Medinet

Kraven på att Sveriges lite drygt 40000 utbildade läkare, varav cirka 30000 är specialistläkare, och över 100000 legitimerade sjuksköterskor ska kunna arbeta både effektivt och ge den bästa vården är stora. Till det krävs en mycket kvalificerad logistik och noggranna utbildningsplaner. Medinet erbjuder lösningar på båda uppgifterna.

Medinet som företag är sprunget ur insikten att schemaläggningen för läkare, sjuksköterskor och undersköteskor är en grannlaga uppgift och i stort behov av smidiga effektiva IT-lösningar. I dag är Medinet störst i Sverige på webbaserade scheman för sjukhus och kliniker. Men Medinet har tagit ett steg längre och parat ihop sitt schemasystem med en utbildningsportal för ST-läkare, en personalgrupp där efterfrågan kraftigt överstiger tillgången. 

Det ställs omfattande krav på en specialistläkares utbildning; minst fem år av specialiseringstjänstgöring under handledning. Socialstyrelsen har utarbetat målbeskrivningar och särskilda föreskrifter för över 50 specialiteter, drygt 30 basspecialiteter, över 20 grenspecialiteter och ett par tilläggsspecialiteter. Alla ska intygas av verksamhetschefen tillsammans med de berörda handledarna som intygar att STläkaren uppfyller kraven i målsättningen och därmed kan ges behörighet. – Allt det där finns inbakat i vår webbaserade utbildningsportal, säger Tuomo Caprali, vd för Medinet. Portalen är flexibel och samordnar, dokumenterar och följer upp utbildningen för ST-läkare, men fungerar lika bra för AT-läkare och introduktion av specialistsjuksköterskor. Utbildningsportalen kopplas också enkelt till Socialstyrelsens uppsatta mål och till klinikens egna. Vägen för att nå målet för ST-läkaren visas både i text och överskådlig visuell grafisk form både för handledare och läkare. 

Här finns också flera kommunikationskanaler mellan läkare, handledare, studierektorer och administratörer med chatt, e-post, SMS etc. Bibliotek för dokument och länkar. Anmälningslistor till kurser, seminarier, annonsering av viktiga händelser mm. Givetvis integrerat med Medinet Schemaprogram. – Kort sagt: Allt samlat på ett ställe och åtkomligt för alla inblandade, säger Tuomo Caprali. 

Datatekniken i all ära, men för att få Utbildningsportalen att verkligen passa vården har Medinet haft hjälp med utvecklingen av funktionaliteten av David Åberg, docent, specialistläkare och handledare på Medicinkliniken vid Sahlgrenska universitetssjukhuset. – Systemet kan verkligen skräddarsys, så kontakta oss gärna så visar vi möjligheterna, säger Tuomo Caprali.

Nu är det slut med schemastrul och jourproblem på landets sjukhus och kliniker. Med Medinets webbaserade system skapas en effektivare och flexiblare arbetsvardag. Nu lanseras även en utbildningsportal för alla ST- och AT-läkare som samordnar hela utbildningsgången.

Medinet skapades med idén om att ersätta den mängd olika schematekniker, alltifrån handskrivna A4-ark till Excel-filer, som finns på sjukhus och kliniker runt om i Sverige. Med hjälp av företagets webbaserade tjänster kan man i stället enkelt samla allt på ett ställe och anpassa systemet efter varje verksamhets specifika behov.

Vd Tuomo Caprali(som enligt egen utsago är den i landet som förmodligen sett flest antal scheman) berättar hur han, tillsammans med medgrundaren Jim Nilsson, under företagets begynnelse gjorde en grundlig research innan allt drog igång.

– Jag åkte runt i Sverige och träffade personer på olika sjukhus och kliniker och frågade om det fanns ett intresse av denna tjänst. Om vi skulle lyckas var vi tvungna att lära oss väldigt mycket om området, därför åkte jag runt för att skapa relationer och förstå personalens behov. Just därför tror jag att folk uppskattar våra tjänster i dag, säger han när vi träffas.

Mycket har hänt sedan duon började i en dragig källarlokal på Guldheden i Göteborg. I dag sitter Medinet i fräscha stilrena lokaler i World Trade Center på Kungsbron i Stockholm. Och på bara fem år lyckades de bli störst i landet på läkarschema.

