Bra städkvalitet

FRÅGA: Hur kan jag leverera städkvalitet på ett likvärdigt sätt och motsvara kundens förväntningar?

SVAR: Nordiska Städstandarden INSTA 800 kan vara en av lösningarna!

Det är inte lätt att leverera vad kunden kräver i samband med upphandlingar!

I många upphandlingar står det att städaren skall städa helt, rent och snyggt?

Vad innebär det?
Det kan även stå att vi skall rengöra och ta bort all synlig smuts och även osynlig smuts?

Eller det kan bara stå – Det skall vara rent!

Hur skall man göra för att kunna motsvara kundens krav och förväntningar?

Det svåraste är att försöka städa såsom upphandlaren kräver och att leverera rätt städkvalitet.

INSTA-standarden har tagits fram i samarbete med representanter från bl.a städföretag, konsulter, offentliga och privata fastighetsägare, arbetsgivarorganisationer, forskningsinstitut och fackföreningar i Danmark, Finland, Island, Norge och Sverige.

Beslutet att utarbeta en gemensam nordisk standard – ett system för beskrivning och utvärdering av städkvalitet, fattades efter att den europeiska standardiseringskommittén, CEN/TC 328 Standard Measuring System for Cleaning Performance, tog beslutet att utarbeta en ramverksstandard.

År 2000 kom den första nordiska standarden ut sedan har den reviderats i mars 2006, februari 2012 och den senaste versionen kom ut oktober 2018.

Idag heter den i Sverige - Svensk Standard SS-INSTA 800-1:2018 och SS-INSTA 800-2:2018.

Del 1: System för fastställande och bedömning av städkvalitet

Del 2: Certifiering på företags- och personnivå vid användande av SS-INSTA 800-1 – Krav avseende certifikat och överensstämmelse.

När den Nordiska Städstandarden kom för 21 år sedan, såg jag i ett tidigt skede att detta är ett utmärkt sätt att kontrollera städkvalitet. Det är ett verktyg för kunden, arbetsledning och städpersonal inom olika kunskapsnivåer.

I många upphandlingar, skriver kunden att vi skall använda INSTA 800 som utvärdering för Städkvalitet. Det stora problemet att det inte följs upp av kunden, att den inte används på rätt sätt. Jag tror den största orsaken är att kunden har en okunskap om hur den ska användas.

Standarden bygger på fyra olika objektsgrupper som skall kontrolleras. Golv, väggar, inventarier och tak. Dock är oftast tak undantaget i den regelmässiga städningen som skall kontrolleras. Däremot kan man ha olika tilläggskrav på tak, till exempel ventildon, spindelnät, fläckar får inte förekomma. Detta måste stå inskrivet.

Den bygger på 5 olika kvalitetsnivåer där 5 är den högsta kvaliteten.

Kunden som upphandlar skall redan ha delat in lokalerna i olika profiler där man får ha högst 8 profiler. Det innebär att alla lokaltyper där man önskar uppleva samma kvalitetsnivå ligger under en och samma profil.

Detta är mycket viktigt

Vad är det som skall städas bort:

Skräp och lös smuts, damm, fläckar och ytsmuts. De som skall använda INSTA 800 måste känna till vad kriterierna är för skräp och lös smuts, damm etc.

En kunskap och utbildning krävs. För lokalvårdare steg 1 och 2, det mer övergripande så de kan genomföra en kontroll. Arbetsledning måste kunna sammanställa resultat av kontroll, och redovisa till kund. Kunden behöver förstå vad som skall levereras och även förstå att standarden bygger på behovsstädning, och de krav på kvalitetsnivåer som kunden har bestämt. Kontrollerna görs på den regelmässiga städningen, om inget annat skrivs i avtalet. Kontroll görs fyra gånger om året, en gång i kvartalet om inget annat sägs.

Viktigt att poängtera är texten som skrivs in i avtalet, vilka krav man skall ha, är det som gäller, avtalet råder över standarden.

Om kunden hänvisar till att de kräver städkvalitet kontrollerad efter INSTA 800 då skall standarden följas, och i avtalet ska det regleras om något undantag från standarden skall gälla, annars gäller texten i standarden. Det är det som många inte förstår, utan man upphandlar ”INSTA-liknande förhållanden”.

Vad menas med det? Kunden måste ju ange vilka kvalitetsnivåer som skall gälla, för de olika lokaltyperna. Detta görs inte alltid! Hur skall man då städa? Det är det värsta jag vet är ”luddiga avtal”, med texter som inte beskriver vad som skall göras.

I samband med kontroller som kan göras tillsammans med kund och entreprenörens arbetsledning, är det vanligt att kunden inte kan skilja på vad som ingår i regelmässig städning, kontra storstädning. Plötsligt börjar kunden anmärka på städningen som normalt sett tillhör storstädning. Självklart är det viktigt göra en notering om det är något som skall åtgärdas när det är storstädning, men inte att entreprenören skall få nedslag på kvalitet, för saker som inte skall göras i den regelmässiga städningen.

Det finns mycket att säga om kvalitet i städning. Det är naturligtvis viktigt göra ett så bra arbete som möjligt, men när man drar ner på städtider och priserna är låga, är det viktigt att man fokuserar på rätt saker, så att kvalitet ändå kan uppnås. Alla inblandade parter måste veta vad som gäller, och vilken kvalitetsnivå som skall levereras, och hur den skall kontrolleras.

När det gäller INSTA 800, så kan jag som utbildat i detta i över 20 år säga att används INSTA 800 på rätt sätt, med rätt kravspecifikation och uppföljning, är det ett bra verktyg för att få en rättvis och jämn städkvalitet.

INSTA 800 är den första städstandarden i världen och är ett enkelt sätt att mäta städkvalitet.

Vill ni veta mer om utbildning i INSTA 800, står jag gärna till tjänst. Jag gör både fysiska och digitala utbildningar, och har precis spelat in en digital utbildning, för att underlätta för er som använder densamma.

Christina Holmefalk