Vi gör det enklare att bokföra och revidera de mindre kontantföretagen

Även om vi idag har en lag som reglerar detaljhandelns kassasystem så upplever många det fortfarande svårt att bokföra och revidera kontanthandeln. Inte sällan är till exempel integreringen mellan kassaregistren och bokföringen problematisk.

En tänkbar lösning, som vi på Hogia har implementerat, är om man betraktar kassasystemet som en bokföringsenhet. Varje affärshändelse som registreras i kassaregistret bokförs per automatik i registerordning och en rapport genereras. Samtliga transaktioner som skett i kassan registreras, både avseende försäljning och andra händelser som till exempel kontantuttag. Det innebär att kassan och bokföringen alltid stämmer.

Rapporten som genereras har utvecklats tillsammans med Sigurd Elofsson på PwC som har kunnat säkerställa att den till sitt innehåll uppfyller de krav bokföringslagen ställer på grundbokföring av affärshändelser. En extra fördel med att grundbokföringen sker simultant med inregistrering av försäljningen är givetvis att bokföringsarbetet, och därmed kostnaden för det, minskar. Den gamla kassaboken behövs inte längre. Integreringen gör bokföringssystemet mer transparant och säkert. Huvudbokföringen kan ske i sammandrag i en bokföringspost genom att en månadsrapport skickas till bokföraren en gång per månad, digitalt eller i pappersform.

Redovisning är en av grundbultarna i Hogias produktutbud. Därför låg lösningen att betrakta ett kassaregister som en del av redovisningssystemet nära till hands. På så sätt skapas en brygga mellan kassa och redovisning, vilket förenklar revisionen av kontanthandeln.

Vi arbetar sedan länge med att förenkla både för revisorer och redovisningskonsulter men även för den enskilde näringsidkaren och myndigheter att kunna följa transaktioner i ett kassaregister och den här rapporten är ett steg i rätt riktning. Vi arbetar också för att etablera en standard för kassaregister med komplett systemdokumentation inklusive manual avseende bland annat rapporter samt behandlingshistorik som uppfyller både skatteförfarandelagens och bokföringslagens krav. Ledorden är jämförbarhet och transparens. Systemen skall vara säkra och visa på allt som sker i redovisningen.

Vårt samarbete med PwC leder till en ökad förståelse för båda parter avseende frågor som rör granskning och bokföring av kontanthandelsbranschen. Det ger oss också en möjlighet att erbjuda mer effektiva metoder för redovisning och revisionsbranschen som i slutändan leder till minskade kostnader för handlaren.

Thor Johnsson, verksamhetsutvecklare på Hogia