Så får du en hög svarsfrekvens

Ju fler som svarar på enkäten desto bättre underlag får du för förbättringsarbetet. För att få en hög svarsfrekvens finns det två saker som är viktigare än något annat: informera och motivera!

Det allra viktigaste är att förbereda projektdeltagarna på att de ska vara med i en mätning. Förstår de varför det är viktigt att besvara enkäten, ökar deras motivation och du kommer få högre kvalitet på mätresultatet.

Ett sätt att förbereda projektdeltagarna är att skicka ut en infotext innan eller i samband med utskicket. Förslagsvis görs detta via mejl eller en projektportal. Du får gärna anpassa och använda dig av standardtexten nedan!

Hej,

Inom ett par dagar kommer vi att genomföra en enkätundersökning med de som är involverade i projekt [Projektnamn].

Syftet med undersökningen är att synliggöra styrkor och svagheter samt identifiera lärdomar och förbättringsområden i projektet. Bättre fungerande projekt är roligare att jobba i, blir effektivare och bidrar till att skapa en bättre slutprodukt.

Enkäten är enkel att besvara och du får relevanta frågor baserat din roll i projektet. Vi hoppas du tar tillfället i akt att komma med konstruktiva synpunkter och idéer. Dina synpunkter är viktiga för oss!

När mätningen pågår skickas det ut automatiska påminnelser från systemet till de som inte besvarat enkäten. Om du märker att svarsfrekvensen trots detta är låg, kan det vara en bra idé att själv skicka ut en påminnelse. Antingen via mejl eller genom en projektportal. Nedan är ett förslag på text du kan anpassa och använda dig av.

Hej,

För ett tag sedan startade enkätundersökningen av [Projektnamn]. Om du inte redan har besvarat enkäten så vill vi påminna dig att göra det.

Syftet med undersökningen är att synliggöra styrkor och svagheter samt identifiera lärdomar och förbättringsområden i projektet. Bättre fungerande projekt är roligare att jobba i, blir effektivare och bidrar till att skapa en bättre slutprodukt.

Enkäten är enkel att besvara och du får relevanta frågor baserat din roll i projektet. Vi hoppas du tar tillfället i akt att komma med konstruktiva synpunkter och idéer. Dina synpunkter är viktiga för oss!

Enkäten är öppen i 14 dagar som standard. Ibland så räcker det av vissa anledningar inte. Om du känner att du vill få in fler svar på mätningen så går det bra att förlänga den med önskat antal dagar.

Som ansvarig för mätningen får du även notiser skickade till dig med uppdateringar om svarsfrekvensen. Notiserna skickas ut via mejl med jämna mellanrum under mätperioden. Först med bekräftelse om att mätningen skickats ut, och sedan med information hur stor andel av respondenterna som har svarat. I notismejlen hittar du också direktlänkar till aktuella tips och funktioner, såsom hur du förlänger mätningen eller får in svar från yrkesarbetare.

Uppdateringar om mätningen kommer direkt till din inkorg