Ett samarbete som sträckt sig över decennier

Porvoon Autotarvike är en finskbaserad återförsäljare av Toyotabilar. De har en lång historia och bär stolta titeln som den första Toytoaåterförsäljaren i Finland, som har försett marknaden södra Finland med bilar i flera decennier. Deras kundresa tillsammans med SoftOne sträcker sig också över lång tid. I den här intervjun berättar deras CFO, Päivi Ahola, om varför de valde att gå över till ett molnbaserat affärssystem och vinsterna de upplevt i form av effektiviseringar, ökad flexibilitet och minskad administration och personalkostnader.

Redan år 2000 började företaget använda det SoftOne-ägda affärssystemet SAUMA efter en rekommendation från en branschkollega, men de inledde samarbetet med SoftOne redan på 1990-talet med en tidigare programvara. Under åren som gått har utvecklingen tagit stormsteg, speciellt inom digitalisering. Porvoon Autotarvike har varit måna om att inte halka efter i den tekniska utvecklingen och valde därför att tidigt hoppa på SoftOnes molnbaserade affärssystem, SoftOne GO. De genomförde flytten från klientserversystemet SAUMA till molnet 2015, när stöd för att motta och attestera elektroniska fakturor fanns på plats. En avgörande anledning till att de valde att gå över till SoftOne GO var också integrationen till Automaster. Dessutom ville de ha ett mer modernt och flexibelt arbetssätt med all den funktionalitet som det molnbaserade systemet erbjöd. Här berättar företaget CFO Päivi Ahola om deras kundresa.

Hur upplevde ni implementationsprocessen då ni gick igång med SoftOne GO?

”Det krävde förvånansvärt liten ansträngning från vår sida. En bidragande anledning till det är att vi bytte affärssystem inom samma koncern, så vissa av gränssnitten och funktionerna kände vi redan till. Konsulterna som skötte implementationerna på SoftOne kände också till våra behov, vilket gjorde det ännu enklare. Överföringen av vår data mellan systemen gick smidigt och vi behövde inte göra så mycket mer än att ändra kostnadsställe.

Hur har affärssystemet SoftOne GO underlättat ert arbete?

Den störta fördelen är att vi slipper alla pappersfakturor. Nu hanteras alla ordrar och fakturor i molnet. Arbetet med elektroniska fakturor besparar oss väldigt mycket tid. Bokföringen är uppsatt efter våra behov och vi har stor användning av rapportfunktionerna. Då ekonomiprocessen blivit så effektiv med SoftOne GO behöver vi färre medarbetare för att hantera de arbetsuppgifterna, vilket också leder till besparingar. Tack vare molnteknologin kan vi också arbeta var vi vill och är inte längre knutna till kontoret.

Tack vare att systemet är moduluppbyggt har vi kunna växa med systemet på ett smidigt sätt och systemet har samtidigt växt med oss och gett oss stöd under vår tillväxtresa. Systemet utvecklas hela tiden och ger oss löpande tillgång till nya funktioner. Tack vare ett nära samarbete med SoftOne har vi kunnat påverka utvecklingen och varit delaktiva i att vissa nya funktioner som vi efterfrågat har utvecklats.

Fakta

• Företagsnamn: Oy Porvoon Autotarvike Ab
• Grundat: 1948 i Porvoo, södra Finland
• Omsättning: 12,8 mn euro
• Antal anställda: 33
• CEO: Kari Wilkman
• Kontor: Borgå & Lovisa