En av tre kommuner har gamla system

En av tre svenska kommuner har ärende- och arkivlösningar som är mer än 10 år gamla. Det försvårar regeringens mål om att Sverige ska vara bäst i världen på digitalisering i offentlig sektor.

Trots att många svenska kommuner har omoderna ärende- och arkivlösningar, är det bara 30 procent av kommunerna som planerar modernisering de kommande 2-3 åren. Detta visar en undersökning genomförd av Axánd Konsult på uppdrag av Software Innovation. 

– Detta rimmar dåligt med den svenska regeringens mål om att Sverige ska vara bäst i världen på att använda sig av de möjligheter som digitalisering innebär. Moderna och interoperabla lösningar är en nödvändighet för att säkra ett bra tjänsteerbjudande till medborgarna säger Halvor Walla, Strategidirektör på Software Innovation.

Ett par dagar innan jul, lanserades det i Sverige en reviderad strategi för digitalt samarbete i förvaltningen; «Med medborgaren i centrum». I strategin underströks behovet av att låta de offentliga verksamheterna tillsammans identifiera och prioritera de olika digitala initiativen och de nödvändiga regeländringarna.

– I Sverige tillsattes det 2009 en kommitté kallad E-delegationen för att öka samordningen av de statliga myndigheternas utvecklingsprojekt. I kommittén ingår även en representant från Sveriges kommuner och landsting. Hittills har detta bara i liten grad gett utslag i modernisering av ärende- och
arkivsystem hos svenska kommuner, säger Walla. 
 
– Det är viktigt att organ av denna typ har reell makt och att det väljs lösningar baserat på gemensam arkitektur som säkrar interoperabilitet, fortsätter han.

Mer än 10 år med samma lösning

Resultaten från undersökningen visar att en av tre svenska kommuner har haft sin ärende- och arkivlösning i mer än tio år.

­– Det är ett stort behov av modernisering, sedan alltför många av kommunerna har väldigt föråldrade lösningar, säger Walla.

Många av de existerande lösningarna saknar flexibilitet och stödjer inte ärendehanteringsprocesser och digital kommunikation på ett tillräckligt bra sätt. 

30 procent av de svenska kommunerna uppger att lösningarna saknar stöd för interna processer.

En annan orsak som uppges är behovet av enklare och mer användarvänliga lösningar, som effektiviserar arkivering av kommunikation, både epost och dialog i sociala medier och på SMS.

– Ett av de viktigaste målen i den svenska reviderade digitaliseringsstrategin, är just att göra vardagen enklare förmedborgarna, bland annat genom att tjänsterna ska utformas efter användarnas behov. De ska vara enkla att både hitta och använda samtidigt som de ska vara säkra, säger Walla. 

Danmark främst

Offentlig sektor i både Sverige och Norge har mycket att lära av Danmark, där flera offentliga verksamheter är i det internationella förarsätet när det gäller digitalisering av arbetsprocesser och invånardialog.

– Vi har i en rad år samarbetat med dansk offentlig sektor i utveckling av innovativa lösningar för digital ärendehantering, däribland København kommune och det danske Folketing som är ledstjärnor inom praktisk digitalisering. Båda använder dokument- och ärendehanteringssystemet Public 360° som digital plattform, säger Walla. 

Han menar att de skandinaviska länderna kan lära av varandras erfarenheter.

 – Arbetet med danska kunder är en spännande referens för vårt samarbete med offentliga kunder på den svenska och norska marknaden. Vi har mycket att lära av våra skandinaviska grannar. Tät och kundnära innovation genom många år gör att vi i dag vet vad som ska till för att offentliga verksamheter ska kunna realisera sina effektiviseringsvinster, avslutar Walla.

För mer information

Bengt Sareyko, CEO, Software Innovation Sverige
Epost: bengt.sareyko@software-innovation.se
Tel: +46 (0)707794785