– Det har helt klart varit en häftig resa! Våra kunder brukar säga att det är så lätt att prata med oss eftersom vi förstår dem. Och det har att göra med att vi gjorde en så pass bra efterforskning redan från start. Om exempelvis en anestesiklinik kontaktar oss vet vi hur deras verksamhet fungerar och hur problemlösandet skiljer sig mellan små och stora kliniker, förklarar Tuomo.

I dag har Medinet upp emot 25 000 användare – i huvudsak hos kliniker, sjukhus och landsting, men även viss privat vård. De flesta av tjänsterna vänder sig till läkare, men man är på god väg mot att även inbegripa sjuksköterskor. Tuomo menar att trots att bolaget erbjuder webbaserat IT-stöd är bolaget snarare ett tjänsteföretag än ett IT-bolag i traditionell mening.

Tre webbaserade tjänsteben

Medinet har tre ben att stå på – alla webbaserade. Det första, och än så länge största, är schemasystemet som höjer kundernas effektivitet genom ett bättre resursutnyttjande och högre kvalitet.

Nummer två är Jourportalen, en avknoppning av schemadelen, som samlar samtliga jourer på sjukhuset eller landstinget, vilket både sparar tid och ger en säkrare hantering av jourerna.

– När exempelvis en kirurgklinik som inte använder våra tjänster schemalägger sina jourer fyller de i en Excel-fil och skickar den via mejl till växeln som skriver av det i sitt eget system. På så vis skapas en massa onödigt arbete. I stället kan de bara gå in i jourportalen där alla ändringar kommer upp automatiskt, förklarar Tuomo.

Det tredje benet, som kommer att hårdlanseras i höst, är Utbildningsportalen som samordnar, dokumenterar och följer upp ST- och AT-läkarutbildningar.

– När en läkare ska bli färdig ska hon eller han ta sin specialistutbildning som är minst fem år. Med hjälp av Utbildningsportalen kan vi hantera och administrera hela utbildningsgången, och läkare, handledare, studierektorer och administratörer samlas därmed under samma portal, säger Tuomo.

Utbildningsportalen, som även den kan integreras med schemasystemet, kan även enkelt kopplas till Socialstyrelsens uppsatta mål och till klinikens egna. Måluppfyllelsen presenteras även grafiskt både för handledare och läkare.

Flexibelt och användarvänligt

Eftersom läkarnas arbetstider är väldigt komplexa uppskattar många Medinets användarvänliga och flexibla system som även kan integreras med lönesystem och liknande. Enkelt kan man få ut statistik på exempelvis hur mycket man arbetar och hur arbetstiderna är fördelade.

– Självklart har vi även appar för detta, både för Android och Iphone samt även Windows. Apparna är till för att snabbt kunna få tillgång till sitt schema och enkelt kunna byta jourpass med någon annan. Man kan även störningsrapportera efter jourer och få information från schemaläggare. Och framöver kommer vi att satsa ännu mer mot mobila tjänster, avslöjar Tuomo.

Som inte det vore nog går det att koppla på betydligt fler funktioner i systemet.

Medinet är unika i den resan de gjort och åstadkommit hittills men framför allt har tillväxten skett med egna medel. Intrycket man får av VD:n är att det strålar framåtanda och energi. Det är lätt att dras med i entusiasmen och den andan präglar hela personalgruppen. – Jag är mycket stolt över det jobb som medarbetarna gör och vi får ofta positiv feedback från våra kunder. Eftersom vi nu även finns på Facebook finns det en fin kanal för kommunikation med våra kunder.

Som marknadsledande i Sverige blickar företaget nu ut mot andra länder. - Vi tror att vi är så pass duktiga och med tillräckligt mycket självförtroende att vi vågar ta det steget. Det kommer att krävas en hel del research därför att sjukvårdssystemen är uppbyggda på olika sätt i olika länder och självklart hårt arbete, men det är vi inte rädda för, avslutar Tuomo.

Så varför ska man välja Medinet?

