Evolution of AdBlue-planering på Arom-dekor Kemi

2008 var AdBlue ett område i snabb utveckling. Lagkraven skärptes, marknaden växte och planeringen byggde på utskrivna orderlistor, Excelark och många telefonsamtal. Struktur, magkänsla och problemlösning var avgörande. Arton år senare har digitala dashboards, prognosverktyg och realtidsdata gjort planeringen till ett strategiskt nav. Verktygen har förändrats – men uppdraget är detsamma: rätt produkt, i rätt tid, på rätt plats. Jim Lingman som var med från start och Niklas Hjortberg som idag är planerings-ansvarig på Arom-dekor Kemi berättar om hur AdBlue-planeringen gått från manuellt pionjärarbete till datadriven precision.

Från whiteboard till dashboards
– Jim Lingman om de första åren med AdBlue
När jag började arbeta med AdBlue 2008 var det fortfarande något nytt. Marknaden växte snabbt, kraven ökade – och vi växte med den. I början levererade vi främst i IBC-tankar. Det fungerade, men vi insåg snart att det inte var det mest effektiva sättet att möta efterfrågan.

En dag dök möjligheten upp att använda en gammal vattentank monterad på en krokbil. Det var långt ifrån perfekt – men det var starten på våra första tankleveranser. Kort därefter ersattes den av en gammal mejeribil från Arla. Det var där det verkligen började ta fart. Samarbetet med Stures Åkeri blev en avgörande pusselbit. Med nya bilar, engagerade chaufförer och en vilja att växa tillsammans byggde vi upp en stabil tankbilsverksamhet. Det var en resa vi gjorde ihop och fortfarande gör.

Ett stort manuellt pussel
Planeringen på den tiden var helt manuell. Jag hade mejl, telefon, A4-papper – och en whiteboard som bara blev större och större. Chaufförerna fick mappar med följesedlar och körde iväg. I början handlade det om några turer i veckan. När vi växte fylldes kontoret av lappar, scheman och samtal. Jag minns hur jag kunde fylla ett helt konferensbord med följesedlar för att visuellt optimera körningarna. Det var bokstavligen ett pussel varje vecka. Ibland hanterade jag över 100 leveranser samtidigt och upp emot 60–70 telefonsamtal per dag. Men vi fick alltid ihop det.

“Det löser vi”
AdBlue fick aldrig ta slut – det var vår grundregel. Och det krävde planering, framförhållning och mycket dialog. En gång ringde en kund en söndag och berättade att leveransen hade fel kulör. Det var minst sagt pulshöjande. Två dagar senare var en ny leverans på plats, och vi hade lärt oss något viktigt om rutiner. Ett annat tillfälle glömmer jag aldrig. En stor kund stod helt tom och ringde en torsdag kväll. Själv var jag på väg till förlossningen med min fru. På fredagsmorgonen hade Arom-dekor levererat 16 kubikmeter och min fru en son. Efter det tog vi ett större planeringsansvar för kunden – så att det aldrig skulle hända igen. Det var så vi arbetade. Inte bara med leveranser – utan med relationer.

Från pionjäranda till struktur
Vi började med nästan inga kunder och byggde upp en verksamhet med hundratals. Från en bil till fem. Från magkänsla till mer strukturerade prognoser. Det som gjorde oss starka var att vi inte bara sålde AdBlue. Vi sålde tillgänglighet, flexibilitet och ett helhetserbjudande. Man kunde ringa vem som helst hos oss – och vi löste det.

Planeringen 2008 i tre ord
Värdeskapande. Nytänkande. Explosiv.

Från struktur till strategi
– Niklas Hjortberg om dagens AdBlue-planering
När Jim byggde planeringen med whiteboard och konferensbord fyllt av följesedlar, arbetar Niklas Hjortberg idag med affärssystem och digitala planeringsverktyg. Men känslan är densamma.– Det är fortfarande ett dagligt pussel. Idag planeras sex tankbilar som kör över stora delar av Sverige. Volymer, rutter och leveranspunkter ska stämma – samtidigt som förändringar är en del av vardagen. – Man måste ligga steget före, men också vara flexibel. Det dyker nästan alltid upp något under dagen.

Större, mer komplext – men samma grund
Den största skillnaden mot 2008 är omfattningen. Verksamheten har vuxit, antalet kunder är fler och kraven på uppföljning och effektivitet har ökat. – Förr byggde mycket på erfarenhet och personlig kännedom. Det gör det fortfarande – men idag kombinerar vi det med systemstöd och data. Affärssystem och planeringsverktyg ger bättre struktur och överblick. Historik och mönster hjälper teamet att planera mer proaktivt och minska risken för sena justeringar.

Dialogen fortfarande central
– Kontakten med chaufförerna under dagen är avgörande. Det bygger på förtroende och kommunikation, precis som förr. En del administrativa moment har automatiserats, vilket frigör tid för själva planeringsarbetet.

Rollen idag
Planeringen är idag ett delat ansvar. Rollen har breddats och kräver struktur, prioriteringsförmåga och helhetstänk. – Fram-
förhållning och flexibilitet är det viktigaste – det har egentligen inte förändrats.

Vad skulle Jim känna igen?
– Ansvarskänslan. Att kunden ska få rätt produkt i rätt tid.

Och framtiden?
– Jag tror att vi kommer att arbeta ännu mer datastött. Men erfarenhet och omdöme kommer alltid vara viktiga delar.