Corona har kastat styrelserna in i den digitala världen

Det har blivit mer aktuellt än någonsin tidigare att kunna digitalisera styrelsearbetet.

– Tidigare undvek många att använda de digitala videomötes-verktyg som finns, men idag är det annorlunda, säger Fredrik Johansson, affärsområdeschef på allabrf.se. Det är en digital plattform för bostadsrättsföreningar, men som också arbetar med ekonomisk förvaltning.

– Styrelsen kan idag ingå juridiska avtal och signera elektroniskt utan att behöva samla ihop ledamöterna rent fysiskt. Man kan få automatiska påminnelser när det är dags att förhandla om räntorna på föreningens lån eller när det är dags att förhandla om räntorna på föreningens lån eller när det är dags att omförhandla andra avtal, säger Fredrik Johansson.

Lägenhetsförteckningen kan göras digitalt, vilket gör att man slipper alla pärmar. I mobilen eller datorn kan man se alla kontrakt, alla lägenheters ytor och uppgifter som är kopplade till en viss lägenhet.

En offentlig föreningshemsida, som innehåller svar på de vanligaste frågorna, gör att styrelsen slipper onödiga mail och samtal från boende och mäklare.

– Men det är viktigt att hemsidan är väldigt enkel för styrelsen att uppdatera. En ouppdaterad hemsida gör ingen nytta, säger Fredrik Johansson.

En digital plattform över alla lägenheter kan också användas av mäklare, som på egen hand kan få information om en viss bostad. Egen inloggning för alla medlemmar gör att de själva kan komma åt sina lägenhetsuppgifter.

Autogiro är ett vanligt sätt för hyresgäster och medlemmar att betala hyra eller avgift, men de kan också välja att ta emot avier via e-post, e-faktura eller via vanlig post. Garageblippar och övernattningslägenheter administrerar styrelsen ofta själv, digitalt kan det göras via ett webbverktyg.

Digitala mappar gör det enkelt att hålla koll på alla filer och dokument som rör styrelsearbetet. Istället för att informationen finns i enskilda ledamöters mailkorgar kan den samlas i en portal dit hela styrelsen har tillgång. Bokslutet kan till exempel förenklas genom att dela behörigheten med revisorn.

Fredrik Johansson säger att det är betydligt bättre och enklare med en portal där allt finns digitalt än ett stort antal pärmar. Om information är lättillgänglig ökar engagemanget bland ledamöterna. Styrelseledamöter som är nya har också lättare för att sätta sig in i styrelsens arbete snabbt.

För en styrelseledamot tar det ett par minuter att registrera ett eget utlägg digitalt. Inom några dagar har man fått tillbaka pengarna för sina utlägg sedan man enkelt fotograferat sitt kvitto. När det gäller arvode måste en styrelsekollega attestera via en digital funktion. Sedan sker utbetalningen snabbt och enkelt.

Papperspost kan vara ett minne blott inom bostadsrättsföreningen. Det kan istället vara den ekonomiske förvaltarens digitala brevlådetjänst som tar emot all post. På vissa saker måste styrelsen agera, men förvaltaren kan ta del av alla förvaltningsdokument och skicka det som eventuellt kräver styrelsebeslut till föreningen.

– Digitalt kan man också hantera leverantörsfakturor och leverantörsavtal, säger Fredrik Johansson.

Han anser att många Brf:er har dåliga leverantörsavtal.

– Genom vår jämförelsedata vet vi med säkerhet att många Brf:er betalar överpriser. Det är heller inte så konstigt. Det är svårt att få en överblick om avtalet ligger i ett dokumentskåp i källaren. Många avtal löper under ett år och måste sägas upp ett halvår innan de går ut, annars förlängs de automatiskt. Hyresavtal har ofta nio månaders uppsägningstid. Med en digital hantering är det betydligt lättare att få en helhetsbild över föreningens lån.

Underhållsplanen är en annan tjänst som kan digitaliseras. Överblicken av långstidsplanen är viktig och alla som behöver kan enkelt ta del av planen.

Dock är det viktigt att tänka på att allt material i datorn måste finnas på en backup-disk, för också en dator kan bli sjuk. Kanske inte av corona, men av annat virus eller drabbas av en krasch av annan orsak. Säkerställ att den som tillhandahåller föreningens portal har en betryggande backup-lösning.