Färre interna mejl gav ökad produktivitet och mindre stress

Under januari 2012 gjorde mjukvaruleverantören Exformatics ett försök att minska antalet interna e-postmeddelanden. Istället för att mejla uppmanades medarbetarna att använda statusuppdateringar via företagets ECM (Enterprise Content Management)– system för att informera om pågående projekt, ärenden och uppgifter. Försöket resulterade i att antalet e-postmeddelanden mer än halverades, vilket ledde till ökad produktivitet, tidsbesparing såväl som mindre stress bland de anställda.

Istället för interna e-postmeddelanden fick de anställda på Exformatics använda sig av en aktivitetsström, som kan jämföras med statusuppdatering i sociala medier. Genom att flytta kommunikationen till ECM-systemet fick medarbetarna mer tid, då de inte behövde växla kontext från sitt arbete till e-postprogram och tillbaka igen.

Försöket resulterade att det under januari månad skickades i genomsnitt 114 interna e-postmeddelanden per person, att jämföra med 245 (november 2011). Tiden medarbetarna lade på att skicka interna mejl sjönk också avsevärt. De påpekade även att de kände sig mindre stressade än vanligt, och att det var lättare att hitta den information de sökte.

– Enligt Forrester Research är 30 % av alla mejl som skickas spam till följd av överdrivet användande av ”cc”, ”bcc” och ”svara alla”. Vi spenderar alltför mycket tid på att läsa, tänka över och besvara e-post, som kunde avklarats mycket snabbare och mer effektivt öga mot öga, i aktivitetsströmmen, på chat eller via vår inbyggda uppgiftshantering i ECM-systemet. Vi vill nu på allvar utmana och helt avskaffa e-post internt. Externt är vi dock tvungna att fortsätta att besvara förfrågningar från kunder och leverantörer på det gamla sättet, säger Joachim Hansson, försäljnings- och marknadschef på Exformatics.

Övergången från e-post till digital kommunikation via verksamhetens ECM, som också fungerar som intranät för företagets medarbetare och externa konsulter, betyder att även korta kommentarer, länkar, artiklar och noteringar lagras i relevanta sammanhang t ex på aktiviteter, personalärenden och projekt, finns kvar för framtida användning.

– Flera rapporter och undersökningar visar på ett samband mellan e-postmeddelanden och stress. Det går att kommunicera på ett mer strukturerat och målinriktat sätt. Allt för många interna e-postmeddelanden pendlar mellan att vara ”för kännedom” till faktiska uppgifter. Vi skall istället ställa krav på medarbetarna att kommunicera mer effektivt så att mottagaren inte känner någon tvekan om vad som förväntas, säger Joachim Hansson.

Nedan följer ytterligare tips för att minska andelen e-post och använda mejl mer effektivt:

1. Ring eller träffa de du vill kommunicera med. Innan du skickar ett mejl fundera på om mejl verkligen är bästa sättet att hantera informationen. Många gånger är ett telefonsamtal att föredra, om du får tag på personen så får du svar omgående, annars kan du lämna röstmeddelande och sedan skicka, då ökar sannolikheten att personen öppnar och svarar inom kort.
2. Var selektiv med vilka du skickar till. Skicka bara till de som är berörda.
3. Använd inte mejl för diskussioner. Använd istället intranätforum eller privata grupper på exempelvis Facebook eller Linkedin. De flesta blir irriterade och stressade av långa diskussioner i mejlen. De blir dessutom svåra att följa och veta vem som sagt vad.
4. Undvik att skicka tunga bilagor. Lägg dessa på ex vis Sharepoint, Dropbox eller Google Docs och länka till bilagan i mejlet. Att skicka tyngre filer i gruppmejl är ineffektivt, då sparas flera versioner av bilagan.
5. Skriv tydligt vad mejlet innehåller i ämnesfältet.