Självkörande Unit4-lösning hanterar reseräkningar och utlägg

Konsultföretaget Bouvet första kunden

Unit4 lanserar idag sin nya självkörande version av företagets lösning för hantering av reseräkningar och utlägg – Unit4 Travel and Expenses. Naturlig och intuitiv teknik lotsar varsamt användarna genom de administrativa tröttsamheterna. Det reducerar tiden det tar att mata in underlag och minskar risken för felaktig eller inkomplett information som tynger ner ekonomiavdelningarna.

Unit4 har utvecklat lösningen baserat på de svar de fick i samband med en oberoende undersökning som gjordes i december 2015. Undersökningen visade att dåliga processer för utläggsrapportering har negativ effekt på de anställdas engagemang, till och med till den grad att många ofta väljer att inte kräva tillbaka pengar för utlägg eftersom det är för jobbigt. Personal på företag världen över förlorar mer än 140 miljarder kronor varje år på utlägg som aldrig krävs tillbaka (baserat på svar från nio länder).

– Vår undersökning visar att dålig utläggshantering är ett mycket allvarligt problem som gör anställda missnöjda, säger Erik Tidén, CTO på Unit4. Det är de anställda som gör företag framgångsrika och engagerad personal överträffar bevisligen personal som är missnöjd.

Systemet har gjorts självkörande genom en kombination av prediktiv analys med kontextbaserade användarupplevelser och automatiserade processer. Allt som personalen behöver göra är att fota eller e-posta sina kvitton – resten sköter systemet på egen hand:

• Utlägg laddas upp och kategoriseras genom endast ett klick från valfri enhet och är klart för godkännande.
• All relevant kvittoinformation registreras av Unit4s tjänst för kvittohantering (Unit4 Receipt Recognition Service) så att kvittona snabbt kan kategoriseras och hamnar i rätt utläggsrapport.
• Det är enkelt att lägga in milersättning tack vare integration med Google Maps. Körsträckorna beräknas direkt, läggs in och ersättningen visas automatiskt.
• Nya funktioner inom maskininlärning innebär att systemet lär sig användarens resepreferenser och fyller i utlägg för godkännande på förhand, vilket gör processen ännu snabbare.
• Ekonomichefen får tillgång till rätt information i realtid - dygnet runt - samt förutsebara kassaflöden och komplett insikt i kommande utläggskrav och kostnader, samtidigt som personalen är lättad över den enkla processen och de korrekta utläggsersättningarna.

Bouvet tar ledningen
Det allra första företaget som använder systemet är konsultbyrån Bouvet med kontor i bland annat Stockholm och Malmö. Då företagets mål är att ha branschens mest nöjda personal utnämndes de till en av Sveriges bästa arbetsplatser 2014, och en av Norges bästa arbetsplatser 2016 av Great Place to Work Institute.

– ­Vi är ett tjänsteföretag med en ytterst mobil arbetsstyrka vars tid bokstavligen är pengar, förklarar Remi Øvstebø på Bouvet. Vi ville göra personalens liv enklare och stötta dem så de kunde fokusera på sina kunder och även göra det lättare för ekonomiavdelningen som hanterar alla utlägg. De nya funktionerna och mobiliteten i Unit4s system gjorde våra anställda upprymda från allra första början. Dess självkörande och självlärande förmåga betyder slutet på pappersarbete, frankering, samt manuella inlägg, underskrifter och manuell hantering, vilket innebär extrema tidsbesparingar för våra anställda.