Offentliga upphandlingar – tips och fallgropar

Upphandlande myndigheter har i regel stor möjlighet att utforma och bestämma föremålet för upphandlingen. Förutsättningen är att upphandlingsrättsliga principer såsom likabehandling, öppenhet och proportionalitet upprätthålls. Varje förfrågningsunderlag styr därför kraven som leverantören ska uppfylla i respektive upphandling.

Generella tips och riktlinjer för leverantörer
·  Samtliga anbudshandlingar som lämnas in måste vara kompletta (dvs. innehålla efterfrågad information och underlag när det efterfrågas). Handlingarna ska lämnas i korrekt format på det språk som efterfrågas (oftast ska samtliga handlingar finnas översätta till svenska).

·  Samtliga obligatoriska krav (så kallade skallkrav) för anbudet måste uppfyllas för att inte anbudet ska förkastas. Flera personer hos anbudsgivaren bör noga gå igenom anbudet och stämma av det mot kraven i förfrågningsunderlaget innan det lämnas in.

·  Oftast administreras offentliga upphandlingar via elektroniska hjälpmedel, exempelvis TendSign. Anbudsgivaren måste därför säkerställa att samtliga uppgifter i formuläret är förbockade, korrekt ifyllda samt att samtliga villkor för upphandlingen accepteras.

·  Anbudsgivaren kan ställa frågor vid eventuella oklarheter kring upphandlingen. Den upphandlande myndigheten är skyldig att lämna förtydliganden, men svaren får inte medföra väsentliga förändringar i förhållande till de ursprungliga kraven.

·  Eventuella brister i upphandlingen bör påtalas för upphandlaren i ett tidigt skede. Det kan vara både tids- och kostnadseffektivt att påtala direkt, eftersom ett bristfälligt förfarande då kan komma att avbrytas utan att onödiga resurser tas i anspråk. Det finns rättsliga möjligheter att ingripa mot en upphandling redan under anbudsskedet.

·  För att kunna utnyttja möjligheten att ställa frågor, påtala brister etc. bör anbudsarbetet inledas i så god tid som möjligt.

Vanliga fallgropar
·  Anbudet måste undertecknas av behörig/a person/er (exempelvis med stöd av firmateckningsrätt eller fullmakt). Notera att VD inte nödvändigtvis uppfyller behörighetskravet.

·  Referenser måste uppfyllas i enlighet med upphandlingens krav. Säkerställ att antalet referenser som åberopas är tillräckliga och att dessa avser efterfrågad tidsperiod och område/kompetens.

·  Åberopas andra företags kapacitet (exempelvis underleverantörer) måste anbudsgivaren kunna styrka att sådan finns tillgänglig. I princip gäller detta även inom koncerner. Anbudsgivaren bör i förekommande fall bifoga ett skriftligt åtagande eller avtal från berört företag vars kapacitet åberopas till anbudet.

Erik Ullberg, Wistrand Advokatbyrå, erik.ullberg@wistrand.se, 031-771 21 76
Tobias Bengtsson, Wistrand Advokatbyrå, tobias.bengtsson@wistrand.se, 031-771 21 61