En rekryteringsbyrå inhouse – kan det vara effektivt?

Kan det löna sig att göra allt rekryteringsarbete i egen regi? Efter att i många år ha arbetat med externa byråer valde IT-företaget Hogia att starta sin egen rekryteringsverksamhet för att själv kunna göra rekryteringarna för de 27 enskilda bolag som ingår i Hogia-gruppen. Hanne Stolt Wannebo, Hogias HR-chef, delar med sig av erfarenheterna efter det första året:

Vi hade bra samarbeten med externa rekryteringsbyråer och fick intressanta kandidater. Men det fanns en del stötestenar. Först och främst medförde det många gånger en längre startsträcka att anlita en byrå. Det kunde hända att rekryteraren på den byrå som vi brukade arbeta med hade slutat och vi fick börja om från början med en ny kontaktperson. Vi hade också svårt att fånga upp spontanansökningar och de kandidater som inte riktigt matchade en tjänst men som ändå var intressanta för Hogia. Till exempel kunde vi ibland se att de kandidater som rekryteringsföretag försåg oss med tidigare hade sökt ett jobb hos oss eller hade gjort en spontanansökan.

Ett annat problem var att vi hade många Cv:n som florerade i olika mailboxar och vem som faktiskt landade ett arbete berodde på vem som hamnade hos rätt person. På ett mindre företag kan det fungera, men hos oss med 600 anställda var risken stor att intressanta kandidater föll mellan stolarna.

Det kändes som ett slöseri med både tid och resurser. Så vi startade en rekryteringsfunktion i egen regi. I dag arbetar tre personer enbart med rekrytering. Vårt arbetssätt är likt det hos en extern byrå men med den viktiga skillnaden att vi själva lever i företagskulturen. Det ger oss en mycket kortare startsträcka vad gäller att komma igång med en rekrytering. Vi har ett centralt rekryteringssystem som ger oss överblick över alla tjänster som finns ute och även över dem som är på gång. Vi har utrymme att träffa de personer som gör spontanansökningar för förutsättningslösa intervjuer. När vi har en vakans går vi ofta in och matchar dessa. Resultatet gör att våra bolagschefer kan få en snabbare process, och ibland kan vi förmedla en kandidat direkt ur vår kandidatbank. Med en specialiserad rekryteringsfunktion kommer rekrytering allt högre på agendan. Vi har möjlighet att arbeta proaktivt, något som blir allt viktigare på kandidaternas marknad.

Vi har även full kontroll över vårt arbetsgivarvarumärke. Alla kandidater som kommer till Hogia får en likvärdig presentation över vilka vi är och varför man ska arbeta hos oss. Vi säkerställer att personer inte faller mellan stolarna och att kommunikationen med en kandidat följer våra rutiner. Allt för att ge en bra kandidatupplevelse.

Vi hör allt oftare om andra företag som själva vill äga sin rekryteringsprocess. Vår bild är att kandidatupplevelsen blir allt viktigare och att vi som arbetsgivare inte har råd att inte fokusera på rekrytering. Det är ett strategiskt beslut att själva äga processen eftersom vår framtida kompetensförsörjning är essentiell för att lyckas med våra affärsmål. Om ni funderar i liknande banor kan det löna sig att tänka på följande:

• Gör ett studiebesök på ett företag som har gjort samma resa för att dela erfarenheter. Vi hade förmånen att få träffa SKF som hade gjort en liknande förändring och vi fick bra idéer. Är ni nyfikna på att träffa oss på Hogia så hör av er.
• Ett rekryteringssystem är viktigt. Vi gör omkring 70-80 rekryteringar per år och skulle inte ha haft möjlighet att administrera det utan ett system. Det underlättar också överblicken och tillåter oss att arbeta mellan processer, oberoende av om personer är på plats.
• Avsätt tid till att hantera spontanansökningar. Här finns möjlighet att korta ner många rekryteringsprocesser genom att arbeta proaktivt.
• Om ni inte redan har en strategi för Employer branding, så utforma en plan för hur ni ska arbeta för att få in kandidater.
• Mät ditt arbete. Det är en fördel att kunna peka på konkreta effekter av vad ni gör och skruva på det som inte ger effekt.

Hanne Stolt Wannebo, HR-chef för Hogia-gruppen

Läs intervjun med Hanne Stolt Wannebo i senaste numret av Personal & Ledarskap