Kontorsanställda ägnar stor del av arbetstiden åt att leta efter dokument. Digitalt arkiv är lösningen.

Flera undersökningar visar att kontorsanställda ägnar mellan 10-30 timmar per månad åt att leta efter dokument. 1 av 10 dokument som sparas hittas aldrig på grund av avsaknaden av ett strukturerat digitalt arkiveringssystem. Det är lätt att förstå att kostnaderna är höga. 

Lösningen är att bygga ett strukturerat digitalt arkiv.
Ett digitalt automatiserat arkiv innebär att dina dokument skannas in, blir digitala och samlas i ett arkiv där allt är sökbart återsökningsbart. Både maskinskriven text, handskriven text, kryssrutor, streckkoder med mera kan skannas.

Förenkla arkivering av dokument

Fler och fler vill spara sina dokument i ett digitalt arkiv för att underlätta sökning och sortering, men det innebär ofta mycket manuellt arbete med mängder av data som måste matas in. Med en automatiserad arkiveringsprocess och ett digitaliserat arkiv minskas mängden manuellt arbete.

Kostnaderna för att hålla sig med fysiska arkiv är helt enkelt för stora inkluderat det manuella arbetet med att söka, underhålla och administrera informationen.

Enkla och smidiga lösningar för digital arkivering

DocuPartner erbjuder färdigpaketerade lösningar för digitala arkiv, till en fast månadsavgift för små- och medelstora företag. Vi vet att många företag känner en viss osäkerhet inför att dra igång ett stort IT-projekt, eftersom IT-projekt kan innebära konsulttimmar som i slutändan kan bli hur många timmar som helst. Med Docupartners lösningar till en fast månadskostnad behöver du inte oroa dig, det blir inga överaskningar utan är lätt att budgetera för.

Så funkar elektronisk arkivering, tre enkla steg

1. Elektronisk arkivering – skanning
Med hjälp av en skanner kan pappersdokument digitaliseras och en elektronisk bild skapas. Från denna bild läser en programvara in och digitaliserar informationen, det första steget till elektronisk arkivering och ett digitalt arkiv.

2. Elektronisk arkivering - tolkning och verifiering
Programvaran läser in och förstår:
- maskinskriven text (OCR- Optical Character Recognition)
- handskriven text (ICR- Intelligent Character Recognition)
- kryssrutor (OMR- Optical Mark Recognition),
- streckkoder med mera.

3. Elektronisk arkivering - placering i ett digitalt arkiv (sökbart)
När informationen är digitaliserad och verifierad lagras den i ett digitalt arkiv. Det är den här delen av elektronisk arkivering som gör informationen sökbar, eftersom all papperstext nu finns som digital information.

Med DocuPartners lösning för digital arkivering får du:

• Effektivare arkivering - Dokumenten kommer direkt in i ditt system och du slipper kostnader för manuell hantering, pärmar och förvaringsutrymme.

• Snabbare sökning och återsökning - Med ett digitalt arkiv kan du snabbt återsöka dina dokument, det spar mycket tid.

• Lägre kostnader - Elektronisk arkivering och digitalt arkiv frigör mycket tid och plats som annars måste ägnas åt pappershantering.

• Högre säkerhet - Du kan styra vem som har tillgång till vad i ett digitalt arkiv.