Elektronisk fakturahantering

Det går framåt för utvecklingen av elektronisk fakturahantering.  

Hur ser det ut nu?

Senast den 1 juli 2008 ska samtliga statliga myndigheter hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Detta har drivit på marknaden för elektronisk fakturahantering, e-faktura och fakturaskanning. Det finns ett flertal systemleverantörer med dugliga system och en handfull av dem kan erbjuda intressanta lösningar som kan bidra till en effektiviserad process. Idag kan dessutom en hel del av de större företagen skicka någon form av elektroniska fakturor. Ett bidrag till utvecklingen har varit de företag (VAN – Value Added Network) som erbjuder tjänster att konvertera i princip alla elektroniska fakturaformat.

I samband med införandet av elektroniska fakturor finns också stora möjligheter att förbättra hela processen genom att införa elektroniska inköp.

Fördelar med elektronisk fakturahantering Elektronisk fakturahantering innebär att pappersfakturor tas emot och skannas in eller allra helst att fakturorna som tas emot är elektroniska.

Exempel på fördelar med en elektronisk hantering av fakturor jämfört med hantering av pappersfakturor är:

• Lägre hanteringskostnad per faktura genom 
  effektivare administration
• Säkrare hantering och bättre kontroll på attest-  och fakturaflödet
• Bättre statistik och därmed bättre
  leverantörskontroll
• Ökad tydlighet i inköpsbeteenden

Vidare finns det även en rad fördelar både för kund och leverantörer med att införa elektroniska fakturor såsom snabbhet i överföring, lägre kostnader, bättre statistik och säkerhet.

Nyttan kan ökas ännu mer genom att inköpen görs elektroniskt. Genom e-inköp kan inköp attesteras i förväg vilket snabbar upp fakturahanteringen. Vi får även bättre kontroll över vad som avropas och vilka beställningar som ligger ute men som ännu inte fakturerats. Vid attest av fakturan har vi dessutom informationen lättillgänglig på den elektroniska inköpsordern som automatiskt matchas med fakturan. Hela processen får därmed en högre kvalitet och blir effektivare, från beställning till att leverantörens faktura är betald.

Framgångsfaktorer

Ekan har en bred erfarenhet av systemupphandling och extern projektledning vid införande av nya processer och system. Ett nytt system för elektronisk fakturahantering ger inte ovannämnda fördelar och besparingar utan att projektet aktivt arbetar med aktiviteter för att utveckla hela processen från inköp till betalning av faktura. Nedan följer ett urval av områden som är viktiga att tänka på vid införande av elektronisk fakturahantering.

• Elektronisk fakturahantering påverkar mer eller mindre hela organisationen vilket innebär att löpande information och förankring är betydelsefullt för att hela organisationen ska ta till sig nytt system, nya arbetssätt och rutiner.

• En framgångsfaktor är att dela in fakturor utifrån beställningstyp. Exempel på beställningstyper kan vara systemorderbaserade varor/tjänster, abonnemang och beställning utan order. Genom att nyttja beställningsinformation och låta systemet utföra kontroller kan automatisering av fakturaflödet öka betydligt. Verksamheten kan därmed ägna tid åt fakturor som avviker från godkända beställningar och uppsatta regler.

• Störst effekt ges genom att utveckla och systemsätta processen för såväl inköps- som  leverantörsfakturor i sin helhet. Ofta blir det dock för resurskrävande att genomföra båda samtidigt. Det är ändå viktigt att projektets målbild omfattar helheten för att systemlösningen inte ska begränsa framtida utveckling.

• Om arbetet med att administrera fakturor är omfattande kan det finnas besparingar med att köpa tjänsten från en skanningoperatör. Det finns både för- och nackdelar med skanning i egen regi. Fördelarna med att skanna och tolka i egen regi är kännedom om organisation, egna rutiner och fakturamottagare. Nackdelar är höga kostnader, individberoende och att hanteringen inte är verksamhetens huvudsyssla.

Vill du vet mer? Kontakta Magnus Wernqvist.