IKT Nordhordland digitaliserar ärende- och arkivprocesser fullt ut

IKT Nordhordland (IKTNH) har satt så många som 11 kommuner i produktion med Elements dokumenthantering samtidigt - och på rekordtid.

Från arkiv till informations- och databehandling

IKTNH är innovativa när det gäller att generera, konsumera och realisera fördelar med data. Lars Tveit, chef för digitalisering och innovation på IKTNH, säger att investeringen i Elements är en viktig del i att uppnå målet om sömlösa digitala processer mellan medborgare, handläggare och arkiv.

Genom att koppla digitala blanketter för medborgarservice (KF MultiForm) till blankettmottagning och arbetsflöden i Elements kan nu över 100 processer digitaliseras fullt ut.

Arkiveringen automatiseras genom att använda funktionsbaserad arkivering, det vill säga regelbaserad arkivering som följer process, roll och funktion i kommunen. Arkivarier kan då kvalitetssäkra sitt arbete istället för att ägna tid åt arkivering.

Nyckelfaktorer som gör IKTNH framgångsrikt

Standardisering

IKTNH är ett banbrytande samarbete mellan 12 kommuner i västra Norge. Genom gemensam behovsanalys, upphandling, leverans och drift säkerställs kvalitet och kostnadsbesparingar.

Kommunerna i IKTNH standardiserar över kommungränserna:

• Professionellt samarbete
• Identiska processer och rutiner
• Gemensam arkitektur

Fördelarna är sparade administrativa resurser, bättre tjänster och att alla kommuner kan förverkliga möjligheter som de inte kan hantera individuellt.

Nära samarbete med leverantör

Förutom samarbetet mellan kommunerna involverar IKTNH Sikri som leverantör i stor utsträckning för att säkerställa god kompetensdelning. Agnieszka Dylewska, projektledare på Sikri, förklarar att professionella resurser från Sikri bjuds in till IKTNH-kommunernas samarbetskanaler. På så sätt arbetar de i samma ekosystem som de som ska använda och lära sig Elements. Det innebär att frågor och problem snabbt identifieras och kan lösas löpande.

"IKTNH använder Teams som en kommunikationskanal på ett mycket genomtänkt sätt. Med tydliga regler för kommunikation mellan alla parter genomfördes implementeringsprojektet på ett imponerande effektivt och målmedvetet sätt."

Agnieszka Dylewska, projektledare i Sikri

Vilja och kapacitet för förändring

Förändring kräver kapacitet att hålla igång processer och driva arbetet framåt. Där en kommun annars skulle stå ensam och sakna kapacitet, ger IKT-samarbete alla en möjlighet att förverkliga nya projekt.


"Samarbete och standardisering ger en helt annan drivkraft, kapacitet och ledning. Vi hjälper varandra att driva framåt. Mycket av det IKTNH gör är att frigöra energi och engagemang. Jag har stor tilltro till den effekten."

Lars Tveit, chef för digitalisering och innovation i IKTNH

Utbildning som ett gemensamt projekt

Utbildning är också ett stort gemensamt projekt, och de professionella gemenskaperna stärks genom samarbetet. Genom att skapa separata kanaler för varje specialiserad grupp kan kommunerna arbeta tillsammans och få svar från varandra och Sikri.

Genom ett långsiktigt IKT-samarbete är kommunerna vana vid att arbeta på samma sätt när nya projekt startas. Projektmetodiken gör att de kan komma igång med nya projekt på ett mycket effektivt sätt.

Om samarbetet mellan IKTNH och Sikri

Lars Tveit berättar att de alltid har höga förväntningar och ställer tydliga krav på sina leverantörer. "Vi tycker att Sikri är lyhörda, framåtblickande och villiga att "tänka utanför boxen".

"Vi använder Sikri för att säkerställa att saker och ting görs på rätt sätt så att vi kan utnyttja systemen optimalt, göra rätt val och tillämpa bästa praxis."

Lars Tveit, chef för digitalisering och innovation på IKTNH

Vi på Sikri tackar för ert förtroende och ser fram emot nya projekt som kommer att lanseras tillsammans med kommunerna i IKTNH. Det är inspirerande att arbeta med er!