Digitala familjen växer med två nya medarbetare

Digitala familjen avlastar Ronneby kommunkoncerns medarbetare från administrativa, monotona och tidskrävande arbetsuppgifter och nu utökas familjen med två nya kollegor, en för Utbildningsförvaltningen och en för Ronneby Miljöteknik.

Ronneby Kommun har under de senaste åren satsat kraftigt på digitalisering för att förbättra service och effektivitet för sina medborgare. Genom att omfamna modern teknik och digitala lösningar har kommunen lyckats förenkla och förbättra processerna i många av sina verksamheter.

Den digitala familjen är digitala medarbetare som sköter interna processer för att öka effektiviteten inom den offentliga förvaltningen. Genom att automatisera rutinmässiga uppgifter har kommunen kunnat frigöra resurser och fokusera mer på att leverera högkvalitativa tjänster till medborgarna.

I digitaliseringsarbetet utgår Ronneby kommun utifrån verksamheternas behov och medarbetarnas egna idéer om vad som skulle kunna förbättras, förenklas och frigöra tid till annat. Ett arbetssätt som inspirerat många andra kommuner i deras digitaliseringsarbete.

”Vi har odlat en väldigt positiv kultur kring digitalisering i hela kommunkoncernen där det inte längre pratas om teknik som försvårar, utan om förbättrade verksamhetsprocesser som förenklar”, säger Emma Hessbo, Digitaliseringsstrateg i Ronneby kommun.

Nu har den digitala familjen på Ronneby kommun utökats med två nya digitala medarbetare. Både Barnie och caRMenziTa är byggda med hjälp av en teknik som heter RPA, Robotic Process Automation och jobbar utifrån hur de mänskliga medarbetarna skulle utfört arbetsuppgifterna.

Barnie hjälper utbildningsförvaltningen med förskoleansökningar

Barnie är Utbildningsförvaltningens nya digitala medarbetare som kommer att avlasta verksamhetens handläggare med det administrativa arbetet med förskoleansökningar och placeringar.

”Idag är den manuella processen väldigt tidskrävande och i perioder när det kommer in många ansökningar så kommer Barnie att kunna ge våra sökande snabbare svar på sina ansökningar”, säger Malin Niklasson, Administratör på Utbildningsförvaltningen.

En gång i veckan kommer Barnie att gå igenom alla inkomna ansökningar och ge förslag till ansvariga rektorer på placering för den sökande.

caRMenziTa jobbar med projektredovisning på Miljöteknik

På Miljöteknik kommer caRMenziTa att bokföra personalens tider på rätt projekt och säkerställer därmed att all projektredovisning blir korrekt. Detta var tidigare en arbetsuppgift som utfördes av ekonomiavdelningen som nu får tid över till annat.

Emeli Johnsson, Ekonomiassistent och Helena Cedergren, Controller på Miljöteknik har båda tyckt att projektet med att skapa caRMenziTa varit väldigt kul och ser fram emot att deras nya digitala medarbetare kommer underlätta för dem vid månadsboksluten.

Nyttorna och effekterna med digitala familjen är många

De digitala medarbetarna arbetar i flera av våra verksamheter och tekniken bakom dem skiljer sig åt där nedan är några som kan nämnas:

• Kortare handläggningstider.
• Ökad tillgänglighet ut mot våra invånare.
• Ökad kvalitetssäkring genom en likvärdig hantering av samtliga ärenden.
• Bättre nyttjande av våra medarbetare som används för att utföra de moment där deras kompetens och utbildning behövs.
• Förbättrad arbetsmiljö med minskad stress, inga arbetsrelaterade sjukskrivningar och ingen personalomsättning.

Resultatet innebär att medarbetarna får mer tid över för de kvalitativa arbetsuppgifterna som personliga möten med brukare, kunder, klienter och elever med flera, där de behövs och kan göra skillnad.

Digitalisering – ett viktigt strategiskt verktyg

”Effektivisering av processer ger mer tid för kvalitativa uppgifter och förutom kundnyttan skapar det även mer utrymme för utvärdering och utveckling. Det blir allt viktigare att vi är förberedda och anpassningsbara inför de snabba förändringar som sker och här kan digitaliseringen många gånger vara avgörande”, säger Emma Hessbo.

Kontaktperson

Emma Hessbo
Digitaliseringsstrateg
0457- 618038
emma.hessbo@ronneby.se