Snabb och säker dokumentation – ny app förändrar kommunens arbetssätt

Uddevalla kommun har utvecklat en helt ny, egen app som gör det möjligt att spela in samtal, transkribera dem och automatiskt skapa en sammanfattning – snabbt, säkert och enkelt. Appen, som fått namnet “Samtal till text”, är framtagen av kommunens IT-avdelning och har redan börjat användas inom socialtjänsten för utredningar kring barn och unga. Den kan också användas bredare, till exempel inom skola, samhällsbyggnad och andra verksamheter.

Socialtjänstens utredningsenhet för barn och unga frågade för ett år sedan kommunens IT-avdelning om det gick att ta fram en app för detta ändamål. Nu är appen klar och i drift.

Appen är utvecklad för att spela in samtal, transkribera dem och skapa en sammanfattande text. Den är särskilt framtagen för samtal som rör känsliga ämnen och där informationssäkerhet är viktig. Appen är byggd för att hantera känsliga personuppgifter och sekretess. Till skillnad från kommersiella produkter med liknande funktion vet kommunen exakt var informationen lagras och hur den hanteras.

När appen används under ett möte spelas samtalet eller mötet in via mobil eller dator. Appen transkriberar allt och sammanfattar automatiskt det som sägs. Efteråt kan man granska texten och göra eventuella korrigeringar, kopiera och lägga in texten i anteckningar eller beslutsunderlag.

Det går också att ställa frågor till det transkriberade samtalet efter att mötet har avslutats. Har man följdfrågor så kan man få fördjupade svar.

Handläggarna kan med hjälp av appen fokusera på samtalet istället för att anteckna. Mötesinspelningen sparas i upp till 14 dagar vilket gör det mer rättssäkert.

Tryggare och mer rättssäker dokumentation

Tack vare appen går det fortare för socialsekreterare att dokumentera sina samtal. Varje år har socialsekreterare många samtal både vid mottagning och utredning. Det är svårt att säga exakt hur mycket tid som sparas, men uppskattningsvis handlar det om minst 5000 timmar per år för socialtjänstens utredningsenhet för barn och unga.

Det är kommunens IT-avdelning som arbetat fram appen i tätt samarbete med socialtjänsten.

- Den nya appen ”Samtal till text” ger en tryggare och mer rättssäker dokumentation. Samtidigt kan våra handläggare lägga mer tid på samtal och analys, och mindre tid på administration. Vi tycker att det här är ett stort steg framåt för både personal och brukare i Uddevalla kommun, säger Malin Normann, socialchef.

Bland de första i Sverige

Appen är så generell att den även kan användas inom skolan, äldreomsorgen, vid dialoger inom kultur och fritid och i stort sett alla protokollförda möten.

- Vi tror att Uddevalla kommun är bland de första i Sverige med en egenutvecklad lösning av detta slag. Nu undersöker vi möjligheten att bygga ut appen så att även telefonsamtal kan spelas in och transkriberas med samma kvalitet och tidsbesparing, och på ett lika säkert och tryggt sätt, säger Thore Andersson, IT-strateg i Uddevalla kommun.

För mer information, kontakta gärna:

Thore Andersson
IT-strateg
IT-avdelningen Uddevalla kommun
e-post: thore.andersson@uddevalla.se
Telefon 0522-69 60 86

Tommy Jensen
Enhetschef utredning barn och unga
Socialtjänsten Uddevalla kommun
e-post: tommy.jensen@uddevalla.se
Telefon 0522- 69 66 93