– För att vi kan schema och din verksamhets behov. Skulle vi mot alla förmodan inte förstå något av din verksamhet är vi beredda att lyssna och lära oss mer. Vi är ödmjuka i det avseendet, men har också bevisat att vi faktiskt är duktiga på det vi gör. 

Landstinget i Uppsala län har efter en omfattande upphandlings­process valt schema­tjänsten från Medical Networks Scandinavia AB (Medinet). Tjänsten som kommer att levereras inom kort omfattar dels planerings- och schemaläggnings­tjänst för läkare och dels integrering med PA-systemet Primula.

Medinet Schema är en webbaserad tjänst och ett effektivt verktyg för planering och schema­läggning av läkare. Medinet är marknadsledande och specialist på schematjänster för vårdpersonal. - Det kanske låter lite kaxigt, men vi vet att vi leder utvecklingen och är inte särskilt förvånade över att vi vann upphandlingen. Detta skapar förutsättningar för oss att satsa ännu mer och ser med stor glädje fram emot samarbetet med Landstinget i Uppsala, säger Tuomo Caprali, VD för Medinet.

Integreringen mellan Primula och Medinet har länge efterfrågats av kliniker och sjukhus. För Landstinget i Uppsala län innebär detta en effektivisering och kvalitetsförbättring avseende schemaläggning av läkare. Dessutom skapas förutsättningar för en snabb och noggrann ekonomisk uppföljning över kostnader och en bra överblick över hur läkarresurserna nyttjas. Integreringen med Primula kommer att underlätta för den enskilde läkaren, bland annat genom att man slipper logga in i flera system. Medinet ger läkarna tillgång till aktuella scheman, inte minst genom mobila telefon­applikationer.

- Vi är mycket glada över att fått förtroendet att leverera schematjänsten till Uppsala, särskilt eftersom upphandling av läkarschema med integrering inte har genomförts någonstans tidigare, säger Tuomo Caprali. Medinet från Göteborg har sedan 2004 utvecklat webbaserade och schemarelaterade tjänster i nära samarbete med vårdpersonal och kliniker.  Idag är Medinet marknads­ledande, med närvaro i 15 landsting och regioner, och fortsätter att utveckla och förbättra sitt tjänsteutbud för vårdsektorn.

Landstinget Sörmland har genomfört en offentlig upphandling av schematjänster omfattande hela landstinget. Upphandlingen avser systemstöd för läkar­­schema. Medinet Schema, som är produkt­namnet för tjänsten, är en webbaserad schema­tjänst och kommer inom kort att börja levereras till klinikerna i Sörm­land.

-  Det finns ett mycket stort uppdämt behov av stöd för schemaläggning ute bland schema­läggare och kliniker. Vi är jätteglada och stolta över möjligheten att leverera till hela landstinget, säger Tuomo Caprali, VD för Medinet.

Företaget har sedan tidigare avtal med några kliniker i Landstinget Sörmland, bland annat i Eskilstuna. För dem innebär inte detta avtal annat än att de får fortsätta använda Medinet Schema. Det finns ett 20-tal kliniker som kan tänkas ansluta sig till den nya schematjänsten. Grundidén var att skapa ett webbaserat system som enkelt kan anpassas utifrån varje kliniks förutsättningar och behov. Det har slagit väl ut. Medinet Schema är utspritt i hela landet, från Lund till Luleå. Läkare har komplicerade scheman som inte är så lätt att hantera manuellt. De flesta har någon form av Excel-ark som är svåra att överblicka, för behovet är att omfatta både ordinarie- och jour­verksamhet i samma schema. - Det är ganska an­märknings­värt att man hållit fast vid gamla system så pass länge och att man inte utnyttjat dagens informations­teknologi, säger Tuomo Caprali. Dagens system erbjuder möjligheter att få överblick över resurs­utnyttjande och hur hårt man belastar läkarna samt även kontroll av huruvida EU:s  arbetstidsregler efterlevs.

- Vi är egentligen inte alls överraskade att vi vann upphandlingen. Den feedback, som vi fått av våra kunder runt om i landet, är att vi leder utvecklingen och att vi sen matchade pris­mässigt är förstås en stor framgång. Medinet Schema effektiviserar inte bara själva schema­läggningen utan en stor fördel med webbaserade system är att läkarna kommer åt sitt schema var man än befinner sig. Man kan dessutom på ett enkelt sätt läsa sitt schema i de flesta mobil­telefoner. – Vi vet att flera andra landsting står i startgroparna för att upphandla schema­tjänster och det ser vi verkligen fram emot, avslutar Tuomo Caprali.

