Sociala Intranät och dess affärsmöjligheter

Begreppen "social" och "Enterprise 2.0" är uttryck som numera används flitigt i samband med intranät och andra affärsverktyg. Den sociala vågen och dess öppenhet har väckt olika åsikter. Perspektiven vaggar mellan rädsla och förtjusning men mätningar tyder på att en övervägande del av företagsledare nu (efter år av debatt) inser att det vilar en enorm kraft och outnyttjade affärsmöjligheter bakom att öppna den sociala dörren för verksamheten. Enligt egbs kommer eller har 3 av 4 kommuner att införa sociala funktioner på intranätet under 2013.

Vad innebär ett socialt intranät?

Kommunikation och samarbete är grundstenar i framgångsrika affärer. De senaste åren har geografisk spridning av projektgrupper och verksamheter ökat. Samtidigt stiger behovet av realtidskommunikation i takt med ökat konkurrens. Dagens sociala intranät kan betraktas som nerven i affärsverksamheten och utgör basen för samarbetet inom organisationen, mellan anställda och dess projektgrupper. Ett effektivt socialt intranät engagerar, informerar och involverar medarbetarna, hela vägen från ledningen, genom projektgrupper till individuella medarbetare. Ett socialt intranät kombinerar teknik och processer till att uppmuntra kollaboration, innovation och produktivitet mellan rätt personer vid rätt tillfälle.

Ett intranäts strategiska helhet består övergripande av information, verktyg, kommunikation och samarbete. Hur skiljer sig då ett socialt intranät från ett traditionellt? Det övergripande svaret är att ett traditionellt intranät kännetecknas av att informationsvägen är uppifrån och ner. I det sociala intranätet kan alla medarbetarna bidra med information och filtrera det egna informationsflödet efter eget intresse. På det traditionella intranätet trycks information ut i verksamheten uppifrån och ned, strukturen speglar organisationen och den största boven heter sök. Medarbetarna har svårt att hitta vad de söker efter. Med det sociala intranätet speglar strukturen intresset hos medarbetaren, kunskap och inspiration lyfts fram och nätverket bidrar med tips utefter varje medarbetares definierade intressen och kompetenser.

Det första steget till ett social intranät är att låta de anställda kommentera och föra öppna diskussioner runt intern information såsom företagsnyheter och inom communities. Det större steget är att gå ifrån de traditionella intranätets ramar och ta klivet in i de sociala affärsmöjligheternas värld. Vad innebär då det? Kortfattat handlar det om att gå ifrån en centralt definierad struktur till en användardefinierad struktur och få medarbetarna att använda intranätet inte bara för att de behöver, utan för att de vill.

Sociala medier, privat och i arbetslivet

Sociala medier används både privat och i arbetslivet. Vanligtvis för att knyta kontakt med likasinnade, kommunicera med nära och kära, få svar på frågor, söka hjälp eller sprida information och kunskap. Logiken bakom det sociala intranätet bygger i allra högsta grad på användandet av sociala medier i den privata sfären. Plattformar såsom Microsoft SharePoint och EPiServer har byggt in allt med stöd "out of the box" för sociala funktioner. Vi kan säga att de insett kraften av att förändra sig efter marknadens behov. Jag citerar Stephan Hawkings; "Intelligence is the ability to adapt to change".

Kommunikationsevolutionen har varit lavinartat i den privata sfären och merparten av oss använder dagligen Facebook, Skype, LinkedIn, Pintrest etc. Användandet av sociala verktyg i det privata har lett till högre krav på informationsdelning och samarbete inom arbetslivet. En möjlig tes är att detta resulterat i ökat missnöje för anställda som söker information på ett traditionellt intranät.

