Undersökning visar att svenskarna har svårigheter att hantera informationsflödet i arbetet

Sju av tio ser negativa konsekvenser av informationsmängden – många har svårt att urskilja vad som är viktigt

En undersökning av Mindjet, leverantör av samarbetsprogram och verktyg för att visualisera och kommunicera idéer och information, visar att svenskarna har svårt att hantera informations­flödet i sin arbetsdag.

Enkäten utfördes av undersökningsföretaget OnePoll under näst sista veckan i oktober bland 200 svenskar som arbetar på kontor. Samtidigt gjordes liknande undersökningar i Storbritannien och Nederländerna.

Undersökningen tittade på det informationsflöde och den arbetsbörda som deltagarna utsätts för i sitt arbete. Den visade att en fjärdedel av de svarande svenskarna sitter upptagna i möten eller i telefon mer än tre timmar per dag. Samtidigt får de flesta, tre fjärdedelar av de svarande, färre än 30 e-postmeddelanden per dag. Bara fem procent får fler än 60 mejl dagligen. Trots den relativt begränsade mejlmängden, hinner så många som tre av tio inte läsa alla sina mejl.

Undersökningen visar också att informationsflödet från många olika källor har negativa konsekvenser på arbetslivet. Sju av tio upplever att det påverkar deras arbete negativt och nästan 60 procent upplever att antalet e-postmeddelanden, helt eller delvis, hindrar dem från att ta ställning till viktigare strategiska frågor. Kvinnorna i undersökningen upplever i högre utsträckning än männen mängden e-postmeddelanden och möten som störande eller stressande, där över 75 procent av kvinnorna, jämfört med 65 procent av männen uppger detta.

Mo Costandi, vetenskapsskribent och neurobiolog med en examen från Kings College i London kommenterar undersökningsresultatet:

– Vi tar ständigt till oss information från en massa olika källor, ibland på en enda gång, men hjärnan är inte bra på att göra flera saker samtidigt. När vi måste hantera både e-mejl, dokument, möten, twitter-meddelanden och telefonsamtal kan det bli svårt att bearbeta informationen på ett meningsfullt sätt. Genom att visualisera den kan vi få hjälp att se de stora dragen och förstå kopplingar mellan olika bitar av information. Vårt vanliga arbetssätt möjliggör ofta inte denna överblick och det är därför vi känner oss överbelastade och kan ha problem med att hantera all input. I framtiden kommer vi utsättas för ännu mer information från ännu fler källor, så vi måste bli bättre på att hantera detta. Här kan tekniken hjälpa om den används rätt.

Undersökningen slår fast att det finns ett behov av redskap och metoder för att hjälpa oss hantera information. Hela 87 procent av de svarande skulle vara intresserade av att prova verktyg för att sortera och begränsa informationsflödet de exponeras för i sina arbeten, enligt Mindjets undersökning.

– Medarbetarnas problem med att hantera den stora mängd information de exponeras för påverkar svenska företag negativt i form av längre beslutsprocesser och svårigheter att se strategiska samband, säger Chris Harman, ansvarig för Mindjet i norra Europa. Undersöknings­resultatet bekräftar den trend vi ser hos våra kunder i form av ett stort behov av nya kreativa sätt att arbeta som underlättar för medarbetarna ta till sig information och kommunicera med varandra, utan att drunkna i själva flödet. Våra visuella verktyg för informationsmapping är intuitivt utformade för att sammanställa och presentera information på ett överskådligt sätt och vi hoppas de kan hjälpa till att fylla det behov som undersökningen så tydligt identifierar.

Undersökningsresultatet i sammanfattning:

• 75 % av deltagarna i undersökningen får färre än 30 e-postmeddelanden per dag.   20 % får mellan 31 och 60 mejl dagligen medan endast 5 % får fler än 60 stycken.
• 70 % hinner läsa alla sina e-postmeddelanden, men 30 % hinner inte läsa alla sina mejl under en dag
• 25 % av de svarande sitter upptagna i möten eller i telefon mer än tre timmar per dag
• 58,5 % upplever det, helt eller delvis, som svårt att urskilja vad som är viktigt i det informationsflöde de exponeras för i jobbet
• 68 % upplever att informationsflödet påverkar deras arbete negativt
• 75 % av kvinnorna och 65 % av männen upplever flödet av e-postmeddelanden och möten som störande eller stressande
• 52,5 % hinner med allt på sin ”att-göra-lista” en genomsnittlig dag, medan 16,5 % hinner med hälften eller mindre av listan
• 58,5 % håller helt eller delvis med om påståendet att antalet e-postmeddelanden de behöver ta ställning till gör att de inte hinner ta ställning till viktigare strategiska frågor
• Hela 87 % skulle vara intresserade av att prova verktyg för att sortera och begränsa informationsflödet de exponeras för i sina arbete.

En bild som sammanfattar undersökningen finns att ladda hem här.

För mer information, kontakta:
Nicola Frazer-Reid, Marketing & PR Manager
Mindjet
Tel: +44 (0)20 8231 7623
nicola.frazer-reid@mindjet.com

Malin Westlund, presskontakt
JustPR
Tel: 073-75 000 66
malin.westlund@justpr.se