Blogginlägg -

8 tips för framgångsrika digitala möten

Just nu är det många som arbetar hemifrån och behöver hitta effektiva lösningar på de möten som man har inbokade. Med en ambition om att bromsa smittspridningen av Covid-19 (Corona), försöker vardagen nu att anpassa sig till det nya normala - i alla fall normalt för vad som förutspås fortgå ett litet tag. Behovet av att kommunicera med varandra finns däremot fortfarande kvar och många verksamheter behöver hitta sätt att jobba vidare på. Nedan har vi sammanställt några tips hur du kan lägga om dina fysiska möten till mer effektiva och digitala möten.

Spara tid och håll dig till kortare möten

Att hålla i ett digitalt möte kan vara mer tidseffektivt än ett fysiskt, för det ställer högre krav på deltagarna om närvaro och fokus på mötet. Håll dig gärna till flera kortare möten än få långa och fokusera på någon/några punkter i taget, då underlättar du för deltagarna att kunna följa med och hålla fokus under mötet.

Tydlighet är nyckeln.

När du håller i ett virtuellt möte ställer det oftast högre krav på att dialogen blir tydligare. Inget kallprat om vädret eller hur kaffet smakar är uppskattat här! Tydlighet kan innebära att du stärker det du talar om med en presentation och endast talar om de punkter som finns i denna. Det kan också betyda att deltagarna behöver förbereda sig inför mötet på ett annat sätt, speciellt om man är van att bara slinka in och anta att föredragande ska dra en bakgrund om alla punkter…

…Förberedelser, förberedelser

Fundera över vad deltagarna behöver veta innan och se under mötet. Behöver deltagarna läsa på något innan mötet för att kunna förbereda sig? Allt du kommer på som är viktigt, samla dessa och skicka ut till deltagarna några dagar innan mötet. Även om de inte behöver göra något konkret är det bra om du skickar ut en notis om det, så har du redan där satt upp en riktlinje och deltagarna vet vad som förväntas av dem.

Ge varandra lite space

Kanske inte det ni tror att vi menar med space, det vi menar här är att ge samtliga deltagare utrymme i mötet att göra sig hörda och upprätthålla en struktur i mötet. Om ni visar en presentation, ha slides där det tydligt framgår talarordningen eller vem som ska prata när. På det här sättet får du deltagarna att känna sig mer bekväma under mötet och hänger med mycket bättre (håller fokus).

Cam, set, go!

Ett digitalt möte kan bli så mycket trevligare om deltagarna har möjlighet att se varandra. Dels kan vi vara lite törstande efter social kontakt med andra i dessa tider, dels så underlättar det att känna en delaktighet och att alla har en plats i mötet. Tänk på att stänga av mikrofonen när du inte pratar – ingen vill höra din hund skälla i bakgrunden eller ditt intensiva knapprande på datorn.

Ja, nej eller mittemellan

Eftersom det är svårare att läsa av kroppsspråk under digitala möten, be deltagarna att tydligt svara på frågor. Vi vill inte ha en lång och utdragen monolog (vilket det lätt kan bli om deltagarna inte tar/kan ta plats) och därför är det väldigt bra att ta kortare pauser för att stämma av att alla hänger med, kan svara på frågor och även ställa frågor!

Klart, vad gör jag nu?

Grattis till att ha genomfört ditt digitala möte, det känns som att vi nästan är i framtiden... Vad som däremot kan slussa oss tillbaka till verkligheten rätt fort är om någon har haft lite dålig mottagning och därmed missat halva mötet (det händer och det är ingen fara!). Skicka gärna ut en sammanställning på viktiga saker som togs upp under mötet – aktiviteter, datum, beslut, etc. – till samtliga deltagare. Mindre risk för missförstånd och större chans till samförstånd.

Teknikens under!

Tänk utanför boxen och undersök vilka olika tekniska möjligheter och verktyg som erbjuds just nu. Kanske är det ett verktyg för presentationer, omröstningar, undersökningar eller utbildning - oavsett vad du har för syfte med din sammankomst finns med massor med spännande möjligheter där ute att leta efter. Kanske det är nu du har tiden att finslipa din mötesteknik?

Lycka till mer era möten nu! Boka in ett digitalt möte med Anna Wigsén för att fråga mer om möten på distans och fler knep.

Ämnen

  • Arbetsliv

Regioner

  • Göteborg

Kontakter

Relaterat innehåll

  • 3 digitala workshops för att leda på distans och i osäkerhet

    Som ledare förväntas vi kunna ge svar, skapa trygghet och ge en riktning för medarbetare samt verksamheten. Som medarbetare förväntas vi kunna ta vårt medarbetaransvar och kunna fortsätta utföra våra arbetsuppgifter. Då mycket av vårt arbete nu behöver utföras på distans så ökar också behovet av förhållningssätt och strukturer som främjar ett effektivt teamarbete.

  • Digitaliseringen som tagit fart

    Det märks tydligt att digitaliseringen har tagit fart efter många år där känslan har varit att vår verksamhet kan inte digitaliseras. Nu verkar marknaden insett att förväntningarna från kunder och medarbetare kräver att stora delar av verksamheten digitaliseras och automatiseras.

  • Hög tid att ta ledarskapet i er digitala transformation

    Sällan har det varit så påtagligt att kunna forma morgondagens verklighet som i fråga om digital transformation. De vägval och åtgärder som görs idag kommer att vara avgörande för verksamhetens förutsättningar att konkurrera och leverera en hög nivå av service i framtiden. Vi har sammanställt ett material kring digital transformation som ledningsgrupper kan använda som underlag för samsyn.

  • Digitalisering av Samhällsbyggnadsprocessen

    Digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen är ett ämne som just nu berör många. Ekan Management medverkade på Position2030 för att bidra till utvecklingen mot digitalisering, standardisering och med hela samhällets livscykel i fokus.

  • Distansutbildning för att lyckas med digitala möten

    Omställningen från att ses fysiskt till att arbeta på distans har för många skett över en natt. Vi erbjuder utbildningspaket på 2-4 timmar anpassade till just din organisations behov. Utbildningen bygger på verktygen Teams eller Skype och kan omfatta upp till 50 deltagare. Är behovet akut? Inga problem, vi kan förbereda och genomföra en utbildning inom en vecka från Din bokning.

  • Fastighetsbranschen ser en ljus framtid

    Att få tillbringa dagen på Business Arena i Malmö med många branschkollegor är en ynnest. Engagemanget och glädjen i utställningen och på föredragen gav inget intryck av att Covid-19 (Corona) lagt sordin på oss, även om risken med att skaka hand nämndes lika ofta som det traditionella väder-snacket.Nu när vi smält alla intryck vill vi gärna dela med oss av vår summering av dagen i 8 punkter.

  • Så boostar du hemarbetet

    Hur gör man för att hålla i och hålla avstånd och samtidigt få skratta och fylla på med energi? Här kommer några tips och jag vill gärna höra dina!