Svenskar slösar bort allt mer arbetstid

Det råder informationskaos på svenska arbetsplatser och lärosäten. Allt mer arbetstid går åt till att leta efter information och borttappade dokument. Trots att vi tenderar att lägga mer tid på att leta efter informationen fattar över hälften beslut utan tillräckligt informationsunderlag minst varje vecka. Samtidigt hamnar information i orätta händer, visar den senaste av två undersökningar som gjorts på uppdrag av Canon.

Marknadsundersökningsföretaget YouGov har på uppdrag av Canon för andra gången genomfört en undersökning om svenskarnas informations- och kommunikationsbeteenden i arbete och studier. Resultaten visar att svenskar som kommunicerar via dator i sitt arbete eller studier lägger allt mer tid på att leta efter information och arbetsdokument. Många gånger tas till och med beslut utan tillräckligt informationsunderlag på grund av att det är för svårt eller tidsödande att hitta. Samtidigt är det vanligt att information hamnar i orätta händer.

–         De stora informationsmängderna är ett problem för både organisationer och enskilda medarbetare, säger Christoffer Bohrn, produktchef för dokumentlösningar på Canon Svenska. Det är uppenbart att svenska arbetsgivare behöver se över informationshanteringen och erbjuda effektivare, säkrare och mer lätthanterliga sätt för att lagra och dela information.  

Allt mer värdefull tid går åt till att leta
Svenskar tenderar att lägga mer arbets- och studietid på att leta efter informationsunderlag och arbetsdokument. Den andel som lägger en halvtimme eller mer om dagen på att leta har ökat signifikant på bara drygt ett år, från 43 till 47 procent. Bryts resultatet ned ytterligare visar det sig att en fjärdedel (26 procent) lägger mellan en halvtimme och en timme om dagen åt letande, vilket motsvarar 10-20 timmar i månaden. 13 procent lägger en till två timmar om dagen och nära var tionde (åtta procent) lägger mer än två timmar om dagen på att leta, det vill säga från en arbetsvecka per månad och uppåt.

Beslut tas på bristande informationsunderlag
Över hälften av svenskarna (52 procent) fattar dessutom beslut utan tillräckligt informationsunderlag minst varje vecka, trots att de vet att informationen finns. Anledningen till detta är att den upplevs för svår eller tidsödande att hitta. Resultaten visar dock skillnader mellan kvinnor och män. Dagligen fattar var femte man (21 procent) beslut grundade på otillräckliga informationsunderlag, vilket är nästan dubbelt så många jämfört med kvinnorna, där motsvarande andel är 13 procent.

Information hamnar i orätta händer
Även om mycket information är svår att hitta när man behöver den är det ändå vanligt att den hamnar i orätta händer. 75 procent kommer ibland över material eller information som inte är ämnat för dem. Av dessa uppger flest att de ser informationen i eller vid skrivaren, därefter kommer intranät eller liknande och den egna e-postinkorgen.

Statistik från undersökningen

• Svenskarna tenderar att lägga allt mer tid på att leta efter information och dokument. Den andel som lägger en halvtimme eller mer om dagen på att leta har ökat signifikant på bara drygt ett år, från 43 till 47 procent.
  • 26 procent lägger mellan en halvtimme och en timme om dagen åt att leta, vilket motsvarar 10-20 timmar i månaden.
  • 13 procent lägger mellan en till två timmar om dagen åt att leta, vilket motsvarar 20-40 timmar i månaden.
  • Åtta procent lägger mer än två timmar om dagen åt letande, vilket motsvarar minst en arbetsvecka per månad.
  • Endast en procent uppger att de inte lägger någon tid på att leta - en signifikant minskning jämfört med förra mätningen då motsvarande siffra var två procent.
  • Över hälften (52 procent) av svenskarna fattar minst varje vecka beslut utan tillräcklig information på grund av att den varit för svår eller tidsödande att hitta.
    • 55 procent av männen uppger att de fattar beslut utan tillräcklig information minst varje vecka, i jämförelse med 47 procent av kvinnorna.
    • Var femte man (21 procent) fattar dagligen beslut grundade på otillräckliga beslutsunderlag, vilket är nästan dubbelt så många jämfört med kvinnorna, bland vilka motsvarande andel är 13 procent.
• 75 procent ser ibland material eller information som inte är ämnat för dem. Av dessa uppger flest att de ser informationen i eller vid skrivaren (22 procent), därefter kommer intranät eller liknande (14 procent) och i egen e-postinkorg (13 procent).