Granskning av Grundskoleförvaltningens dokumenthantering klar

Granskningen av dokumenthanteringen på Grundskoleförvaltningen är klar. Rapporten pekar på några brister samt att det behövs en tydligare rutin för dokumenthanteringen. Rapporten presenterades under tisdagskvällen för Grundskolenämndens ledamöter.

I samband med att det uppdagades att en tidigare anställd lärare begått sexuella övergrepp mot barn så granskades också Grundskoleförvaltningens hantering av ärendet av en extern konsult. I konsultens rapport framkom kritik kring hur dokument i ärendet hade hanterats. Det föranledde Stadsrevisionen att på eget initiativ granska om förvaltningen följt lagstiftningen kring hur man gallrar och tar bort dokument.

Grundskolenämnden gav därefter förvaltningschefen för Grundskoleförvaltningen ett uppdrag att granska sina rutiner och planer utifrån Stadsrevisionens rapport. Borttagna dokument har nu återskapats av Dataservice och granskats av den arbetsgrupp på Stadsledningskansliet som tillsattes av stadsdirektören i samråd med förvaltningschefen. Det är arbetsgruppens rapport som nu är klar. Rapporten presenterade för grundskolenämndens ledamöter på tisdagskvällen.

Arbetsgruppen har granskat de återskapade dokumenten som låg i den mapp på nätverket där förvaltningsledningen förvarade dokumentation under arbetet med ärendet. Sammanlagt handlar det om 68 dokument som återskapats och granskats. Av dessa riktas kritik mot hanteringen av elva dokument. Rapporten innehåller även en rekommendation för fortsatt hantering av dokument.

-De flesta dokument har tagits bort på rätt sätt. Framförallt handlar det om minnesanteckningar från möten och förlagor till slutliga produkter som till exempel en handling till Skolinspektionen. De bedöms inte tillföra sakuppgifter i ärendet och leder inte till andra åtgärder än de som redan vidtagits. Dokumenten kunde således raderas, säger stadsjurist Lars-Olof Danielsson, som ingått i arbetsgruppen.

I några fall har expedierade handlingar inte registrerats.

-Exempel på detta är brev till vårdnadshavare som skickats ut och sedan tagits bort men inte registrerats. Det borde ha gjorts, säger Lars-Olof Danielsson.

På Grundskoleförvaltningen har arbetet med att uppdatera dokumenthanteringsplanen inletts. Man har tillsatt en ny administrativ enhet som fått ett nytt tydligt ansvar för administration och diarieföring.

-Vi ser allvarligt på att det har funnits brister i hanteringen av dokumentation. Det här visar att det finns en osäkerhet hos våra medarbetare kring de här frågorna, det här måste vi bli bättre på, säger Ulf Karlsson, förvaltningschef på Grundskoleförvaltningen.

Kontakt

Lars-Olof Danielsson, stadsjurist
Telefon: 0704 -55 70 59

Carl Morberg, kommunsekreterare
Telefon: 0768-88 84 29

Ulf Karlsson, förvaltningschef Grundskoleförvaltningen
Telefon: 0734-32 71 11