse eller...

Kontakta Alfombra Roja info@alfombraroja.se +46 (0)735 07 47 44  så hjälper dig med att skapa en konferens eller utbildning – antingen från ax till limpa eller endast med delmoment – som har ett reellt genomslag på din organisation och inte bara är en papperstiger. De är experter på att rulla ut den röda mattan för dig och dina deltagare.