Nyhet -
Bättre vikariehantering
FRÅGA: Hur ska vi få en bättre vikariehantering vid sjukdom jag är arbetsledare inom en städ verksamhet med stor sjukfrånvaro?
SVAR: Det här är en klassisk – och helt lösbar – utmaning i städbranschen. Bra vikariehantering vid sjukdom handlar om förberedelse, tydlighet och snabba beslut, så att varken personal, kunder eller du själv brinner upp.
Nedan är ett praktiskt system anpassat för dig som arbetsledare inom städ.
Bygg en stabil vikariepool (innan det krisar)
- Ha en lista med 3–6 pålitliga vikarier per område
- Se till att de:
- redan är introducerade
- har nycklar/passerkort klart
- kan objekten (eller delar av dem)
- Ge vikarier regelbundna pass, även när ingen är sjuk → de håller sig “varma”
Akutrekrytering samma morgon = stress och sämre kvalitet.
Standardisera sjukanmälan (enkelt och tidigt)
Bestäm och kommunicera tydligt:
- När sjukanmälan ska ske (t.ex. senast kl. 06.00)
- Hur (samtal eller sms – inte flera kanaler)
- Till vem (en ansvarig, inte “någon”)
Samma regler för alla = mindre missförstånd.
Prioriteringslista för städ vid sjukdom
Inte allt måste göras samma dag.
Skapa en A–B–C-lista:
- A-ytor: toaletter, entréer, kök (måste städas)
- B-ytor: kontor, korridorer
- C-ytor: kan skjutas upp vid sjukdom
Då kan vikarier fokusera rätt och ordinarie personal slipper springa ihjäl sig.
Tydliga arbetsbeskrivningar per objekt
Varje objekt bör ha:
- Enkel checklista (inte långa pärmar)
- Kontaktperson
- Larm/nyckelinformation
- Tidsåtgång per yta
Gör dem digitala eller i plastficka på plats.
Snabbt beslutsflöde på morgonen (du sparar energi)
Exempel:
- Sjukdom inkommer
- Kolla vikariepool (i fast ordning)
- Ingen vikarie? → omfördela enligt A–B–C
- Informera kund kort och proaktivt
Ett färdigt flöde = mindre stress, bättre beslut.
Motivera vikarier att säga JA
- Extra ersättning för kort varsel
- Tydlighet om passens längd
- Visa uppskattning (sms, tack, prioritet nästa gång)
- Behandla vikarier som en del av teamet – inte “nödlösning”
Följ upp sjukfrånvaro (förebygg!)
- Är vissa objekt extra tunga?
- Är tiderna rimliga?
- Är samma personer ofta sjuka?
I städbranschen är förebyggande personalvård = bästa vikariehanteringen.
Kort sammanfattning
Bättre vikariehantering = förberedd vikariepool + tydliga rutiner + prioritering + respekt för personalens ork
