Amesto Solutions arbete med Läkare utan Gränser

Dags att gå ut på jakt efter ”Elefanterna i rummet” hos Läkare Utan Gränser, för att bli av med dem en gång för alla. Effektiva affärssystem och automatiska företagsprocesser frigör tid till Läkare Utan Gränsers faktiska mission: att lindra nöd och att rädda liv.

År 1814 skrev poeten och författaren Ivan Andrejevich Krylov en fabel om en man som går till ett museum och lägger märke till alla sorters små detaljer - men inte den stora elefanten som tornade upp sig över byggnaden. Det är härifrån som ursprunget till uttrycket "elefanten i rummet" härstammar ifrån. Jag gjorde mitt bästa för att läsa på om vad begreppet faktiskt betyder och det närmaste jag kunde komma var "En uppenbar sanning som inte nämns". Uttrycket kan också referera till ett uppenbart problem eller risk som ingen vill eller vågar diskutera.

Nu för tiden pratar jag mycket om den här typen av elefanter och om förenkling. Jag gör det för att jag vill att alla företag ska ha ett medvetet förhållande till vilka uppgifter och förfaranden som bör digitaliseras och automatiseras och därmed väsentligt förenklas. Det finns en stor mängd oförutsägbart värde i form av sparad tid, sparade pengar och inte minst i besparade dagliga frustrationer för de anställda. Anställda som uppfattar sättet de arbetar på som besvärligt och gammaldags.

På Amesto Solution strävar vi efter att vara ledande i en tredelad filosofi som inkluderar: människor, vår planet och vinst. Vi arbetar aktivt med tre av dessa hållbarhetsmål inom FN:s Agenda 2030.

För oss har det varit viktigt att hitta en annan form av samarbete för vårt CSV-engagemang än att donera pengar till ett gott syfte. Vi vill hjälpa företag med vår expertis och vår bästa praxis för att de i sin tur ska kunna påverka vårt samhälle positivt: Läkare Utan Gränser är utan tvekan ett av dessa företag. Organisationen är helt beroende av att få ut mesta möjliga värde ur varje krona som de får som bidrag. Mer resurser och tid på områden där de kan tjäna sitt syfte räddar liv - det här är bakgrunden till varför Amesto och Läkare Utan Gränser (LUG) har arbetat tillsammans i snart två år.

Vårt uppdrag är att bistå med vår kompetens för att nå målet att göra LUG till den mest effektiva hjälporganisationen i Skandinavien. Med andra ord jagar vi "elefanterna i rummet" på LUGs kontor varje dag: vi hittar dem, ersätter dem med effektiva affärssystem och rutiner och frigör tid till LUGs uppdrag.

Så, hur gjorde vi och vilken påverkan hade det? Vi gick på jakt!

Elefant #1: reseräkningar och hantering av utlägg

LUG tillbringade alldeles för mycket tid att fylla i reseplaner och rutinerna var tidstjuvar för alla inblandade, från det att registreringen påbörjades av användare tills dess att ersättningen var utbetald. Detta orsakade frustration och stal mycket värdefull arbetstid från alldeles för många människor.

2017 rullade Amesto ut Visma.net Expense till alla vårdgivare samt all administrativ personal på kontoret. Idag har organisationen cirka 250 användare av Visma.net Expense.

Som LUG själva säger:

”Vi har besparats mycket manuellt arbete genom verktyget och Visma.net Expense har varit en riktigt positiv upplevelse. Genom att vi kan arbeta mer effektivt så kan våra anställda använda sin tid för att fokusera på vår kärnverksamhet och på våra målsättningar. Till exempel så har våra värvare under året slagit rekord i antal nya registrerade månadsgivare! Den typen av arbete är ovärderligt för LUG.

Visma.net Expense reducerar antalet fel och ökar kvaliteten markant i vår registreringsprocess när det kommer till reseräkningar. Om inte annat så besparar det vår ekonomiavdelning en hel del huvudvärk i form av att de slipper följa upp felaktigt ifyllda reseräkningar”

Elefant #2: rapportering av data

LUG kände själva att de arbetade mödosamt med budgetprocesser och framförallt sin rapportering. Förra året så implementerade vi OneStop Reporting tillsammans med nya budgetrutiner för hela organisationen och ledningen beskriver processen såhär:

”Vi har nu genomfört vår första budgetprocess via OneStop Reportings webbportal. Vi har fått många positiva återkopplingar från budgetansvariga runtom i landet kring användarvänlighet; främst när det kommer till budgetformulären och uppföljningsmöjligheterna. Enklare processer med skräddarsydda rapporter gör att vi kan arbeta mer effektivt och följa upp vår affärsverksamhet på ett helt annat sätt än tidigare. Vi har helt enkelt bättre finansiell kontroll på vårt företag.”

OneStop Reporting introducerades 2017 och här har LUG redan hämtat ut betydande vinster för affärsverksamheten. I år kommer detta att vidareutvecklas genom att vi kommer att koppla på OSRs ”forecasting”-modul som kommer att kunna leverera in ännu mer relevant data i budgetprocessen.

Elefant #3: in- och utbetalningar

LUG slet med riktigt gamla in- och utbetalningsprocesser. Vi ersatte den elefanten i rummet med Visma AutoPay. Reflektionerna från LUG lyder som följande:

”Den här ändringen har drastiskt förbättrat vår betalningshantering. Detta – om något – har underlättat för vår ekonomiavdelning!”

Så, hur gick det nu då?

Läkare Utan Gränser växer som organisation och aktiviteterna ute på fältet blir bara fler och fler för varje dag. Som de själva säger:

”Genom samarbetet har vi i stor grad kunna växa snabbare och göra mer av det arbete vi faktiskt är till för, utan att behöva göra stora investeringar i personal på administrationssidan”

Amesto har som mål att vara samhällsfrämjande – som hjälper er att tjäna mer pengar – jakten på elefanter är fullkomligt central i det arbetet. För oss har samarbetet med Läkare Utan Gränser varit ett spännande uppdrag som verkligen har gett ordet ”samhällsfrämjande” en ny mening för oss.

Det finns fortfarande en hel drös med stora och små elefanter ute i näringslivet som vi inte borde låta ströva fritt – det är inte värt huvudvärken och det går att lösa! Låt inte ineffektiva, gamla processer stå i vägen för produktivitet och framgångssagor.

/Jan Erik Kaasa

CEO, Amesto Solutions Koncern