Schemaläggande doktorer inom flera medicinska specialiteter på bland annat Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Norrlands Universitetssjukhus och Universitetssjukhuset i Linköping använder Medinet Schema. Det webbaserade, lättåtkomliga och anpassningsbara systemet har enbart fått positiva omdömen från användarna.

Medinet Schema har konstruerats av Jim Nilsson, filosofie doktor i datorarkitektur och Medinets systemarkitekt. Det har han gjort i tätt samarbete med schemaläggande läkare bland annat på Sahlgrenska Universitetssjukhuset.

"Av läkare, för läkare" är ett uttryck som Medinets tre ägare anser på ett enkelt sätt beskriver deras arbetssätt.

Anpassas till behoven

Grundidén var att skapa ett enkelt webbaserat system som enkelt kan anpassas till varje enhets verklighet och behov. Och att kunna ersätta den flora av schematekniker, som förekommer ute på sjukhusen, exempelvis handskrivna pappersscheman och Excel-ark som uppdateras efter hand - en salig blandning av datorteknik och manuell hantering.

- Det är antika system som är svåra att hantera och som inte utnyttjar möjligheten med dagens dator- och informationsteknologi. Vårt system är användarvänligt, flexibelt och ger snabbt överblick från vilken dator som helst, hemma eller på jobbet. Det är anpassat för att täcka in en kliniks behov av olika specialistkompetenser och för att hantera sjukvårdens komplexa joursystem. I systemet finns också EU:s nya arbetstidsregler integrerade, säger Jim Nilsson.

Vanans makt ett hinder

Tuomo Caprali, vd för Medinet, är filosofie magister i psykologi och har bred erfarenhet av organisationsutveckling och förändringar.

- Som jag ser det är vanans makt största hindret. Det tycks vara enklare att fortsätta med Excel-arken - även om det inte fungerar så bra. Det finns en tendens att tänka "det är bäst för så har vi alltid haft det", säger Tuomo Caprali.

- Att få möjlighet att använda ett webbaserat lätthanterligt schemaläggningssystem innebär en stor positiv förändring för schemaläggarna, och för doktorerna som arbetar i verksamheterna. Det går snabbt att anpassa, finslipa och lära sig hur det fungerar.

Tid är pengar

Också den affärsmässiga idén bakom Medinet Schema är enkel. En låg månadsavgift gör att det inte krävs stora komplicerade upphandlingsförfaranden för att abonnera på tjänsten.

- Tid är pengar, säger Erland Linjer, medicine doktor, hälsoekonom och styrelseordförande i Medinet.

- Att minska tiden för schemaläggning med 50 procent eller mer innebär stora besparingar för sjukvården. Att samtidigt kunna höja kvaliteten genom att få tillgång till en rad smidiga funktioner gör att Medinet Schema har blivit mycket uppskattat på det 50- tal kliniker som hittills testat vår produkt.

Röster om Medinet Schema:

- En bra bas i systemet gör att man kan få till egna lösningar på ett enkelt sätt. Att systemet är webbaserat och att man kan gå in hemifrån är mycket uppskattat av våra doktorer.

Marie Strand, biträdande verksamhetschef och schemaläggande doktor vid röntgenkliniken på Norrlands Universitetssjukhus i Umeå.

- Det här är ett program som förenklar schemaläggningen avsevärt. Det sparar tid, jag vet dock inte hur mycket, vi har inte gjort någon tidsstudie. Och våra doktorer är nöjda, framför allt för att de kan nå sitt schema från vilken dator som helst, vilket de sannolikt upplever som största vinsten.

Marie Cederkrok, överläkare och schemaläggare på thorax-anestesikliniken på Universitetssjukhuset i Linköping.

Medinet marknadsför också produkterna Medinet Lön och Medinet Portal, som är en portal och ett forum för ST-läkare för uppföljning av utbildningen.

Läs mer på www.medinet.se