​Ordning och reda på dina samlingar

Handen på hjärtat – hur ser det ut i liggaren där alla föremål, fotografier och arkivhandlingar finns registrerade? Är det ordning på torpet, eller som hos många andra, ett smärre kaos? Räddaren i nöden kan vara ett samlingshanteringssystem som går under namnet Sofie.

Att vara en förening, företag, kommun eller ett museum med samlingar att vårda är för det mesta en angenäm uppgift. Vi pratar gärna om våra arkivskatter som kan bli länken mellan dåtid och nutid, och den värdefulla och intressanta proveniensen i gamla föremål. Det är bara en hake – att hålla reda på all information som följer till varje föremål eller fotografi.

– Vi har kunder som kommer med Excelfiler på diskett och undrar om vi kan hjälpa till. Någon entusiast i föreningen eller företaget har upprättat prydliga register, men i samband med pensionering eller bortgång så står de som är kvar handfallna – hur är det systematiserat? Hur lägger jag in nya poster? Hur söker jag i registret? Lösningen för många är att övergå till ett digitalt system som är tillgängligt för flera, berättar Daniel Lind som är systemutvecklare för verktyget Sofie, vid Västerbottens museum i Umeå.

Ett digitalt samlingsverktyg

Sofie såg dagens ljus vid Västerbottens museum 1991. Då hade museet sedan några år tillbaka haft behov av en databas som skulle ersätta det ålderdomliga föremålsregistret. I databasen kunde så småningom varje föremål, fotografi eller arkivhandling få nya fält med information om allt från personberättelser, länkar till andra poster i registret och framförallt bli sökbara på ett enkelt sätt. Utvecklingen har varit ständigt pågående sedan dess, och under 2015 lanserades en helt ny version som är webbaserad. Idag är Sofie det mest använda samlingshanteringssystemet bland svenska museer, föreningar, kommuner och arkiv.

– Nu kan vem som helst med inloggningsuppgifter och internetuppkoppling arbeta med samlingarna. Det har underlättat oerhört, inte minst för föreningar som kanske tidigare har varit knutna till en speciell dator i föreningslokalen. Nu kan inmatning av uppgifter, kompletteringar och korslänkningar göras varifrån som helst, bara man har internetuppkoppling. Vilka poster du vill ha i ditt system byggs enkelt upp av respektive användare. Alla har olika behov av vad som ska finnas angivet i föremålsregistren, förklarar Veronica Karlsson, chef över Sofieverksamheten.

– Den viktigaste fördelen med det webbaserade Sofie är att samlingar också kan göras tillgängliga i ett ”publikt läge”. För forskare och entusiaster kan det vara till stor nytta att genom ett enkelt klick på en webbplats få se fotografier eller föremål med särskilda sökord, och för museer och offentliga institutioner uppfyller det kravet på tillgänglighet.

Prenumeration

Idag får man tillgång till systemet genom en prenumerationstjänst. I tjänsten ingår fortlöpande support, produktutveckling och årliga användarmöten, som blir ett värdefullt nätverk för företag, myndigheter och föreningar med olika slags samlingar.

– Den dag man vill avsluta sin prenumeration får man samtlig data sparad i filer, så inget riskerar att gå förlorat eller är ”bortkastat”. Säkerheten kring all insamlad data är ju också mycket hög eftersom vi har allt lagrat i ”molnet” och inga kraschade datorer eller servrar kan radera uppgifter som redan finns inlagda, förklarar Veronica Karlsson och poängterar avslutningsvis att informationen i Sofie alltid är kundens egendom och att kunden själv avgör hur den tillgängliggörs och får spridas.

Fotnot: Sofie samlingshanteringssystem kan fås i tre olika nivåer; Sofie Bas, Sofie Plus och Sofie Pro. De flesta hembygdsföreningar hamnar i Sofie bas.

Avgiften för Sofie bas är 4 710 kr (exkl moms) i prenumeration per år. Uppgradering från tidigare versioner av Sofie är i nuläget gratis. Hembygdsföreningar som idag har Sofie 7 eller äldre version, och som går under ett Sofie paraplyavtal via sitt hembygdsförbund, erbjuds rabatt.

För mer information kontakta vår support Erik Damber.

E-post: sofie-support@helpdesk.vbm.se.

Telefon: 090-16 39 80, vardagar kl 10.00–14.30 (lunch 11.30 – 12.30) 
Läs mer på sofie.vbm.se