Så digitaliserar ni styrelsearbetet i er bostadsrättsförening

Många BRF-styrelser använder sig fortfarande av pärmar och pappershantering. Genom att samla och digitalisera allt som rör fastigheten sparar styrelsen tid och pengar samtidigt som det skapar mervärde för de boende, säger Fredrik Johansson, affärsområdeschef på allabrf.se.

Många av styrelsens arbetsuppgifter kan effektiviseras genom stöd av moderna verktyg. Genom att ställa om från traditionella pärmar och pappershantering till digitala lösningar blir det bl.a. lättare att få koll på föreningens ekonomi.

– Styrelsen kan enklare överblicka verksamheten när alla viktiga dokument, avtal och liknande samlas på en central digital plats. Med en smart digital portal är det också betydligt lättare att visualisera föreningens ekonomiska status och agera förebyggande när det behövs, säger Fredrik Johansson, affärsområdeschef på allabrf.se.

– Särskilt när en ny styrelse ska tillträda blir informationsöverföreningen betydligt bättre om allt material finns samlat, istället för i ordförandens privata mailkorg eller i pärmar i ett dokumentskåp i källaren, säger Fredrik.

Idag finns möjlighet till enkel och papperslös signering av alltifrån avtal till fullmakter. Löpande administrativt arbete, exempelvis att godkänna medlemsansökningar och överlåtelser samt att attestera fakturor, kan också med fördel göras digitalt.

Föreningens val av ekonomisk förvaltare har ofta en avgörande betydelse för hur digitalt styrelsen kan arbeta.
– Genom att digitalisera det administrativa arbetet i en bostadsrättsförening kan styrelsen lägga mer tid på strategiskt beslutsfattande, d.v.s. fatta besluten som verkligen är viktiga, säger Fredrik. Om styrelsen inte själv har tid att digitalisera allt material så kan förvaltaren ofta hjälpa till.

Läs mer om digital ekonomisk förvaltning här.

Utöver tiden som styrelsen kan spara är det intressant vad en digitalisering av fastigheten kan möjliggöra för de boende.

– Ibland kan det fortfarande vara nödvändigt att dela ut boendeinformation i brevlådorna. Men mycket av kommunikationen mellan styrelsen och boende går att sköta via t.ex. en digital anslagstavla eller via mailutskick. Gällande mailutskick behöver dock styrelsen ta hänsyn till GDPR, om inte förvaltaren tillhandahåller en lösning för GDPR-säkrad kommunikation, säger Fredrik.

– Det är också en fördel för de boende om de har tillgång till en egen portal där de kan se sina egna avier och betalningshistorik samt se information om sin lägenhet och föreningen. Detta minskar även mängden frågor till styrelsen från de boende, avslutar Fredrik.

10 exempel på vad som kan digitaliseras i bostadsrättsföreningar:

1. Leverantörsavtal och hyresavtal för bättre översikt och kostnadskontroll. Viktigt med automatiska påminnelser så att inga uppsägningstider missas.
2. Föreningens lånebild för att ge styrelsen en översikt och koll på när villkorsförändringar kan ske.
3. Föreningens försäkrings- och skadehistorik för att förebygga kostsamma vattenskador och onödiga premieökningar.
4. Alla styrelseprotokoll, offerter och övriga filer och dokument för bättre översyn och överlämning till framtida styrelser
5. Alla fakturor och övrig relevant ekonomisk historik
6. Papperslös signering av avtal för att undvika att styrelsen behöver befinna sig på samma plats rent fysiskt för att ingå avtal
7. Styrelsemöten och stämmor kan vid behov hållas digitalt via video- eller telefonkonferens. Enkelt och smittfritt i pandemitider.
8. Kommunikationen med boende. Digital anslagstavla med meddelanden från styrelsen istället för lappar i brevlådorna.
9. Medlemsregister och pantregister för att undvika pärmar och manuell hantering.
10. All hantering av andrahandsuthyrning för att minska administrationen för styrelsen, identifiera olovlig uthyrning samt ge styrelsen en överblick.