Enklare upphandling med SSGs nya leveranskontrakt

I slutet av april är det dags för en relansering av SSG Leveranskontrakt. Det nya kontraktet, som har reviderats, förenklats och språkgranskats, är strategiskt en mycket viktig tjänst för SSG, och har också fått en ny tjänsteägare i Markus Sandgren.

SSG Leveranskontrakt revideras vid behov, vilket brukar innebära omkring vart fjärde år. Den senaste skedde 2012. Nu är det dags igen.

– Kontraktskommittén gör en revidering när det är påkallat. Under det senaste året har en handfull externa industrijurister genomfört ett stort arbete med en genomgång av försäkringsvillkoren i försäkringsbilagan och av leveranskontraktets två tongivande dokument med kommersiella och juridiska villkor, säger kommittéprocessledare Anna-Karin Bohman.

Mer snabbjobbad

Målet är att underlätta arbetet för såväl leverantörer som beställare genom att bryta en 7-8 år gammal trend i form av ett ökat antal avvikelser från SSG Leveranskontrakt och andra standardkontrakt.

– Avvikelser till standardkontraktet för större upphandlingar blir numera ibland 2-5 sidor, vilket gör det besvärligare att både läsa och tolka standardkontraktet. Målsättningen med det nya reviderade kontraktet är att skapa ett mer effektivt förhållningssätt och nyttjande för våra kunder, säger Anna-Karin Bohman och fortsätter:

– Vi har sammantaget minskat antalet bilagor, trots att det har tillkommit några nya bland annat, ”Optioner” och ”Uppförandekod”. Vi har lyft in och inlemmat fem olika bilagor i bilaga tre, vilket vi tror kommer att bli uppskattat av både leverantörer och beställare. I övrigt kommer användarna känna igen sig i det nya reviderade kontraktet. Fokus är liksom tidigare inställt på att leverantörens anbud arbetas in i kontraktet och att mycket av vikt återfinns i bilagorna 2 och 3. Vi är måna om att förmedla en trygghet. Strukturen har förändrats men ambitionen har hela tiden varit att göra arbetet ännu smidigare och snabbare.

Språkgranskningar

SSG Leveranskontrakt finns på fyra språk – engelska, svenska, finska och tyska. Sedan tidigare finns även en översättning till polska.

– Den behåller vi, men vi gör ingen ny uppdatering av denna språkversion. Vi har också noggrannare språkgranskat den engelska versionen för att få till rätt engelsk terminologi.

Varit ute på remiss

Revideringen har nu närmast kommit tillbaka från sin remiss där den har granskats av ett antal leverantörer. Det nya kontraktet färdigställdes i mars 2019 och kommer att lanseras i slutet av april 2019.

– Samtliga befintliga leveranskontraktskunder hos SSG kommer per automatik att få ett utskick med de nya kontraktsdokumenten med tillhörande bilagor, säger Anna-Karin Bohman.

SSGs lilla kontrakt som egentligen heter "SSG Allmänna bestämmelser 90-12", kommer Kontraktskommittén börja jobba med i början av 2019 och planen är att lansering sker i mitten av juni 2019.

– Det är första gången vi delar upp utskicken av kontraktet. Vi gör det därför att det finns en strävan och ett behov att hitta tillbaka till det standardiserade kontraktets fördelar och att hitta en balans där parterna kan hålla tillägg och avvikelser på en sådan nivå så att bolagsjurister eller externa jurister bara ska behöva anlitas i speciella fall, säger Anna-Karin Bohman, som även rekommenderar SSGs kunder att regelbundet genomföra kontraktsutbildningar.

– Utbildningar bör göras regelbundet. De som är duktiga på kontraktet genomför utbildningar med oss ungefär var 18:e månad.

Mycket tid nedlagd

Sedan i mars har även SSG Leveranskontrakt fått en ny tjänsteägare i Markus Sandgren, tidigare global sourcing and logistics manager på logistikföretaget Hiab. Markus har lång erfarenhet i olika roller inom inköp, bland annat som inköpschef på Permobils anläggning i Nashville i USA.

– Det här kändes som nästa steg i min karriär, säger Markus Sandgren. Jag har arbetat med inköp i många år och nu får jag istället arbeta med en tjänst som inköpare använder sig av, det var det som gjorde att jag fastnade. Det är ett standardiserat kontrakt som förenklar inköpsprocessen och skapar hållbara inköp.

Arbetet har rivstartat i och med det nya kontraktet, men det till trots så ser han en fortsatt utvecklingspotential.

– Kontraktet idag är främst anpassat för tillverkande industri, har man en process så passar det in, säger Markus Sandgren. Det finns stor potential att utveckla kontraktet även till andra områden.

Enligt Markus har kontraktskommitténs ledamöter och många externa medarbetare har investerat mycket tid och arbete i denna revidering.

– Normalt träffas grupperingarna i alla kommittéer 3-4 gånger per år, men här har vi sedan i februari redan haft sju träffar och vi har ännu ett par inplanerade under resterande delen av 2019. Även externa entreprenadjurister med vana från andra liknande kontrakt har varit involverade och översättning av de engelska kontrakten görs denna gång av företag med tydlig juridisk inriktning, avslutar Markus Sandgren.