Mötesteknik

Är du trött på långdragna och ineffektiva möten? Med bra mötesteknik blir sammankomsten mer strukturerad och syftet mer tydligt för alla inblandade. Förberedelser är A och O, men det finns även andra saker man bör tänka på för en bra och lyckad möteskultur.

Olika typer av möten

Mötesteknik och upplägg varierar beroende på vilken typ av sammankomst det handlar om. Sammanträden med många deltagare kräver en viss sorts struktur, medan möten med färre deltagare kan hanteras annorlunda. På det stora hela handlar mötesteknik helt enkelt om att strukturera mötet efter syfte, antal deltagare och situation. Traditionell mötesteknik innebär att deltagarna på mötet följer en uppsättning bestämmelser för att underlätta beslutsfattandet. Idag är många möten mer dynamiska, personalmöten och interna möten på ett företag följer vanligtvis inte en traditionell mötesteknik-modell. Men på större sammankomster som exempelvis på föreningars årsmöten eller på politiska möten är en traditionell mötesteknik fortfarande dominerande eftersom den underlättar processen att demokratiskt och effektivt fatta olika beslut.

9 snabba mötesteknik-tips

1. Var tydlig med mötets syfte och mål. Ta upp detta redan i kallelsen.
2. Bjud endast in personer som berörs av det aktuella ämnet.
3. Skicka ut mötesagendan till alla berörda i god tid innan mötet och sätt en sluttid för eventuella ändringar och tillägg.
4. Starta mötet med att upprepa mötets syfte och mål och låt samtliga deltagare sammanfatta vad de förväntar sig av mötet.
5. Sätt en sluttid och håll er till den.
6. Utse en sekreterare som för mötesprotokoll.
7. Håll er till mötesagendan. Eventuella tillägg görs under punkten ”övriga frågor” om en sådan punkt är inskriven i agendan.
8. Alla mötesdeltagare bör fylla en funktion under mötet. Engagera deltagarna på olika sätt och uppmana till egna synpunkter och frågor.
9. Följ upp! Dela upp ansvarsområden och bestäm tider för uppföljning och avstämning redan under mötet.

Vill du veta mer om traditionell mötesteknik så har vi samlat några av de vanligaste termerna som används i en kort ordlista för mötesteknik på vår webbplats.