Så leder du på distans - 5 tips till chefer i en ny digital värld

Under 2020 har många fått anpassa sig till ett nytt normaltillstånd där de flesta arbetar någon annanstans än på kontoret. De anställda trivs i regel bra med den nya situationen – men för chefer kan det innebära en hel del nya utmaningar.
– För dig som ledare blir det nu extra viktigt att fokusera på de tre T:na: Tydlighet, Tillgänglighet och Transparens, säger Freddie Hahn, utbildare på Informator.

För en virtuell ledare är det ännu viktigare att skapa och upprätthålla tydliga rutiner för kommunikationen med medarbetarna. Teamet har fortfarande behov av att bli sedda och feedbacken är ännu viktigare när mycket av arbetet sker i det tysta. Rådet är atthelst använda videosamtal som den primära kommunikationskanalen för teamet eftersom det ofta är omöjligt att använda aktivt lyssnade i telefon eller i en chatt. Se till att skapa förutsättningar och system för att upprätthålla kontakten, med målsättningen att hitta en balans så att teamet inte känner sig övervakade om ni stämmer av för ofta.
– Uttrycket MBWA, "Management By Wandering Around", har ersatts av MBWC – "Management By Webcam". Till en början är det viktigt att komma ihåg att det inte är vad som har förändrats, bara hur. Förmågan att leda människor hade du redan innan – nu är det bara frågan om hur du ska leda när ni sällan eller aldrig träffas fysiskt. Frihet under ansvar bygger på tydlighet kring såväl rutiner som förväntningar och de flesta tycker om att det finns satta ramar, säger Freddie Hahn.

Förtroende – åt båda håll
Förtroende är dubbelriktat. Om medarbetarna får förtroende ger de ofta förtroende tillbaka. Som virtuell ledare är den egna tillgängligheten en nyckelfaktor. Ledaren bakom den stängda dörren fungerar dåligt i normala fall och ännu sämre på distans. Det är därför väldigt viktigt att se till att vara så tillgänglig som möjligt och att komma överens med teamet om vilken plattform som gäller för vilken typ av kommunikation. Bestäm gärna en tid på dagen då alla bör vara tillgängliga samtidigt och föregå med gott exempel: inga email, sms eller annan kommunikation sent på kvällen.

Bli en mästare på tekniken
För ledare har alltid kommunikation, lyhördhet, empati, prestigelöshet, tydlighet och coaching varit viktiga verktyg. Det är de fortfarande – men nu behövs teknik för att använda dem. Ett starkt råd är att bli en mästare på tekniken som används för videosamtal och att ledaren delar med sig av sina kunskaper till alla i teamet. Det är även bra att tänka på det digitala kroppsspråket och hur kamera, mikrofon, ljus med mera används för att optimera mötet.

Ett transparent arbetsklimat
Skapa en virtuell miljö som främjar öppenhet, informationsutbyte och annan kommunikation inom teamet. Det är ledarens ansvar att hålla humöret och motivationen uppe. Alla trivs inte med att arbeta på distans och dessa kan behöva extra mycket hjälp med att skapa en så positiv arbetsmiljö som möjligt, såväl online som hemma. Uppmuntra gärna rutiner för att upprätthålla den sociala miljön med till exempel digitala fikapauser och after work.

Se över hjälpmedlen
Ge teamet de bästa förutsättningarna för att kunna jobba på distans: bättre webbkamera, mikrofon, stol, bord med mera kan göra en stor skillnad.

Utforska nya molnbaserade möjligheter
Slutligen är ett gott råd att utforska nya molnbaserade möjligheter till samarbete online. För projektstyrning finns det utmärkta tjänster såsom Trello och för virtuella whiteboards rekommenderas till exempel Miro. Oavsett vad ni testar är det viktigt att göra det i små steg och se till att alla är med. Öppenhet, prestigelöshet, tydlighet, frihet – alla är de ord som beskriver ett modernt ledarskap “on site”. Detsamma gäller för ledarskap online – ledaren behöver bara förstärka dem för att bli en mästare på att leda virtuellt. Vad sägs om att sätta ”Certified Virtual Leader MBWC” på visitkortet?