Karlstads Bostads AB vässar processerna

Karlstads Bostads AB äger ungefär en tredjedel av flerfamiljshusen i Karlstad. Det medför mycket administration och i höstas inleddes därför ett förbättringsarbete av organisationens processer. I samarbete med Barium har de infört nya processverktyg, som används bland annat för vårens hundratals sommarjobbsansökningar.

Förbättringsarbetet hos Karlstads Bostads AB innebär att man ser över hanteringen av ärenden, dokument och arkivering, men även av roller, projekt och arbetsflöden. Under hösten inleddes ett samarbete med processföretaget Barium för att ta fram en långsiktig och övergripande lösning. Ett prioriterat område var ärendehantering, där önskemålet var att lättare kunna handlägga inkomna ärenden. För att inrätta en effektiv ärendehantering infördes Barium Process Server™ som gör att ett skräddarsytt IT-stöd kan utvecklas efter företagets arbetsprocesser.

– Inkommande kundärenden kan nu hanteras i flera led utan att information går förlorad och det är möjligt att hela tiden spåra var i organisationen ett ärende befinner sig, säger Gunnar Persson, strategisk koordinator på Karlstads Bostads AB. Till exempel kan en serviceanmälan följas genom hela ärendehanteringsprocessen, istället för att skickas vidare inom organisationen som e-post.

Det nya processverktyget används redan bland annat för de cirka 400 sommarjobbsansökningar som Karlstads Bostads AB får varje vår. Hanteringen av dessa har tidigare varit tidskrävande. Med processverktyget från Barium får processen en mycket högre kvalitet, främst när det gäller återkoppling till de sökande.

Även företagets dokumenthantering ska förbättras. Ett system från Barium ska göra det möjligt för alla medarbetare att skapa, spara och ändra dokument på ett likartat sätt. Mallar och instruktioner kommer att styra hur arbetet utförs och den roll varje medarbete har inom företaget avgör vilka dokument som är tillgängliga. Ett rollhanteringsverktyg från Barium gör att personalansvariga enkelt kan flytta medarbetare mellan olika roller när förändringar sker. Teamgruppering, rolltillhörigheter, behörighetsnivå och gruppkonton för e-post uppdateras automatiskt så fort en administratör ändrar en roll.

– Mycket av arbetet för Karlstads Bostads AB handlar om att automatisera och kvalitetssäkra arbetsprocesser, vilket våra beprövade lösningar gör möjligt, säger Michael Johansson, VD på Barium. Det handlar även om att frigöra resurser, till exempel kommer företagets IT-avdelning att kunna fokusera på renodlade IT-uppgifter istället för att administrera löpande rolländringar i organisationen.

För mer information:
Gunnar Persson, strategisk koordinator, Karlstads Bostads AB
Tel: 054-14 28 37
E-post: gunnar.persson@kbab.se

Michael Johansson, VD, Barium
Tel:  0703-57 44 21
E-post: michael.johansson@barium.se

Om Karlstads Bostads AB
Karlstads Bostads AB är ett kommunägt bostadsföretag med cirka 6 700 lägenheter och lokaler i centrala Karlstad. Fastigheterna står idag för 30 procent av det totala boendet i flerfamiljshus i Karlstad, och 16 procent av kommunens bostadsmarknad. Sammanlagt arbetar 120 anställda efter visionen Ett hem för dig i syfte att ge de boende ett tryggt och trivsamt hem i vackra och välskötta områden. Arbetet präglas också av ledord som framsynthet, mångfald, samarbete och resurshushållning. www.kbab.se

Om Barium
Barium AB levererar marknadsledande lösningar inom business process management (BPM). Genom företagets unika programvara kan kunden beskriva, driftsätta och köra processer – allt i samma verktyg. Barium låter kunden utifrån en modellerad process skapa applikationer som kan automatisera och övervaka hela verksamhetsprocessen från början till slut. Genom webbtjänsten Barium Live! gör Barium steget ännu mindre för företag som vill utveckla verksamheten och förbättra sina processer. Barium är ett helägt dotterbolag till Atine Group Oy i Finland. Bariums huvudkontor ligger i Göteborg. www.barium.se