Processutveckling - inte bara processer

Processutveckling handlar inte bara om processer. Syftet med processutvecklingen är ju att utveckla vår verksamhet, och tittar man närmare på en process så innefattar den så mycket mer; processen är en del av en verksamhets förmåga, den styrs av regler och är beroende av information i olika former och allt som oftast är det människor inblandade.

Så låt oss lyfta blicken och se det som den verksamhetsutveckling det är när vi snackar processutveckling.

Många av våra kunder vänder sig till oss när de behöver komma loss från gamla stela arbetssätt och system. Det kan upplevas som svårt att rulla ut på rätt bana för att nå sina mål och att realisera nya idéer.

För att veta att vi är på banan har vi identifierat 9 avgörande checkpoints längs utvecklingsresan:

1. Vi vet varför vi beskriver våra verksamhetsförmågor eller processer och vad vi vill uppnå med det.
   Ett par frågor som ofta kommer upp inför ett utvecklingsarbete är: Varför gör vi det här? Kommer de metoder och arbetssätt vi har valt verkligen att ta oss dit vi vill?

   De är bra frågor, som tyvärr oftast tappas bort när man väl är igång med utvecklingsarbetet. Glöm inte; vi måste kontinuerligt ifrågasätta varför vi gör vi det vi gör - under hela utvecklingscykeln.

2. Vi beskriver så mycket av vår verksamhet, omfattning såväl som djup, som syftet ställer krav på. Inte mer, inte mindre. 
   Är det en övergripande bild vi behöver? Eller är det detaljerade djupdykningar i specifika processer? Vad vi ska uppnå styr detaljgraden. Ett tips är att börja med att snabbt få upp en helhetsbild över verksamheten, t.ex. i form av en förmågekarta/Vintergatan och efter det beskriva processflöden och informationsbehov för de mest prioriterade områdena.
3. Vi har syftet i tankarna när vi kommunicerar vårt utvecklingsarbete; vem ska förstå och varför ska personen förstå våra verksamhetsbeskrivningar? Gör arbetet visuellt och lätt att förstå. Använd verksamhetens eget språk och synliggör gärna synonymer så du når ut brett.
4. Vi ser till att individerna känner igen sig i verksamhetsbeskrivningarna. Detta gör vi genom att involvera människor.
   När det gäller processer är det också viktigt att vi fokuserar på processernas resultat och vad detta resultat i nästa steg ska användas till. Att som individ få vara med och skapa ett resultat föder så mycket mer engagemang jämfört med att bara utföra ett antal steg i en process.
5. Vi förstår vår egen verksamhets ambition. 
   Hur processorienterade vill vi bli? Ska vi använda processer för att lösa ett specifikt problem eller utveckla ett visst verksamhetsområde? Eller vill vi gå mot en mer processorienterad organisation? Vill vi utse processägare etc.

   Om vi vill gå mot en mer processorienterad organisation måste vi se över vår incitamentsmodell. Vad belönar vi våra medarbetare för? För att de bidrar till att våra värdeflöden utvecklas och förbättras, eller att de håller sig inom sina organisatoriska ramar?

6. Vi förstår att införandet av nya idéer i de flesta fall handlar om att människor behöver ändra sitt arbetssätt eller beteende och vi ser till att vi har rätt kompetens för att hantera detta. I ett verksamhetsutvecklingsarbete har vi mycket fokus på människan och företagskulturen. Det gäller att säkra att rätt förutsättningar finns för förändringen. Vi använder gärna Kotters 8-stegsplan som stöd vid förändringsarbete. Det första steget är enormt viktigt: Förändringsarbetet ska kännas angeläget!
7. Vi arbetar agilt med utveckling av vår verksamhet och vi levererar nytta i tydliga mindre leveransomgångar. Detta är avgörande för att ha med sig alla på tåget och för att komma framåt utan obehagligt kostsamma överraskningar.
8. Vi lär känna kunden, på riktigt!
   Kunskap om kunden är ovärderlig när vi utvecklar vår verksamhet. När vi väl förstår hur kunderna upplever sina resor i användandet av våra tjänster och produkter, så kan vi också lättare prioritera var vi ska sätta in vår egen utvecklingsinsats. Sluta anta kundernas upplevelse, ta reda på fakta istället!
9. Information is da shit!
   Ja, ni har väl hört talas om datadriven verksamhetsutveckling? När vi utvecklar våra förmågor eller processer så måste vi förstå vilken information som är viktig; vilken information vi behöver, vilken information vi har, vilken information vi kan införskaffa och hur det ska gå till. Vi behöver också säkerställa att kvaliteten och tillgängligheten på vår information är tillräcklig för syftet.

   Alla i verksamheten använder information i det dagliga arbetet och omvandlar den för att dra nya slutsatser och starta nya aktioner. Att jobba informationsdrivet innebär att vi tar hand om informationen som genereras i verksamheten och medvetet använder den för att optimera våra värdeflöden och skapa nya värden. Så, att jobba med verksamhetsutveckling är lika mycket att jobba med informationsutveckling, glöm inte det alla verksamhetsutvecklare! :)

Om du vill få metoder och verktyg för att hålla utvecklingsinitiativen på banan - kolla in våra utbildningar inom process- och verksamhetsutveckling:

Certifierad verksamhetsutvecklare - en utbildning på tolv dagar uppdelade på sex tillfällen

Spela en avgörande roll och ta ett starkt grepp om verksamhetsutvecklingen. Denna utbildning är en skola med praktisk kundorientering.  För att hänga med i dagens snabba utvecklingstakt och för att kunna öka kundnöjdheten och den interna effektiviteten ställs nu mer än tidigare krav på en kontinuerlig och lättrörlig verksamhetsutveckling. Certifierad verksamhetsutvecklare ger dig kompetensen att utveckla processer, tjänster och förmågor samt att leda förändringen. LÄS MER HÄR

Processutveckling – en kurs på två dagar

Lär dig kartlägga och beskriva processer. Genom att kartlägga hur vi jobbar för att uppnå kundvärde, identifiera målen för varje process och sedan införa mätetal får vi en nödvändig grund för att styra verksamheten emot övergripande mål. Kursen bygger på en väl utprövad teoretisk grund i kombination med praktisk processutveckling. Du får mycket övning samt tillfälle att reflektera över konkreta exempel och ta lärdom av praktisk erfarenhet från verkliga case. Kursen ger dig förmågan att praktisera dina nya kunskaper på ett professionellt sätt, direkt i din egen verksamhet. LÄS MER HÄR

Informationsmodellering – en kurs på två dagar

Lär dig att identifiera, definiera och strukturera information i modellform genom övningar. Du får lära dig teorin bakom objekt, relationer och nycklar, och vi ger även en genomgång av informationsmodellens användning och visar på samband med förmågemodellering och processutveckling. LÄS MER HÄR

Vintergatan - en kurs på 2 +1 dag

Lär dig ta fram en översiktlig bild över hela eller delar av din egen verksamhet i en förmågekarta. Modellen har en unik syn på verksamhetsutveckling och låter dig kombinera och visualisera flera perspektiv i samma karta som processer, business capabilities, applikationssystem, kundresor, etc. LÄS MER HÄR