Så får du medarbetarna att använda ert digitala projekthanteringsverktyg

Har ni bestämt er för att det är dags att effektivisera era arbetsdagar med hjälp av dagens moderna teknik? Ert nya arbetssätt förväntas bidra till minskat dubbelarbete, bättre kommunikation och rätt information på rätt plats. Men det räcker inte att ledningsgruppen är övertygade – viktigaste av allt är att dina medarbetare hakar på och faktiskt använder sig av de digitala verktygen. Men hur motiverar man alla till att använda dem?

Låt platscheferna få ta ansvar
Ledande personer som är i kontakt med sina medarbetare ute på fältet har en viktig roll i förändringsarbetet. Om projektledaren har högar av papperslappar på sitt skrivbord och gärna vill ha transportsedlarna analogt, så ser medarbetarna troligtvis inte heller någon anledning till att börja använda digitala metoder. God kommunikation, tydliga riktlinjer och en positiv inställning till förändringen är viktiga bitar att tänka på för en projektledare vid implementeringen.

Gör förändringen viktig för individen
För att motivera de anställda till att genomföra förändringen behöver de se nyttan. När varje enskild individ inser att det digitala arbetssättet gör arbetsdagen mer strukturerad, att det går snabbare att rapportera dagens utförda arbete och att han eller hon slipper ta vägen förbi kontoret för att lämna transportsedlarna och därmed kommer hem snabbare – det är då en förändrad attityd visar sig. När man förstår varför man ska göra något, det är oftast då vi faktiskt utför det vi förväntas göra.

Lyft fram goda exempel
Det finns alltid en eller flera personer som är mer engagerade och positivt inställda till nytänkande. Det märks snabbt vilka dessa personer är och då gäller det att uppmuntra och lyfta fram dem. Utse dem gärna till ambassadörer som får i uppgift att hjälpa andra medarbetare igång och svara på frågor på vägen.

Följ upp - ofta
Det är lätt att tro att det räcker att ge medarbetarna en instruktionsbok i användandet av ett verktyg och därefter tro att det ska rulla på av sig själv. Ibland fungerar det, men oftast behövs utbildningar, workshops och uppföljning. Gör förslagsvis utbildningen projektbaserad och till en obligatorisk del av arbetsdagen då okunskap leder till ovilja. Samla in tankar och idéer om det nya digitala arbetssättet och gör de förändringar som kan gynna ert arbetssätt. På så sätt känner medarbetarna sig delaktiga och de blir en viktig bit i arbetet.