Trifolium installerar ny mediabank hos Göteborg & Co

”Lätt att jobba med och lätt att hitta i!” säger Ulrika Green på Göteborg & Co.

Göteborg & Co har till uppgift att marknadsföra och medverka i utvecklingen av Göteborg som turist-, mötes- och evenemangsstad. Bolaget ägs gemensamt av kommunen, Göteborgsregionen och näringslivet.

Göteborg & Co använder sig av mängder med bilder på Göteborg och göteborgsanknutna aktiviteter i samband med sitt marknadsföringsarbete.  Det finns ett stort behov av att hålla ordning på bilderna, så att det är lätt att hitta rätt bilder när man producerar marknadsföringsmaterial. Behov finns också ge tillgång till valda delar av materialet åt externa partners. Det kan röra sig om tidskrifter, evenemangs- och researrangörer och som vill använda bra Göteborgsbilder i sina produktioner.

Den bildbank som Gbg&Co hade tidigare var gammal och det var svårt att hitta, eftersom den innehöll mycket bilder. Ibland fanns osäkerhet ang rättigheter och överenskommelser med fotografer.

Många medarbetare sparade sina ”egna” bilder  på den egna datorn, på servern eller på CD skivor vilket ibland gjorde att det var svårt att hitta originalbilden.

De viktigaste målen med en ny Mediabank var:

- Att samla alla bilder, från de olika avdelningarna inom Göteborg & Co på ett och samma ställe.

- Att få ordning och reda bland bilderna.

- Att få bort allt gammalt och rensa dubletter .

- Att få kontroll på rättigheter och avtal med fotografer.

- Att förenkla .

Kontakt togs med Trifolium hösten 2009. Då gjordes en analys av vilka behov en ny Mediabank skulle uppfylla. Trifolium hjälpte till med att utvärdera de tänkbara mediabankerna som fanns på marknaden. Cumulus från Canto var den Mediabank som bäst uppfyllde de krav som Göteborg & Co ställde.

Göteborg & Co har i samarbete med Trifolium byggt upp en ny Mediabank med Cumulus som bas. Ett antal anpassningar har gjorts för att uppfylla Göteborg & Co:s önskemål.

I samband med installationen av Cumulus utbildade Trifolium de medarbetare hos Göteborg & Co som ansvarar för Mediabanken, de så kallade bildredaktörerna.

Efter installationen och inläsning av bilder/dokument i början av år 2010, har internt arbete lagts ned på upprensning av bilder och övrigt. Trifolium har under hela tiden funnits tillgängliga för support . Dessutom har Trifolium hållt i utbildning av resten av medarbetarna på Göteborg & Co.

Bildredaktörerna och Inhousebyrån använder clientprogrammet till Cumulus och de medarbetare som endast ska söka eller ladda ner bilder använder samma webgränssnitt som används av externa användare.

Trifolium har gjort anpassningar av både webbgränssnitt och kopplingen till hemsidan. Externa användare får begära inloggningsuppgifter hos Gbg&Co till den nya Mediabanken.

Den nya Mediabanken lanserades i juni år 2010. Den har haft många besökare sedan dess.

Ulrika Green som är marknadskoordinator hos Gbg & Co ger sin syn på installationen.

Är målen uppfyllda?

Absolut.

Vad har ni uppnått med lösningen?

Vi har fått ordning och reda och vet vilka bilder vi får använda och vilka avtal vi har med våra fotografer. Alla på Göteborg & Co har insett fördelarna med att ha bilderna samlade på ett och samma ställe. Ingen letar längre efter originalbilden.

Positiva effekter?

Bilderna som ligger i Mediabanken vet vi att vi får använda. Allt ”gammalt” är bortrensat. Vi har kontroll över våra bilder. Vi har också hittat många riktigt bra bilder, som låg gömda och var bortglömda.

Hur fungerar den nya Mediabanken jämfört med den gamla?

Lätt att jobba med och lättare att hitta i.

Vilka är de viktigaste egenskaperna hos en leverantör som tex Trifolium i ett sådant projekt?

Experthjälp, rådgivning, support och engagemang. Och det har vi verkligen fått hos Trifolium.