Vanliga motgångar och hur du övervinner dem

Ju mer konservativ organisationen är desto högre sannolikhet är det att ni möte motgångar när ni lyfter förslag om att lansera ett socialt intranät. Här kommer två vanliga motgångar och hur de kan bemötas:

"Sociala medier är slöseri med tid"

Sanningen är att oavsett vilken teknologi vi tillhandahåller till de anställda så kommer merparten av oss att slösa tid. Även utan sociala verktyg slösas det tid med privata mail med bilder på anställdas hundar och katter etc. det pratas i korridorer, i mobiltelefon och det sker sannolikt uppdateringar på sociala medier utanför arbete. Självklart kommer det att medföra viss slöseri med tid även i sociala medier, men erfarenheter visar att cirka 80% av information som publiceras inom ramen för organisationens sociala medier är affärsrelaterade och leder till ökat effektivitet och produktivitet.

Sanningen är att även saker som vanligtvis inte skulle komma fram, nu plötsligt uppdagas, såsom uppmuntringar, förbättringsförslag och erkännanden såsom "du gjorde ett fantastiskt jobb med din senaste presentation". Detta är information som anställda normalt inte skickar mail om, men inom sociala intranät kan denna typ av kommentarer ske öppet och mer frikostigt. Inom den kollaborativa sfären träder således nya effektiva kommunikationsmönster fram.

"Vad händer om en anställd skriver en negativ/kritisk kommentar?!"

Det vara bra att påminna sig om att anställda har möjlighet att skriva negativa och kritiska kommenterar idag via exempelvis mail. Att det sker i ett öppet forum på sociala intranät är faktiskt något positivt. Om det inte sker där så kommer det garanterat ske i korridorer och i informella kanaler där ledningen inte kan agera. Normalt sätt är vi inte anonyma på det sociala intranätet vilket medför att varje anställd måste stå för sina uttalanden. Negativa kommentarer handlar dessutom oftast om förbättringsförslag, och på det öppna forumet ges möjlighet att replikera. Anställda bör uppmuntras till att våga vara öppna och raka, en transparent kultur medför en rad fördelar.

Vilka effekter kan ett socialt intranät medföra?

Den unika kulturen inom varje enskild organisationen kommer att påverka effekterna och affärsnyttorna av införandet av ett socialt intranät. En övergripande effekt är att det blir effektivare kommunikation, men detta kommer inte att räcka för att övertyga beslutsfattarna som vill se ROI (Return On Investment) i ettor och nollor.

Effektmål och ROI är av högsta vikt för ledningen som ska besluta om att införa ett socialt intranät. Genom en väl genomförd förstudie är det möjligt att definiera mätbara mål såsom personalnöjdhet, kundnöjdhet eller sparad tid. Jag vill dock understryka att det är en utmaning att på förhand räkna hem vinsten. Inom sin tid kommer sociala intranät sannolikt bli lika standardiserat som email och mobiltelefoner, en intressant reflektion är hur verksamheter tidigare räknade hem ROI för exempelvis mail?

Nedan listar jag några vanligt förekommande effekter av sociala intranät:

• Effektiv kommunikation som leder till att anställda enklare kan utföra sina arbetsuppgifter
• Minskat "återuppfinnande av hjulet"
• För fram idéer som annars inte hade kommit till ytan
• Finn expertis och kompetens snabbare
• Förbättrar sök efter information
• Kortare startsträcka, snabbare beslut / resultat
• Reducerar mailtrafiken
• Best Practice och kunskapsutbyte
• Förbättrad kultur och ökad delaktighet

Vad är viktigt att tänka på innan lansering av ett socialt intranät?

Jag är en flitig förespråkare för sociala intranät och taken med att låta anställda kommunicera med "frihet under ansvar" i sociala medier, men jag rekommenderar starkt att ni beaktar följande:

• Skapa en tydlig policy för användandet av sociala medier
• Säkerställ stöd från ledningen
• Sätt tydliga mål och förankra dessa i verksamheten
• Gräv där ni står. Börja med att ta pulsen på era befintliga arbetssätt med en förstudie
• Börja enkelt
• Kör en pilot med en mindre grupp inom organisationen
• Hitta ambassadörerna "eldsjälarna" och utnyttja deras kraft
• Glöm inte bort att allt handlar om att ni ska bli mer produktiva!

Vad är ditt nästa steg?

Kontakta DQC för en förutsättningslös diskussion, vi ser fram emot att hjälpa er med en förstudie.

Gustav Söderkvist, Affärsutvecklare
072 253 07 98