5 affärsfördelar med den digitala arbetsplatsen

Arbetsplatser är långt från vad de brukade vara. En gång i tiden var de en central och fysisk plats där alla samlades, men med den moderna teknikens intåg har det förändrats.

Vad är då en digital arbetsplats? Telavox förklarar konceptet och visar hur Unified Communication as a Service (UCaaS) kan hjälpa företag att få ut mesta möjliga av digitala arbetsplatser. Lär av det här för att se till ni har de verktyg som behövs för bästa konkurrenskraft.

Vad är en digital arbetsplats?

En av definitionerna av Paul Miller från 2012 är att det är en ”virtuell, digital motsvarighet till en fysisk arbetsplats”. Det låter tydligt men den definitionen är nu 7 år gammal och tar inte med de senaste innovationerna och behovet i beräkningen. Den ger inte heller någon ledning till hur en digital arbetsplats ska byggas upp.

Vi får veta lite mer av Gartners definition, som anger att en digital arbetsplats är en ”pågående, genomtänkt hantering med en mer konsumentlik datamiljö som på ett bättre sätt kan underlätta innovativa och flexibla arbetssätt”.

Den definitionen täcker fler aspekter, bland annat att digitala arbetsplatser är något som ständigt behöver hanteras och anpassas. Ingen skulle hyra ett kontor, anställa folk och sedan hoppas på att allt sköter sig själv, och samma sak gäller för digitala arbetsplatser. Tänk noga igenom vad ni vill ha ut av en satsning på digitala kontor och se till att följa upp löpande.

Fördelarna med den digitala arbetsplatsen

Nästa steg är att visa hur den digitala arbetsplatsen (om den hanteras på rätt sätt) med hjälp av UCaaS kan sänka dina kostnader, öka flexibiliteten och leda till förbättrad kommunikation.

1. Sänkta kostnader

När folk kan arbeta var de vill behövs inte lika stora kontor. Det sänker förstås de fasta kostnaderna, men även kostnader för t.ex. utskrifter, eftersom rapporter inte behöver delas ut i 17 exemplar, utan kan delas digitalt.

Effektiviteten ökar också, eftersom personalen får mer gjort på arbetstid när de kan sitta ostörda. Det gäller även när de anställda ska lära sig nya verktyg och processer, och påverkar även det företagets resultat. Sänkta kostnader är alltså en av de främsta fördelarna.

2. Ökad flexibilitet

Den ökade flexibiliteten är ännu en tydlig fördel med den digitala arbetsplatsen. Personalen kan arbeta var de än är och när som helst. Det ökar chansen att jobbet blir klart i tid och förbättrar möjligheterna till samarbete med mera. Men det är inte bara personalen som kan få mer flexibla arbetsförhållanden, företagen får också friare spelrum.

Nyanställda kan snabbare få utbildning och börja jobba, och när företaget ser nya affärsmöjligheter kan det snabbt anställa, utbilda och organisera ny personal och dra nytta av tillfället. Och eftersom personalen inte behöver sitta på kontoret kan man anställa utanför lokalområdet, och få rätt personer till rätt pris, något som verkligen kan påverka vinsten.

3. Minskade säkerhetsrisker

En digital arbetsplats med effektiv digital strategi sänker också säkerhetsriskerna. När du kan spåra och mäta på ett bättre sätt kan du också se tveksamma beteenden, och därmed upptäcka säkerhetshot innan de blir allvarliga. En annan fördel med digitala arbetsplatser är att mindre material skrivs ut på papper. Det många inte tänker på är det annars kan hamna i orätta händer, genom något så enkelt som företagets sopor.

4. Nöjdare personal

Många uppskattar flexibiliteten i att till exempel kunna jobba hemifrån. En effektiv strategi för den digitala arbetsplatsen ger också nöjdare medarbetare. Det beror till stor del på den konsumentliknande mjukvaran och de verktyg som används i de bästa strategierna. Hela upplägget gör personalen mer bekväm med verktygen och det leder i sin tur till färre problem som kräver IT-support, och mer energi i själva jobbet.

5. Smidigare kommunikation med UCaaS

Tack vare UCaaS får digitala arbetsplatser förbättrade kommunikationsmöjligheter. Ett system för all kommunikation inom företaget förenklar för alla, och UCaaS ger er telefoni, videosamtal, sms, e-post, snabbmeddelanden, chatt och fax i ett enda smart paket.

Ju mindre tid ni behöver lägga på att nå varandra, desto mer kan ni lägga på att leverera.

Nyfiken på Telavox tjänster?

Upplev fördelarna med IP-telefoni på riktigt. Boka en demo av Telavox kommunikationsplattform och känn skillnaden!