Södertälje kommun väljer Ezypay för att digitalisera sin utläggshantering

Som första kommun i Sverige kan Södertälje nu erbjuda sina medarbetare återbetalning av utlägg utan fördröjning. Tjänsten heter Ezypay och är utvecklad av det svenska IT-bolaget Transformant.

– Med Ezypay kan en stor offentlig aktör som Södertälje kommun styra om resurser från administration till kärnverksamhet. Tjänsten digitaliserar utläggshanteringen och ger arbetsgivare möjligheter att spara tid och pengar samt fullt ut respektera sina medarbetares privatekonomi. I utvecklingsarbetet av Ezypay har två av de viktigaste målen varit stärkt relation mellan arbetsgivare och arbetstagare samt användarvänlighet, säger Calle Andersson, försäljningschef hos Transformant.

Utläggshantering utan krångel

Alla företag och organisationer där utlägg är en faktor kan använda Ezypay. Samtidigt ökar värdet av tjänsten med antalet anställda. Traktamenten, men också kostnader för representation, kundevent och milersättning är exempel på utlägg där digitaliserad utläggshantering kan spela en viktig roll.

Processen för att sätta upp Ezypay är smärtfri. Och för att använda tjänsten krävs endast förmåga att använda några av funktionerna i en mobiltelefon, som att ladda ned en app, fota ett kvitto och ta emot en Swish-betalning.

– Vi letade efter en effektiv och användarvänlig metod för att kunna ersätta våra anställda för deras egna utlägg, utan att behöva vänta på nästa löneutbetalning. Viktigt för oss var integration med vårt ekonomisystem och enkel administration. Vi vill minska ledtider på samtliga håll. Transformants lösning Ezypay har överträffat våra önskemål och som grädde på moset erbjuder den dessutom en Swish-lösning, säger Per Swanström, verksamhetsutvecklare hos Södertälje kommun.

Säker bokföring genom AI-teknik

Ezypay använder artificiell intelligens (AI) för att tolka och kategorisera information på ett kvitto. Det skapar en bokföringsmässigt säker process, med korrekt information på rätt plats, där AI-tekniken också lär sig en enskild organisations särskilda behov i takt med att den används. Ezypay har färdiga kopplingar till de flesta affärssystem som används på den nordiska marknaden. Detta underlättar för svenska aktörer som snabbt vill komma i gång med tjänsten och minska sina administrativa kostnader.

– Utläggshantering har tidigare inneburit väntan i dagar, veckor och ibland månader på pengar du ligger ute med för din arbetsgivare. Ezypay är en tjänst som i grunden förändrar detta. Teknikutvecklingen gör det möjligt. Musik strömmas, film streamas och utlägg för lunchen med kunderna kan nu swishas tillbaka till ditt konto på några sekunder, säger Calle Andersson.