Transformant kommenterar Konkurrensverkets beslut om Folkhälsomyndigheten.

Konkurrensverket har beslutat att Folkhälsomyndigheten ska betala 400 000 kronor i upphandlingsskadeavgift. Myndigheten förlängde ett avtal om ekonomisystem utan föregående annonsering, vilket strider mot lagen om offentlig upphandling. Här ger Transformants grundare, Magnus Sonander, sin bild av hur situationen kunde uppstå och vilka lärdomar som kan dras.

Vad säger Konkurrensverkets beslut oss om riskerna med upphandling av affärssystem?
– Det visar hur snabbt en verksamhet kan hamna i en situation där både pengar och tid står på spel. Ett avtal som förlängs utan korrekt process kan leda till böter, ogiltiga avtal och i värsta fall stillestånd i verksamhetskritiska system. Men det handlar inte bara om risker och sanktioner, utan också om att man missar chansen att utvärdera modernare system som kan ge verksamheten bättre stöd framåt.

Är Folkhälsomyndighetens fall unikt eller vanligt förekommande?
– Det är inte unikt. Många organisationer, både offentliga och privata, hamnar i tidsnöd när avtal löper ut. Då blir förlängning den ”enkla vägen”. Problemet är att det ofta sker på bekostnad av regelverk, konkurrens och långsiktig affärsnytta. Jag vill ändå ge Folkhälsomyndigheten en eloge för att de själva anmälde ärendet. De vill göra rätt och det här kan bli en lärdom för andra.

Vilka är de största riskerna för en organisation som inte planerar i tid?
– Förutom risken för sanktionsavgifter kan man stå utan giltigt avtal, vilket i praktiken kan stoppa hela ekonomihanteringen. Dessutom missar man möjligheten att utvärdera nya lösningar på marknaden som kan ge bättre effektivitet, lägre kostnader och modernare funktionalitet.

Vad bör ledningsgrupper och beslutsfattare ta med sig från det här fallet?
– Att upphandling inte bara är en juridisk fråga. Det är en fråga om styrning, riskhantering och framtidssäkring av verksamhetens system. Att agera i tid är både ett lagkrav och en ledarskapsfråga.

Hur kan organisationer bäst undvika den här typen av situationer?
– Genom att ha en strukturerad process för system- och avtalsförvaltning. Kartlägga behov, analysera nuläge och ha framförhållning i avtalscyklerna. En väl genomförd analys ger inte bara juridisk trygghet utan också en bättre affär.

Om Folkhälsomyndigheten hade varit Transformants kund, hur hade ni agerat?
– Vi hade påbörjat arbetet tillsammans långt innan avtalet löpte ut. Först med att kartlägga behov och analysera nuläge, därefter med att bedöma vilka lösningar som bäst stödjer verksamheten långsiktigt. Vårt fokus hade varit att säkerställa både regelefterlevnad och att myndigheten får ett system som stärker dess uppdrag, i stället för att tvingas hantera konsekvenserna av en otillåten direktupphandling.