Att upphandla en konsultmäklare - Del 1

Anledningen till att upphandla en konsultmäklare kan vara olika. Oftast handlar det om att minimera administrationen kring förfrågningar, offerter, leverantörskontakter och avtalshantering. Kontrollen och de sänkta konsultkostnaderna ses ofta som en bonus.

I det här inlägget som består av två delar vill vi tipsa om vad man kan tänka på när man planerar att upphandla en konsultmäklare.

1. Börja med att tydligt definiera målet med upphandlingen. Ställ frågan, vad är viktigast för er när ni anlitar en konsultmäklare? Är det minskad administration? Är det sänkta konsultkostnader? Handlar det om att konkurrensutsätta marknaden på ett bättre sätt? Här läggs grunden för hela upphandlingen.

2. När målet är konkret kan man gå vidare i processen och sondera marknaden. Konkurrensen är ofta hård och marginalerna pressade. Prisvariationen styrs bland annat av hur stort åtagandet är samt hur involverad konsultmäklaren ska vara i processen i form av kvalitetssäkring, administration, uppföljning, rapporter osv. 

3. Kommunicera kommande förändring både internt och externt till nuvarande leverantörer. Bjud in några konsultmäklare som berättar mer om hur konceptet och marknaden fungerar. Omställningen kan upplevas som stor om inte organisationen är förberedd.

4. Säkerställ att mäklaren är oberoende, det vill säga inte har några egna anställda konsulter, ägs av konsultbolag eller på något annat sätt har koppling till ett konsult- eller bemanningsföretag. Anledningen är att objektiviteten då försvinner och man riskerar att inte få den bästa kandidaten presenterad för respektive uppdrag.

5. Säkerställ leveranskapaciteten. Om planen med upphandlingen är att lägga alla konsultleveranser hos en leverantör är det viktigt att säkerställa leverantörens kapacitet och nätverk. Att managera redan levererade konsulter är inte så tidskrävande. Det som tar mest tid för en konsultmäklare är avropen. Om ni avropar 50 konsulter per år, be då om referenser där mäklaren faktiskt har levererat konsulter inom de områden ni behöver i motsvarande volym.

6. Säkerställ erfarenhet och referenser. Att mäkla konsulter är komplext, det kräver både erfarenhet och genomarbetade processer för att beställaren ska få ett bra resultat. Se till att det finns utpekade kontaktpersoner hos mäklaren som kan hjälpa till vid eventuella frågeställningar. Låt konsultmäklaren noga beskriva hur de arbetar och utvecklar dessa processer, detta är viktigt för att man som beställare ska få bra leveranser. Man kan exempelvis låta mäklaren ta fram 2-3 referenser som får bedöma tidigare leveranser i olika avseenden.  

Vill du har fler tips kring hur man kan upphandla en konsultmäklare?
Tveka inte att kontakta oss på 08-35 30 10 eller info@keyman.se

Se även vår hemsida för mer information

www.keyman.se