Robotar i Ronneby kommuns tjänst

Ronneby kommun tar ännu ett steg framåt i sin digitaliseringsresa med ytterligare digitala medarbetare. Sedan i november kan kommunkoncernens medarbetare chatta med BerIT för att få svar på sina IT-relaterade frågor.

När BerIT gick in i aktiv tjänst i november var hon tränad till att svara på de 100 vanligaste frågorna som medarbetarna i Ronneby kommun ställer till IT-enheten. Hon hade även fått lära sig de större verksamhetssystemens vanligaste frågor och svar för att direkt kunna besvara dessa och därmed också avlasta verksamheternas systemförvaltare.

- BerIT fungerar precis som du och jag när vi är nya på jobbet. Hon har med sig kunskap och erfarenhet från start och nu lär hon sig nya saker varje dag, vilket innebär att hon hela tiden utvecklas och därmed kan svara på fler frågor för varje dag som går, säger Emma Hessbo, Digitaliseringsstrateg, Ronneby kommun.

Den digitala medarbetaren finns lätt tillgänglig på intranätet och på egen adress som visas på alla kommunala datorers skrivbord. BerIT innebär ytterligare en supportväg in till IT-enheten, en som dessutom skulle kunna svara alla kommunens medarbetare samtidigt, om det skulle behövas. Teknikerna på IT-enheten ser stora fördelar med att BerIT är tillgänglig dygnet runt, alla dagar om året. Kan hon inte själv besvara en fråga, så hjälper hon användarna att skapa ett ärende som går vidare till tekniker för hantering.

- Genom att BerIT kan besvara de repetitiva och enklare frågorna direkt kan IT-enhetens övriga medarbetare ägna sig åt de mer komplexa ärendena. Det innebär att vi utnyttjar våra resurser på ett optimalt sätt, säger Tobias Ekberg IT-chef, Ronneby kommun.

Kostnaden för införandeprojektet har varit 100 000 kr och har finansierats av IT-enhetens ordinarie budget. BerIT går enkelt att nå från kommunens Intranät och den första månaden i tjänst löste hon 45 ärenden helt själv.

BerIT har flera digitala kollegor som avlastar olika verksamheter

Sedan tidigare har Ronneby kommun flera digitala medarbetare på plats. Dessa utgörs av RPA, Robotic Process Automation, där Ronney arbetar på Socialförvaltningen med ekonomiskt bistånd sedan snart två år tillbaka. Ronney avlastar även medarbetarna med kontroller som man tidigare hade svårt att hinna med. Genom den automation som genomförts så går handläggningen av nyansökningar fyra dagar fortare och man har även kunnat omfördela personal mot ännu mer fokus på klienters väg till egen försörjning.

På Vård- och Omsorgsförvaltningen arbetar Len@ och Bosse. Len@ sköter sedan fyra månader tillbaka månatlig resursfördelning och verksamheten kan redan nu se att de sparar 5 dagars arbetstid i månaden jämfört med tidigare. Bosse är en bokningsassistent och jobbar med vikarietillsättning.

Fler digitala medarbetare på väg in

Ytterligare en RPA är på ingång, en som ska utvecklas för att avlasta och förstärka Personalenheten. I början av 2022 kommer också en avatar att göra entré i kommunens stadshus. Dess uppgift kommer att vara att hjälpa besökare med att anmäla sitt besök samt vägleda till konferenslokaler för möten. Denna lösning är Ronneby kommun först ut med i Sverige.

Kontakt

Tobias Ekberg
IT-chef
0457 -61 81 11
tobias.ekberg@ronneby.se

Emma Hessbo
Digitaliseringsstrateg
0457 -61 80 38
emma.hessbo@ronneby.se