Landstinget i Värmland förenklar för patienterna - med hjälp av 2c8 Modeling Tool

Självbetjäning vid anmälan av besök, samlingsfaktura varje månad och frikortsystem som hjälper patienter att hålla reda på sitt högkostnadsskydd. Landstinget i Värmland har genomfört förenklingar inom hälso- och sjukvårdsadministration som saknar motsvarighet i Sverige. Och det är gjort med stöd av 2c8 Modeling Tool från 2conciliate Business Solutions.
 
Landstingen har ett ständigt växande vårdbehov samtidigt som de ekonomiska förutsättningarna är begränsade. "Därför behövs verksamhetsutveckling för att personalen ska kunna arbeta med vård istället för administration", säger Per Hanning (bilden) - utvecklingsledare inom Landstinget i Värmland.

Förenklingar för patienterna
 
Som projektledare i det interna förbättringsprojektet ABBA (Anmäla Besöka Betala Avgift) har han varit med i arbetet från idé till införande av förenklingarna för patienterna:
• Alla patientavgifter betalas nu via kostnadsfri månadsfaktura. Betalkort och kontanter behövs inte längre - och därmed inte heller den administrativa hanteringen av detta.
• Ett frikortssystem håller kontroll på högkostnadsskyddet. Den manuella hanteringen av högkostnadskort behövs inte längre vilket förenklar för både patient och personal.
• Terminaler för självbetjäning vid anmälan av besök kommer att införas. Med mindre köer kan vi hjälpa patienter som har behov av mer stöd och dessutom lägga mer kraft på mer värdeskapande arbete än att anmäla och ta betalt av patienter.

Gemensam bild av splittrad verksamhet
 
"Dessa förenklingar för patienterna kan tyckas självklara och enkla att införa - men i ett landsting är verksamhetsutveckling betydligt mer komplext än man anar", fortsätter Per Hanning och förklarar: "Vi har många olika IT-system i drift för olika ändamål - för vården, för administrationen och för tekniken. Därför är det svårt att ha kontroll över helheten och se kopplingarna mellan de olika systemen".
 
För ABBA-projektet - med representanter för vård, administration och teknik - blev den första åtgärden att samla projektgruppen kring en gemensam bild av nuläget.

”Med hjälp av 2c8 Modeling Tool kunde vi kartlägga alla våra administrativa rutiner i en samlad processkarta – och det var mycket nyttigt för hela projektgruppen”, förklarar Per Hanning: ”Det gav oss en visuell överblick över en splittrad verksamhet - liksom förståelse och argument för att vi behövde rensa och förenkla våra processer”.

Mindre pressad personal och mer nöjda patienter
 
Nästa steg för projektet blev att definiera ett önskat läge – även det med stöd av 2c8 Modeling Tool. ”Vi tog fram ett Proof of Concept som är ett enkelt sätt att beskriva en process – från delprocessbeskrivningar till övergripande verksamhets- och systemlösningar med framgångsfaktorer och aktiviteter”, berättar Per Hanning.

Och med detta som beslutsunderlag var det lätt att gå vidare med projektet. Istället för ”det går inte” möttes projektet av entusiasm hos alla parter – internt för att det ger mer tid över till vård istället för administration; externt för att det förenklar för patienterna. ”Landstinget har fått mindre pressad personal och mer nöjda patienter”, summerar Per Hanning.

Lyckat IT-projekt - tack vare få missförstånd
 
2c8 Modeling Tool har varit ett bra och effektivt stöd i verksamhetsutvecklingen – men också i systemutvecklingen för de nya tjänsterna.

”Att skriva en kravspecifikation för en sådan här IT-lösning är komplicerat men med hjälp av modelleringsverktyget kunde vi visuellt visa vad vi ville ha – från övergripande processer till detaljnivå”, berättar Per Hanning.

Thomas Wenngren på Knowit i Karlstad – som utvecklat IT-systemet – instämmer: ”Ett lysande underlag och tack vare det mycket få missförstånd, vilket lade grunden till ett effektivt och lyckat IT-projekt”.

....................

Läs mer om 2c8 Modeling Tool >>

Läs mer om 2conciliate Business Solutions >>